Por que sua empresa deve utilizar digitalização com certificado digital?

A gestão dos documentos empresariais é um assunto que exige muito cuidado e organização, independente do porte ou segmento de atuação do seu negócio. Na busca por processos seguros e eficientes, a digitalização com certificado digital se tornou uma necessidade cada vez mais presente na rotina das empresas. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e descubra por que a sua empresa deve começar a usar a digitalização com certificado digital o mais rápido possível.

Quais são os benefícios da digitalização de documentos?

Em um mundo cada vez mais digital, a digitalização de arquivos empresariais já é uma realidade. Muito além de possibilitar um backup das informações, esse processo de migração dos formatos físicos oferece a melhor possibilidade de armazenamento e gestão de documentos para as empresas. A digitalização de documentos pode ser adotada de acordo com as necessidades de cada setor do seu negócio. E dentre as suas inúmeras vantagens, podemos destacar a economia de recursos e espaço físico para armazenamento, diminuição nos impactos ambientais, a segurança no arquivamento e fácil acesso as informações.

O que é certificado digital?

Certificados digitais são como assinaturas que garantem a validade e autenticidade dos documentos eletrônicos. Eles podem ser usados por qualquer pessoa, física ou jurídica, e estabelecem um canal de transmissão de informações ainda mais legitimo e seguro. O uso de certificados digitais é muito comum na realização de operações bancárias, assinatura de documentos digitais, emissão de documentos fiscais e no envio corporativo de arquivos e declarações.

Por que ele é importante na digitalização?

A digitalização proporciona uma solução rápida e eficiente para a gestão de documentos no dia a dia. Mas se esse processo não for feito de forma adequada, pode gerar implicações legais e muita dor de cabeça! E é nesse momento que o certificado digital surge como a resposta para todos os problemas. A digitalização com certificação digital está relacionada a uma assinatura produzida nos padrões exigidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Isso significa dizer que esse é um certificado capaz de gerar uma assinatura digital que possui o mesmo valor jurídico que um documento físico. Isso porque o certificado digital garante a autenticidade dos documentos, ou seja, é uma serventia legal de que eles são reais, tiveram sua integridade mantida durante o processo de conversão e podem inclusive serem usados em casos de processos judiciais. Outro benefício do uso do certificado em arquivos digitalizados é a segurança, veracidade e manutenção da integridade das informações. O documento é protegido contra a ação de terceiros por uma criptografia e só pode ser acessado ou modificado por pessoas autorizadas. E para que o seu processo de armazenamento e gerenciamento de documentos empresariais seja ainda mais eficiente, é fundamental contar com uma empresa especializada no assunto, assim como a eBox Digital, que tem experiência para cuidar de cada detalhe da gestão, evitar problemas com perdas e oferecer as melhores soluções para o seu negócio. Ainda tem dúvidas sobre a digitalização com certificado digital? Entre em contato com a gente e fale com um dos nossos especialistas.