Como organizar os documentos de cada um dos setores empresariais?
Organização
Como sabemos, são inúmeros os fatores que contribuem para o bom funcionamento de uma empresa. É por essa razão que existem diversos setores empresariais, é uma maneira estratégica de gerenciá-los melhor.
Sendo assim, é extremamente importante que os gestores compreendam quais as peculiaridades de cada departamento para conhecer a forma de organizar os seus documentos, de maneira que os processos da instituição sejam otimizados.
Conheça mais sobre o assunto ao ler este artigo!
Administrativo
O setor administrativo é considerado o coração da instituição. É ele o responsável pelo gerenciamento em contexto geral da empresa. Tem a incumbência de criar o planejamento estratégico, além de coordenar e fiscalizar os diversos departamentos. Sendo assim, o fluxo documental dessa área é bastante numeroso. Dentre eles estão o CNPJ, alvarás de funcionamento, inscrição estadual e municipal, relação anual de informações sociais e outros.
Financeiro
Esse departamento lida com documentos orçamentários como:
- balanços;
- demonstração dos fluxos de caixa;
- demonstração dos resultados;
- demonstração do patrimônio líquido.
Os documentos financeiros são registros que devem ser geridos com muita cautela e resguardo.
O setor ainda faz o controle de todos os investimentos que a organização tem necessidade de realizar. Tem também o compromisso de estar atento, por meios documentais, aos riscos que podem estar presentes na empresa.
Comercial
Os documentos comerciais têm uma grande importância para ajudar nos processos do próprio setor e de outros. Manter os documentos bem-conservados e guardados, de forma que sejam fáceis de serem encontrados, torna a dinâmica do departamento mais produtiva. O setor comercial é responsável por gerenciar alguns documentos como: notas fiscais, recibos, faturas, duplicatas, nota promissória e outros que tratam da atuação da seção.
Recursos Humanos
Outro departamento que traz um grande movimento documental na empresa é o Recursos Humanos, por consequência das amplas atividades realizadas nele. Dentre as responsabilidades que exerce, estão a divulgação de vagas, o recrutamento de pessoal, procedimentos de contratação, gestão de pessoas etc.
Devido a essas tarefas, o setor gerencia os documentos pessoais dos integrantes da organização. Ele executa o armazenamento de inúmeros documentos, como:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- atestados médicos;
- livro ou ficha cadastral de funcionários;
- contrato de trabalho.
Operacional
Esse departamento realiza atividades práticas, ou seja, é conhecido como o setor de produção e incumbido por fazer acontecer. Cabe a ele o gerenciamento de todos os insumos que são transformados e o resultado final do processo. Faz ainda o controle das entradas e do fluxo de material utilizado, controla o estoque, aciona a manutenção do maquinário e equipamentos. Todas essas atividades devem ser registradas para que a empresa tenha informação de tudo o que ocorre no departamento.
Observamos que os setores empresariais contêm documentos diferenciados, não é mesmo? Portanto, colocar em execução uma gestão de documentos bem-estruturada é fundamental para que os diferentes departamentos gerenciem melhor os seus registros. Dessa maneira, as atividades dos colaboradores passam a ser potencializadas, o custo na gestão de documentos será reduzido, o objetivo do gestor será alcançado com mais facilidade, entre tantos outros benefícios.
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