Organização de documentos do RH: aprenda boas práticas aqui!

Como manter a organização de documentos do RH? Setor-chave nas empresas, o departamento de Recursos Humanas lida diariamente com um volume muito grande de documentos trabalhistas, previdenciários etc. Estabelecer a ordem exige procedimentos bem definidos e espaço adequado. Se você está observando a quantidade de arquivos da sua empresa aumentar e não sabe o que fazer, não deixe de ler este post. Reunimos boas práticas para manter a área organizada e tornar o seu negócio mais produtivo. Boa leitura!

Agrupe os documentos de RH por categorias e datas

Uma das principais dificuldades dos setores de Recursos Humanos é o tempo empregado para executar tarefas corriqueiras, como localizar um arquivo. Com objetivo de simplificar ao máximo essa tarefa, é importante manter uma organização rigorosa por categorias e datas dos documentos guardados pela área. A separação por assunto é o formato normalmente adotado para os arquivos relacionados à empresa. Já os documentos dos colaboradores devem ser reunidos em pastas destinadas a cada um dos indivíduos.

Reserve um local adequado para a armazenagem

Ter um espaço adequado para a organização de documentos do RH é outra prática importante. O local deve ser seguro, contar condições climáticas ideais e dispor de um tamanho apropriado para a quantidade de papel guardada. O espaço pode ser dividido entre o arquivo ativo e o inativo. O primeiro será formado pelos documentos que são consultados com frequência e, por essa razão, precisam estar localizados para o fácil manuseio. Já o segundo é composto pelos arquivos que precisam ser armazenados por tempo determinado, conforme orientação da Lei. Para esses casos, uma boa opção é terceirizar a armazenagem dos documentos.

Faça a digitalização dos arquivos

A digitalização de arquivos aumenta o tempo de conservação dos documentos, pois diminui o manuseio deles e torna os processos mais ágeis, uma vez que diminui o tempo de procura por informações. Em setores que precisam consultar um grande volume de arquivos, como é o caso do Recursos Humanos, guardar documentos em um ambiente digital traz benefícios imediatos para o aumento da produtividade. Há ainda a vantagem de diminuir a circulação de papéis e, assim, evitar perdas.

Introduza a Gestão Eletrônica de Documentos

Aliar a digitalização dos papéis à introdução da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) aumentará os ganhos do setor de RH. O software de administração dos arquivos permite:

• aprimorar o fluxo de comunicação entre diferentes áreas;
• controlar versões de um documento;
• facilitar as buscas por arquivos;
• aumentar a produtividade da equipe.

Independentemente do tamanho da empresa, a quantidade de papelada produzida e a falta de espaço para armazená-la são indicativos para GED ser adotada.

Treine e atualize a equipe

A fim de aperfeiçoar processos e introduzir novas tecnologias, é necessário que os profissionais sejam atualizados para que todos consigam aproveitar todos os recursos à disposição. Ao implementar a gestão eletrônica de documentos, é importante desenvolver a equipe de trabalho para o aproveitamento ao máximo das vantagens oferecidas por ela. Dessa forma, o fluxo produtivo ganha qualidade e a empresa observa o aumento da produtividade. Como observamos ao longo do post, a organização de documentos do RH exige a categorização dos arquivos e a acomodação deles em um local próprio para armazenagem. Em empresas que observam o volume da papelada aumentar, vale a pena considerar a introdução da tecnologia no processo, a partir da digitalização e da Gestão Eletrônica de Documentos. Essas medidas são recomendadas para que a empresa tenha agilidade e mantenha a segurança dos seus arquivos. Gostou do conteúdo? Acompanhe mais informações sobre gestão e guarda de documentos curtindo a nossa página no Facebook. Vamos lá!