Transformação Digital
O onboarding digital se refere ao processo de integração de novos funcionários contratados para trabalhar em uma empresa por meio do uso de ferramentas e tecnologias digitais. Antes da data de início do novo colaborador, os gestores do departamento de Recursos Humanos (RH) investem o seu tempo na preparação e no planejamento das seleções e recrutamentos.
Além disso, se preparam para integrar os novos talentos aos times. Os profissionais do RH criam uma lista de documentos necessários para realizar o processo. As ferramentas digitais como softwares, sistemas de gestão e plataformas de comunicação são selecionadas ou customizadas para facilitar o processo de integração dos iniciantes.
Neste post, forneceremos uma visão geral de como a integração digital normalmente funciona. Confira!
Onboarding Digital: o que é e como transforma o RH?
Para começar, vamos explicar o que é onboarding digital. O termo é proveniente da marinha britânica e significa “estar a bordo” ou "embarcar”. Relacionado ao contexto empresarial, a expressão consiste em fazer com que o novo colaborador seja integrado tanto a nova equipe como a empresa.
Isso acontece, porque o foco está em possibilitar que o profissional vivencie uma experiência mais eficiente e agradável, porque é o momento em que ele passa a se relacionar com a organização e, ainda, com os demais funcionários.
Além de oferecer uma experiência positiva para o novo colaborador, o onboarding digital ainda tem o poder de transformar o RH, porque agora não será mais preciso recorrer aos métodos tradicionais com inúmeros papéis e processos manuais e o processo moderno faz com que o RH consiga reter talentos.
Como funciona o onboarding digital?
Com os processos do onboarding digital, os novos funcionários recebem formulários, contratos, políticas e outros arquivos digitais de integração por e-mail ou por um portal online. Esses documentos podem ser assinados eletronicamente com o auxílio das soluções de assinatura eletrônica que conferem validade legal às contratações.
Treinamentos virtuais
Os novos talentos participam de treinamentos e recebem orientações online, assistem a vídeos, participam de webinars ou cursos interativos para conhecer melhor a cultura, os valores, as políticas, os procedimentos internos e as responsabilidades profissionais que vão assumir na empresa.
As sessões de orientação virtual podem ser conduzidas por meio de ferramentas de videoconferência para dar as boas-vindas aos novos contratados.
Configuração de tecnologias
Os gestores podem fazer chamadas de vídeo para apresentar os principais membros da equipe ou fornecer uma visão geral da estrutura e dos objetivos da organização. Os colaboradores do departamento de TI configuram as ferramentas digitais, sistemas, contas e permissões para novos talentos. Eles preparam e-mails ou plataformas utilizadas, aplicativos de software e liberam acesso à rede.
Comunicação e feedback
A comunicação ocorre pelos canais digitais, e-mail, mensagens instantâneas, plataformas tecnológicas de colaboração e portais do RH. Esses recursos são usados para se comunicar com outros funcionários, receber atualizações sobre a contratação, responder perguntas e receber feedback durante o processo de integração. É possível fazer reuniões virtuais e avaliações de desempenho para avaliar o progresso dos novos colaboradores.
Quais são os benefícios do Onboarding Digital para empresas?
O onboarding digital traz muitas vantagens, agiliza as tarefas administrativas, o preenchimento de formulários, a assinatura de documentos e configuração dos sistemas de tecnologia. Consequentemente, há uma economia significativa do tempo das equipes de RH que podem se concentrar em atividades mais estratégicas ou significativas. Veja a seguir outros benefícios desse tipo de integração:
Redução de custos e processos ágeis
O primeiro dos benefícios é a redução de custos com a eliminação dos processos baseados em papel, impressão e trabalho manual dos métodos tradicionais, porque tudo é feito a partir do uso dos sistemas de tecnologia.
Com isso, o novo colaborador pode ter acesso dos materiais de integração, módulos de treinamento, políticas da empresa e outros recursos que permanecem acessíveis em qualquer lugar.
Padronização e conformidade
Além da redução dos custos e de processos ágeis, é possível dar a garantia de uma experiência padronizada e consistente para todas as novas contratações mantendo a manutenção da conformidade com as políticas, regulamentos e padrões da empresa.
Atrelado a isso, ainda é possível ter fluxos de trabalho automatizados e ferramentas de comunicação digital que aceleram o processo e permitem que os talentos se tornem produtivos mais rapidamente.
