6 dicas para realizar uma boa gestão de arquivos inativos

Um dos principais desafios das instituições que lidam com um grande fluxo de documentos é fazer o armazenamento de maneira apropriada, sobretudo quando se trata daqueles documentos que não são necessários para cumprir as atividades diárias, mas ainda assim são importantes.

É muito comum que alguns setores não apresentem uma estrutura adequada e acessível desse acervo que não é exigido por obrigações legais. Contudo, é fundamental saber como mantê-los organizados e protegidos, além de conhecer as melhores práticas para realizar um bom gerenciamento dos arquivos inativos.

Neste artigo, explicaremos como funciona a gestão de arquivos inativos e qual a importância, destacando algumas dicas de como realizá-la. Acompanhe a leitura e confira!

O que são os arquivos inativos e como eles se diferenciam dos ativos? 

Os arquivos inativos são aqueles acessados eventualmente ou que não apresentam um papel primário nas operações da empresa. Embora não sejam utilizados para consulta com frequência, são extremamente importantes, já que servem para comprovar o cumprimento de obrigações e processos e devem ser retidos.

Um exemplo são os documentos do departamento de recursos humanos, que obrigatoriamente deve manter registros de todos os funcionários por um determinado período.

Nas operações da empresa, também existem os arquivos ativos, que são aqueles utilizados para execução das tarefas diárias do negócio, como fichas de profissionais ativos, detalhamento de equipamentos, processos de negociação, entre outros.

Por isso, é importante que ele esteja em local de fácil visibilidade, uma vez que o arquivo se mantém inconclusivo e pode ser alterado e modificado a qualquer momento.

Vale ressaltar que o gerenciamento de arquivos inativos é uma peça importante da gestão documental, e o fato de eles não serem usados diariamente, não significa que eles não sejam mais significativos. A gestão eficiente deve garantir que eles sejam mantidos em segurança e seja acessível em caso de necessidade, como em auditorias ou comprovação jurídica/fiscal.

Como realizar o gerenciamento de arquivos inativos na empresa?

Levando em consideração a relevância desses arquivos, é essencial que as organizações determinem um plano de retenção e classificação de documentos para assegurar a gestão eficiente do ciclo de vida dos arquivos, que estabeleça quando o documento se torna inativo e onde eles devem ser armazenados.

A seguir, confira algumas dicas de como realizar uma boa gestão de arquivos inativos!

1. Adote uma política de retenção de arquivos

O primeiro passo para uma boa gestão é desenvolver políticas e processos para o cuidado desses arquivos, para mapear exatamente quais documentos são elegíveis e quais etapas devem ser seguidas quando certos fatores são atendidos. 

Para isso, é necessário identificar os arquivos e os fluxos de trabalho, definir padrões de propriedade e qualidade, nomear e classificar os documentos. Além disso, deve assegurar que os colaboradores estejam treinados acerca das novas políticas e procedimentos. Assim, é possível garantir que os processos sejam padronizados.

2. Classifique os documentos

Nesta etapa, realiza-se uma análise mais aprofundada dos documentos para organizá-los conforme o plano de retenção e classificação. Busque classificar os arquivos adequadamente por meio da indexação, lembre-se que o objetivo é criar parâmetros e técnicas que possibilitem identificar os documentos, facilitando a sua localização e controle.

Uma dica interessante é criar uma Tabela de Temporalidade (TTD), que define o tempo de arquivamento dos tipos de documentos, evitando acúmulo desnecessário de papel ou perda de materiais antes do prazo.

3. Conte com um bom espaço de armazenamento

Para um bom acondicionamento dos arquivos e recuperação segura dos dados, o ideal é ter um ambiente apropriado para seu armazenamento, longe de fatores que possam prejudicar a conservação dos documentos, especialmente em casos de arquivos físicos.

Quando se trata de documentos digitais, é preciso armazená-los em sistemas seguros, garantindo a sua integridade e proteção ao longo do tempo. Normalmente, isso é feito através de softwares que trazem várias funcionalidades que facilitam a operação.

4. Realize a digitalização

O serviço de digitalização converte seus documentos físicos inativos em imagens digitais de fácil acesso. Por meio dele, você consegue obter imagens de alta qualidade e com segurança, sobretudo no caso de empresas com um grande fluxo de documentos. 

Além disso, a digitalização fornece diversas vantagens como agilidade no acesso aos documentos, recuperação do espaço físico do escritório, diminuição de custos, melhor atendimento ao cliente, conformidade e eficiência em caso de auditoria.

Vale lembrar que algumas empresas ainda têm receio de investir nesse procedimento, por medo da invalidação dos documentos e da perda dos arquivos. Entretanto, com os avanços tecnológicos e a necessidade de melhorar o armazenamento, a digitalização se tornou necessária.

5. Faça as manutenções necessárias

Após cumprir as etapas anteriores, é importante se organizar para realizar a gestão do arquivo inativo, acompanhando os fluxos de trabalho. Portanto, revise os procedimentos adotados e verifique os arquivos que podem ser descartados para manter a otimização do processo.

Para continuar as ações, mantenha os registros atualizados, faça os descartes no tempo correto e deixe tudo padronizado ao longo do tempo. Também é essencial fazer backups dos documentos digitalizados para garantir que os dados estejam sempre acessíveis e seguros.

6. Conte com um suporte especializado

Para adotar todas as dicas apresentadas, vale a pena contar com uma empresa especializada em gestão documental, como a eBox Digital. Essas empresas apresentam conhecimento e experiência necessária para oferecer suporte completo para organizar, digitalizar, armazenar e descartar de forma segura os documentos.

Além disso, é possível implementar ferramentas de gestão documental, com softwares específicos e modelagem de processos. Desse modo, a empresa consegue manter todos os arquivos, ativos e inativos, mais organizados, acessíveis e seguros.

Quais são os cuidados a serem tomados ao gerenciar os arquivos inativos?

Como já abordamos anteriormente, é preciso que a empresa adote alguns procedimentos e desenvolva políticas para que a gestão de arquivos inativos se torne eficiente. 

Nesse caso, os documentos precisam ser guardados de maneira adequada, seguindo adequadamente às normas e leis fiscais, para organizar arquivos e manter a adequação do setor. Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão armazenados os dados.

Por isso, contar com um software de gestão eletrônica de documentos é indispensável, e ajuda a potencializar a efetividade do controle de todos os documentos da empresa, além de otimizar os processos para lidar com a documentação inativa do negócio.

Então, para evitar erros e garantir um resultado mais satisfatório na gestão de arquivos inativos, não deixe de conhecer as soluções da eBox Digital. Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudar o seu negócio!