Segurança documental: conheça 4 benefícios da digitalização

O avanço da tecnologia propicia ganhos em produtividade e segurança para as empresas. Nesse sentido, a criação de um acervo virtual para consulta e guarda de arquivos é uma tendência que promete dar mais agilidade e reduzir despesas em processos empresariais. Se você ainda não conhece os benefícios da digitalização de documentos, continue a leitura deste artigo — vamos explicar por qual razão esse investimento é essencial para seus negócios. Confira!

1. Proteja as informações

O nível confidencial de alguns documentos exige que eles só sejam acessados por pessoas de determinados níveis hierárquicos. Assim, a digitalização dos arquivos permite criar barreiras para proteger as informações de serem acessadas por colaboradores não autorizados. Outra vantagem acontece por meio da preservação dos documentos. Ao torná-los digitais, a empresa evita o manuseio desnecessário e, assim, diminui as chances de danos por acidentes e o extravio de dados importantes. Os arquivos também ficam protegidos de desastres como enchentes, incêndios e pragas etc.

2. Tenha acesso remoto aos documentos

Entre os benefícios da digitalização está a possibilidade de acessar remotamente os documentos. Isso é muito vantajoso para empresas que precisam realizar reuniões e ter à disposição arquivos para conferência. Afinal de contas, a consulta fica mais fácil para organizações que têm diversas unidades. Com a disponibilidade digital, a organização ainda economiza o tempo e o dinheiro que seriam gastos em transporte e em duplicatas desses arquivos. A agilidade também se verifica na consulta aos materiais: podem ser usados tablets e smartphones para tal finalidade.

3. Reduza despesas

A concentração de documentos exige uma grande área física que obriga a empresa a consumir recursos financeiros significativos para mantê-la. Assim, adotar a digitalização com objetivo de reduzir ou eliminar a circulação de papel é uma estratégia para diminuir as despesas. Além da economia direta, a organização também ganha tempo na execução de processos e na realocação da mão de obra para tarefas mais importantes. Essas duas vantagens também trazem ganhos financeiros para o negócio.

4. Torne os processos mais ágeis

A partir da digitalização dos papéis, é possível adotar na empresa a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Esse sistema melhora a comunicação entre setores e funcionários, facilita buscas, dá maior controle ao histórico de versões e atualizações do arquivo  e aumenta a produtividade. Esses benefícios oportunizam ganhos em todas as áreas para a empresa. A administração eletrônica reúne os dados em um mesmo ambiente e disponibiliza o acervo inteiro da organização para consulta rápida e organizada. O ganho de tempo otimiza as atividades rotineiras, aumentando a produtividade dos colaboradores. Os benefícios da digitalização de arquivos farão a sua empresa executar procedimentos de maneira mais rápida, segura e barata. Aliada à gestão eletrônica, os ganhos em modernização afastam riscos que estão ligados diretamente à administração manual de arquivos, como a exposição ao manuseio e acidentes. Introduzir essa tecnologia no dia a dia possibilitará aumento de desempenho e tornará o seu negócio ainda mais competitivo diante do mercado cada vez mais concorrido. Compreendeu as vantagens que a digitalização de documentos oportuniza para a sua empresa? Então compartilhe este post com os seus amigos nas redes sociais!