RH estratégico e gestão de documentos: confira 7 boas práticas!

Para o crescimento e sucesso de uma empresa é preciso contar com RH estratégico e gestão de documentos. A área de recursos humanos não se limita a processos de recrutamento, seleção e administração de pessoal. Na verdade, o RH envolve ativamente o planejamento e a implementação de estratégias que visam ao desenvolvimento de uma cultura organizacional forte, ao alinhamento dos objetivos de negócios com o desenvolvimento dos colaboradores e à criação de vantagens competitivas sustentáveis. 

Dessa maneira, a transformação do RH em uma força estratégica é importante para os resultados da empresa. Ao adotar práticas eficazes na gestão de documentos, é possível otimizar processos, garantir conformidade legal, melhorar a segurança dos dados e oferecer insights valiosos para a tomada de decisão. 

Neste artigo, discutiremos como a gestão de documentos no RH pode ser uma ferramenta poderosa para promover essa transformação, otimizando processos e fornecendo dados para a tomada de decisões estratégicas. 

1. Digitalização de documentos

A digitalização dos documentos é o primeiro passo para modernizar o departamento de RH. Esse processo envolve a conversão de documentos físicos em formatos digitais, o que facilita o armazenamento, o acesso e a gestão de todos os documentos da organização. 

O processo de digitalização ajuda a reduzir o uso de espaço físico para arquivamento, minimiza os riscos de perda ou dano de documentos importantes e agiliza a recuperação de informações. Ao digitalizar documentos, o RH melhora a eficiência operacional e dedica mais tempo a atividades estratégicas, como desenvolvimento de talentos e planejamento de carreira.

2. Implementação de Sistemas de Gestão Documental (SGD) e Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A implementação de sistemas de Gestão Documental (SGD) e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) faz parte de uma gestão eficiente dos documentos digitais. Esses sistemas oferecem uma plataforma centralizada para armazenar, organizar e acessar documentos, além de facilitar a colaboração e o compartilhamento de informações e dados digitais. 

Com o uso de ferramentas de GED, o RH pode automatizar fluxos de trabalho, como processos de aprovação e revisão, e garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos. 

Além disso, os sistemas de GED frequentemente incluem recursos de pesquisa avançada, o que permite localizar rapidamente informações específicas utilizando palavras-chave e otimizando ainda mais os processos de trabalho.

3. Padronização dos processos

A padronização dos processos de gestão de documentos é essencial para garantir a consistência e a eficiência operacional. Para que isso aconteça, é necessário estabelecer procedimentos claros para a criação, revisão, aprovação, armazenamento e eliminação de documentos. 

Essa etapa ajuda a evitar erros, duplicidades e retrabalhos, além de facilitar a auditoria e o cumprimento de requisitos legais e normativos. Ao definir padrões para a gestão documental, o RH pode assegurar que todos os colaboradores sigam as mesmas práticas, contribuindo para uma maior organização e transparência nos processos.

4. Controle de acesso aos documentos

O controle de acesso é uma prática para proteger as informações sensíveis gerenciadas pelo RH. Definir quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinados documentos é essencial para manter a confidencialidade dos dados dos colaboradores e da empresa. 

O controle sobre quem pode acessar determinados documentos pode ser implementado por meio de permissões no sistema de GED, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações específicas. Isso não apenas protege contra vazamentos de dados, mas também contra acessos não autorizados que podem levar a violações de privacidade e problemas legais.

5. Treinamento dos colaboradores

O treinamento eficaz dos colaboradores aumenta a aderência e a utilização dos sistemas de gestão de documentos. Investir em programas de capacitação que abordam tanto o uso técnico das plataformas de GED e SGD quanto às melhores práticas de gestão de documentos funciona para facilitar os processos de adaptação. 

Além disso, ao educar os colaboradores sobre a importância da segurança da informação e da conformidade regulatória, o RH reforça a cultura de proteção de dados na empresa. Programas de treinamento contínuo garantem que todos estejam atualizados com as últimas ferramentas e procedimentos, promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e informado.

6. Backup de dados

A implementação de uma estratégia robusta de backup de dados é fundamental para a gestão de documentos no RH. A proteção de dados envolve criar cópias de segurança regulares de todos os documentos digitais, uma vez que isso evita a perda de informações importantes devido a falhas de hardware, software ou outros desastres. 

Os backups devem ser realizados em intervalos regulares e armazenados em locais seguros, preferencialmente em uma combinação de armazenamento local e na nuvem, para garantir a recuperação rápida e eficaz dos dados quando necessário. Uma política de backup bem definida minimiza os riscos operacionais e garante a continuidade dos negócios em caso de incidentes.

7. Conformidade regulatória

Manter a conformidade regulatória é uma das facetas mais críticas da gestão de documentos no RH. Isso implica em assegurar que todos os processos de gerenciamento e administração da documentação estejam conforme as leis e regulamentações locais, nacionais e internacionais, como normas de privacidade de dados (GDPR na Europa e LGPD no Brasil). 

A conformidade regulatória evita penalidades legais e protege a organização contra processos judiciais. Para isso, o RH deve manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação e garantir que os sistemas de GED e SGD possuam recursos que permitam a aderência às normativas, como a exclusão segura de dados após o período de retenção obrigatório.

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