Por que é importante contratar um sistema GED para sua empresa?

Papéis que se acumulam, informações que demoram de ser encontradas, dados sigilosos acessados por pessoas sem autorização, arquivos legais extraviados. Esses são alguns dos problemas constatados por empresas em crescimento, que observam o volume da papelada aumentar a cada dia. O que fazer? A solução é contratar um sistema GED — Gestão Eletrônica de documentos. Neste post, vamos explicar como funciona e quais são as vantagens de adotar essa tecnologia na sua empresa. Boa leitura!

Afinal, o que é Gestão Eletrônica de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos é o conjunto de processos de uma empresa que se ocupa da digitalização, do armazenamento, da segurança e da consulta de informações. Ou seja, ela é o meio de administrar toda a documentação que envolve um negócio. Como forma de facilitar e agilizar os procedimentos que envolvem a GED, é possível utilizar um software para automatizar os processos de consulta e localização aos arquivos. Essa opção tem sido aplicada por empresas que desejam minimizar o trabalho manual e aumentar a produtividade de suas equipes. Esse sistema eletrônico para gerenciar documentos possibilita reunir qualquer tipo de arquivo, independentemente do formato, para sistematizar a consulta e a guarda dos papéis. Os ganhos podem ser observados em diversas áreas do negócio, como veremos a seguir.

Quais são as vantagens para a empresa ao contratar um sistema GED?

A modernização do sistema de armazenagem e busca de documentos oferece diversas vantagens para a empresa que a introduz. Dessa forma, ao contratar um sistema GED, é possível observar pelo menos quatro benefícios. Confira!

Depósito virtual de documentos

A digitalização dos arquivos cria um depósito virtual de documentos, que pode ser facilmente acessado, modificado e compartilhado entre colaboradores e áreas. Essa condição acaba com as pilhas de papéis e traz agilidade para a realização de processos.

Informações mais seguras

Um sistema GED permite definir níveis de acesso para determinados tipos de arquivos, o que protege informações sensíveis de consultas sem autorização. Assim, a hierarquização dos documentos evita que dados sigilosos de parceiros e da empresa sejam expostos, preservando a competitividade da organização.

Acesso remoto

Um software de gestão eletrônica de documentos disponibiliza as informações para consulta a qualquer hora e em qualquer lugar, ou seja, 24 horas. Esse benefício traz ganhos imensos de produtividade e é fundamental para equipes formadas por membros situados em locais diferentes.

Aumento da produtividade

Por meio de um sistema GED é possível localizar qualquer arquivo em apenas alguns cliques — basta digitar uma palavra-chave ou o código de identificação do documento. Esse fluxo simples de trabalho aumenta a eficiência do colaborador. Dessa forma, é possível fazer mais com menos recursos humanos. Isso permite o emprego da mão de obra em atividades-chave para a empresa. Contratar um sistema GED, portanto, é uma alternativa para modernizar a administração de documentos. Quanto mais cedo uma empresa adotá-lo, melhor será a gestão de arquivos, uma vez que o crescimento do volume será ordenado. Como observamos neste post, a tecnologia dá mais produtividade às equipes, aumenta a segurança das informações e garante o acesso para consulta e edição de papéis de forma simples, ágil, em qualquer hora e local. Ainda não utiliza um sistema GED para organizar os arquivos da sua empresa? Entre em contato com a eBox Digital. Temos a solução ideal para o seu negócio!