5 dicas de ouro para ajudar na organização e guarda de documentos

Você sabia que a organização e a guarda de documentos são essenciais para a dinâmica e o bom funcionamento da sua empresa? Embora na maioria das vezes essa gestão seja feita de forma aleatória, é possível investir em algumas práticas e ferramentas específicas que podem otimizar o processo e facilitar a vida dos seus colaboradores, principalmente no setor de RH. Pensando nisso, listamos 5 dicas que são essenciais para ajudá-lo no armazenamento dos documentos. Confira e descubra como isso é possível!

1. Estabeleça um local apropriado

Uma das dicas mais importantes para a organização de documentos tem relação com o local de armazenamento. Muitos profissionais cometem o erro de guardar dados em lugares diferentes e aleatórios, o que pode gerar uma grande confusão na hora de procurar por algo específico, além de facilitar a perda ou, até mesmo, a manipulação de informações. Por isso, é essencial contar com um local específico para que toda a papelada seja armazenada de forma apropriada e segura. O espaço pode variar de acordo com o tamanho e a necessidade de cada empresa, mas o mais importante é que essa prática facilite a busca por documentos e mantenha a organização.

2. Classifique as informações

Outra dica de ouro para a guarda de documentos diz respeito à classificação das informações. Isso porque de nada adianta manter todos os dados em um mesmo local se eles estiverem desorganizados e misturados. Tenha sempre em mente que os documentos devem ser armazenados em categorias. Ou seja, classificados de acordo com a sua natureza e o setor de interesse. Para arquivos físicos, uma boa prática é usar pastas etiquetadas, que identifiquem uma padronização que possa ser entendida por todos os funcionários que tenham acesso a essas informações.

3. Digitalize os seus documentos

Se você busca uma guarda de documentos realmente eficiente e segura, a digitalização é a prática mais indicada. Cada vez mais comum entre as grandes e médias empresas, ela otimiza o processo de gerenciamento de informações, além de evitar que os arquivos sejam danificados ou perdidos em uma imensidão de pastas. Embora seja possível digitalizar os tipos mais variados de documentos, é preciso estar atento à legislação vigente sobre o assunto. Alguns dados precisam ser mantidos em formato físico e a digitalização serve apenas como garantia. Além disso, os certificados digitais foram criados para atestar a validade das informações.

4. Faça backups

Ainda falando sobre digitalização, os backups são essenciais para garantir a segurança dos dados. Isso porque, em um armazenamento convencional, qualquer problema técnico ou, até mesmo, vírus são capazes de danificar os seus arquivos. Sendo assim, é muito importante que os seus documentos nunca sejam armazenados em um único local. Mantenha os dados atualizados em diferentes plataformas, como pendrives, armazenamento na nuvem, além do próprio computador.

5. Invista em uma empresa especializada

Para ter ainda mais sucesso na organização dos documentos, é fundamental contar com o suporte de uma empresa especializada no assunto. Dessa forma, você será sempre assessorado por profissionais experientes, que dominam as principais práticas de gestão de informações do mercado. Como você pôde perceber, o uso adequado dessas dicas pode contribuir — e muito! — para uma boa gestão de documentos na sua empresa, consequentemente, otimizando os processos e gerando melhores resultados para as equipes em curto, médio e longo prazo. Este conteúdo o ajudou? Agora que você já conhece as principais dicas de organização, descubra como é possível terceirizar a guarda de documentos e otimize ainda mais os processos da sua empresa.