Engajamento e retenção de talentos
Além disso, é possível tanto engajar como reter os talentos, porque a comunicação é facilitada entre equipes de RH, gestores, mentores e novos contratados e tudo isso resulta em experiências interativas de employee onboarding que promovem o envolvimento, a colaboração e a conexão entre funcionários.
Como implementar no seu RH?
A implementação do onboarding digital no setor de RH requer a realização de algumas etapas importantes para assegurar a transição dos métodos tradicionais para a integração com ferramentas digitais. Comece avaliando os processos atuais da sua organização, os métodos de treinamento, canais de comunicação e sistema GED. Defina objetivos e metas para simplificar as tarefas administrativas.
Ferramentas essenciais para Onboarding Digital
Além do que foi proposto acima, é fundamental ainda fazer uso de ferramentas consideradas como essenciais para que o onboarding digital seja executado da melhor maneira possível.
Plataformas de Treinamento Online
A primeira das ferramentas essenciais para possibilitar que o funcionário tenha um employee onboarding é a realização de treinamento de forma online.
Essa possibilidade garante que o novo colaborador conheça a cultura da empresa sem necessariamente estar fisicamente no local e, ainda, permite que ele só não aprenda como também memorize todos os processos que são empregados na realização dos trâmites na organização em que irá atuar.
Sistemas de Assinatura Eletrônica
A utilização de sistemas que possibilitam a assinatura eletrônica é mais um elemento fundamental no employee onboarding, porque os processos são simplificados sem que seja necessário que o colaborador vá até o novo local de trabalho para assinar uma pilha de papéis.
Quando se incorpora a organização os sistemas de assinatura eletrônica, o onboarding online fica mais moderno, eficiente e, ainda, dá ao novo colaborador segurança para que ele formalize o seu compromisso. Como resultado, a empresa mostra que ela está atenta às tecnologias e faz uso delas em seu cotidiano.
Apps de Comunicação e Feedback
Além dos itens mencionados anteriormente, a utilização de apps de comunicação e feedbacks vai permitir que a comunicação com o novo profissional seja feita de forma efetiva.
Incorporado a isso, surge a possibilidade de melhorar o processo de integração tendo como base o que o colaborador apontou. Como resultado, ele vai se sentir valorizado e notar que está inserido em um ambiente em que ele é ouvido e suas sugestões são acolhidas.
A utilização desse recurso ainda vai permitir que o funcionário receba feedback de forma constante o que vai permitir a correção, caso seja necessária, bem como a melhoria contínua.
Dicas para Maximizar o Sucesso do Onboarding
Para que o onboarding digital seja um sucesso, é fundamental que a empresa entregue um kit de boas-vindas para o novo integrante, porque assim ele vai conhecer tanto a cultura quanto informações fundamentais da empresa que dizem respeito a:
missão;
valores;
objetivos;
benefícios.
Personalização da Experiência
Como forma de personalizar a experiência vivenciada no processo chamado de employee onboarding, não tem nada melhor do que o novo colaborador contar com um responsável, porque assim, diante das dúvidas ele vai saber a quem recorrer.
Além disso, é indicado ainda que o novo colaborador seja premiado seja pelo término do onboarding, por ter completado sua primeira semana trabalhando ou mesmo porque entregou o seu primeiro job. Para isso, é possível dar uma bonificação no cartão de benefícios. Todas essas ações listadas vão integrar o employee onboarding.
Métricas para Avaliar Resultados
É importante ainda que o novo colaborador conheça quais são as métricas usadas para a sua avaliação. É possível definir se elas são de curto, médio e longo prazo, mas sempre levando em consideração a área.
O funcionário precisa saber de forma clara o que se espera dele, bem como os resultados e isso é mais um característica que envolve o employee onboarding. Para isso, é fundamental apresentar quais são as metas que ele precisa atingir e os seus limites.
Entendeu como implementar onboarding digital no seu RH? Alinhe as iniciativas de integração e selecione as ferramentas digitais necessárias para atender às suas necessidades.
Desenvolva materiais para realizar os processos de contratação, por exemplo, questionários, pesquisas e tours virtuais envolventes para aprimorar a experiência dos usuários e promover a retenção do aprendizado.
Ainda tem dúvidas sobre como agilizar os processos de seleção e recrutamento? Faça a leitura do próximo artigo que aborda RH estratégico e gestão de documentos!
