Segurança
A evolução tecnológica simplificou os mais diversos processos. Certas transações que antes demandavam assinatura e conferência presencial de documentos, hoje podem ser conduzidas com muito mais praticidade e a distância. Contudo, tantas melhorias assim trouxeram também alguns riscos, como a possibilidade de fraudes. Uma das soluções para amenizá-los recebeu um nome que, certamente, você já ouviu falar: o certificado digital.
Eles são documentos eletrônicos usados para comprovar a identidade de seu titular, seja ele uma pessoa física ou jurídica e, assim, poder assinar digitalmente e com segurança documentos que conduzam operações online. Está interessado pelo termo e quer entender melhor sobre a utilidade do certificado digital?
Confira o artigo que preparamos a seguir!
O que exatamente é um certificado digital?
Esse é um documento digitalizado com validade jurídica e que substitui a assinatura tradicional. Seu principal propósito é garantir proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet. Para isso, foi desenvolvido com tecnologias que garantem a autenticidade, a integridade e a confidencialidade de dados eletronicamente disponíveis.
Ou seja, a certificação digital é equivalente aos documentos impressos, só que em uma versão totalmente eletrônica. Assim, a pessoa física ou jurídica pode assinar documentos digitais, efetuar compras, fazer transações, entre outras utilidades. Os certificados digitais mais comuns são o e-CPF, um tipo de CPF virtual, e o e-CNPJ, o certificado específico para Pessoa Jurídica, ou seja, a versão eletrônica do CNPJ.
Quais os principais usos do certificado digital?
Os certificados digitais existem para simplificar o dia a dia de seus usuários. Sua função básica é economizar tempo ao permitir que inúmeras transações, antes resolvidas com visitas aos bancos e cartórios, hoje possam ser conduzidas online.
Seguem abaixo alguns de seus principais usos:
- fazer transações bancárias;
- assinar documentos e encaminhá-los pela internet;
- acessar sistemas por meio de autenticação;
- atualizar informações em sistemas;
- assinar prontuários médicos eletrônicos;
- emitir notas fiscais eletrônicas;
- fornecer declarações empresariais;
- assinar notas fiscais;
- assinar contratos entre pessoas físicas ou empresas;
- obter e oferecer validade jurídica em documentos virtuais;
- trabalhar com sistemas direcionados a determinadas categorias profissionais.
Quais os benefícios de ter um certificado digital?
Sem dúvida, a principal importância dos certificados digitais é a garantia de diversos benefícios na rotina de quem os usa. Os principais deles são a desburocratização dos processos e o dinamismo que proporciona às ações empresariais, sem que haja prejuízos com relação à segurança.
A seguir, conheça mais vantagens desse documento!
Redução de custos
Em geral, as empresas antes precisavam se dispor a uma série de gastos e trâmites para enviar e receber documentos, como compra e impressão de papéis, autenticação, reconhecimento de firma no cartório, deslocamentos para o envio de documentos e armazenamento, assim como os gastos com mão de obra.
Com o certificado digital, todas essas etapas do processo são eliminadas, dispensando a obrigação dessas atividades. O documento passa a ser produzido, assinado e enviado virtualmente, com maior segurança e rapidez. Com apenas alguns cliques e total validade jurídica.
Segurança da informação
Ao usar o certificado digital, é possível gerar uma assinatura eletrônica com o mesmo valor jurídico da manuscrita, o que garante a integridade e a autenticidade do documento eletrônico. Dessa forma, os riscos de fraudes e alterações no arquivo são minimizados, uma vez que os documentos ficam bloqueados para edições, por meio de criptografia.
Mobilidade e agilidade no dia a dia
Outra vantagem importante é a questão da mobilidade. Os documentos assinados digitalmente não exigem que os signatários estejam no mesmo local. Nesse caso, o titular do certificado digital não precisa se deslocar para assinar nenhum documento, pode fazer isso de onde estiver. Em poucos minutos, usando a internet para acessar uma plataforma, pode-se fechar contratos e aprovar negócios.
Proporciona praticidade na execução de tarefas
Todo o trabalho de assinar documentos é otimizado e concluído mais rapidamente e de forma segura com o certificado digital. Assim, os negócios podem ser formalizados a qualquer hora e lugar, gerando praticidade aos usuários. Além disso, graças a toda tecnologia envolvida, os certificados digitais agilizam processos e oferecem um respaldo quanto à garantia de que os documentos eletrônicos envolvidos são todos válidos. Nas operações diárias das empresas, essa praticidade é essencial.
Como obter um certificado digital?
De modo geral, qualquer pessoa, seja ela física ou jurídica, que desejar ter mais segurança e eficiência na condução de operações online pode ter um certificado digital. Para isso, basta contatar instituições denominadas Autoridades Certificadoras — ACs — e solicitar o seu. Algumas delas são: Caixa Econômica Federal, SERPRO — Serviço Federal de Processamento de Dados, Serasa Experian, Certisign, entre outras.
Lembrando de que todas as empresas inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido e que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) já são obrigadas a usar o certificado digital. Entre essas empresas estão:
- aquelas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido;
- aquelas que têm mais de 5 funcionários e prestam informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias;
- as MEIs (somente aquelas que optam por emitir notas fiscais eletrônicas, as demais não precisam de certificado digital);
- empresas que trabalham com o Simples Nacional (somente aquelas com mais de 3 funcionários, que necessitam do certificado digital ICP-Brasil para entrega de GFIP, Guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e informações à Previdência Social, e do eSocial).
Agora que você já conhece as principais utilidades dos certificados digitais, sobretudo para as empresas, não deixe de contar com todos os benefícios oferecidos, para modernizar o seu negócio e facilitar a vida de todos os colaboradores. Nada melhor que usar a tecnologia a seu favor!
Você acredita que certificados digitais são importantes na condução de suas atividades como pessoa física ou jurídica? Então, entre em contato agora mesmo com a eBox Digital e saiba como a nossa empresa pode ajudar você nesse processo!
