Validade da assinatura digital em contratos: tudo o que você precisa saber
Legislação
Vivemos em um tempo em que o digital está presente em todos os lugares e isso não poderia ser diferente no mundo dos negócios. Por isso, quem é do mundo corporativo precisa saber tudo sobre a validade assinatura digital para contar com esse recurso que veio facilitar e muito os trâmites cotidianos.
Sendo assim, nos próximos tópicos, vamos esclarecer algumas dúvidas, apresentar as diferenças e, ainda, ensinar como verificar a assinatura digital. Acompanhe!
O que é assinatura digital e como funciona?
Fazer uma assinatura digital nada mais é do que a pessoa contar com algo parecido com uma identidade no mundo virtual. Com isso, quem precisa assinar o documento terá uma identificação eletrônica e, aliado a isso, o documento vai se manter íntegro.
Tudo isso é feito contando com a criptografia, pois é ela a responsável por garantir que o documento permaneça como foi criado mesmo após ganhar assinatura.
De fato, a validade da assinatura digital é a mesma da manuscrita, porém quando se utiliza os recursos tecnológicos, ela ganha maior segurança. Em tempos em que a correria se faz presente, a gestão dos documentos vem para somar, pois é muito mais prático e efetivo contar com arquivos digitais para guardar documentos.
Para que a assinatura digital seja criada é preciso contar com as chaves criptográficas, uma será de quem está criando a assinatura e a outra é a que será compartilhada. Depois, o signatário fazendo uso da chave vai assinar o documento.
O processo é finalizado quando quem recebe o documento faz uso da chave pública para verificar tanto a assinatura quanto se o documento não sofreu qualquer tipo de alteração.
Tipos de Assinaturas Eletrônicas
Tanto a assinatura digital gov tem validade jurídica como a que conta com o certificado, porém é preciso entender quais são os tipos de assinatura eletrônica:
Simples: como o próprio nome sugere, é a mais básica. A pessoa precisará se identificar por meio de login e senha ou de uma confirmação por SMS ou e-mail. Ela é indicada para documentos que apresentem menor risco, pois é possível que a validade da assinatura digital simples seja questionada devido a menor quantidade de garantias que atestem a integridade e autenticidade do documento.
Avançada: ela é classificada como a forma mais robusta de assinatura eletrônica de documentos, porque o processo de autenticação faz com que o signatário seja vinculado bem como o conteúdo assinado mantenha sua integridade. Sem contar que o STJ já reconheceu também tal modalidade como válida, pois ela conta com requisitos de segurança para ter validade.
Qualificada: essa assinatura também pode ser chamada de eletrônica qualificada, porque faz uso de um certificado digital que é emitido por uma autoridade que dá a certificação que vincula a assinatura ao ICP-Brasil. Ela já recebeu a devida regulamentação por meio da MP 2200-2/01.
Quais contratos podem ser assinados digitalmente?
Abaixo vamos listar quais são os contratos que podem ser assinados digitalmente.Abrindo a lista, vamos falar sobre os contratos com clientes e fornecedores. Neste caso, caberá a assinatura digital validar a transação e isso pode ser tanto um contrato de:
compra
venda
ordens de compra
Outro contrato em que há validade da assinatura digital é o de prestação de serviço. Neste caso, as empresas vão usar o recurso para formalizar de maneira prática e rápida os contratos tanto com fornecedores como com clientes.
A assinatura digital tem validade jurídica ainda nos contratos de aluguel. Com isso, os acordos entre locador e locatário podem ser feitos eletronicamente. Mais um contrato que pode ser assinado digital é o de admissão digital, fazendo com que todo o processo seja ainda mais eficiente e prático para todos os envolvidos.
Para isso, muitas empresas têm usado o sistema GED, porque esse recurso nada mais é do que uma plataforma para digitalizar documentos e o processo de contratação, possibilitando assim que os arquivos físicos sejam eliminados e, ainda, reduzindo a necessidade de contar com espaços físicos.
Além disso, com o sistema é possível ainda não só visualizar, mas promover a edição e entregar o documento no momento certo para quem precisa assinar e tudo isso é feito digitalmente.
Legislação Brasileira sobre Assinaturas Digitais
Para que a validade da assinatura digital em contratos fosse assegurada, a legislação brasileira precisou se adequar à realidade. Por isso, nos tópicos abaixo, vamos falar tanto da medida provisória 2.200-2/01 e da Lei 14.063/20.
Medida Provisória 2.200-2/01
A medida provisória 2.200-2/01 é definida como a principal regulamentação quando o assunto é a assinatura digital em contratos. Isso porque, foi por meio dela, que o ICP-Brasil que é um sistema que dá validade da assinatura digital em contratos, mas também garante que tanto a autenticidade como a integridade.
Além dela, a mesma medida ainda traz o reconhecimento a outros modelos de assinaturas eletrônicas, no entanto é fundamental que elas atendam todos os requisitos que envolvem não só a autenticidade como a segurança.
Lei 14.063/20 e Outras Normas
Além da medida provisória, tem ainda a lei 14.063/20 que tem como objetivo dar validade à assinatura digital em contratos, bem como reconhecer. No entanto, a norma traz regras para que o uso desse recurso seja feito nas interações tanto entre as instituições como os entes públicos, como entre as pessoas com as instituições.
A regulamentação traz não só como devem ser feitas as interações nos atos e documentos como também dita normas que devem ser levadas em consideração em temáticas de saúde e licença de softwares que são desenvolvidos pelos entes públicos.
Foi a lei 14.063/20 que criou as assinaturas simples e avançadas e, ainda, veio dar maior agilidade e tornar prática as ações tanto da iniciativa privada como dos órgãos públicos.
Casos de Validade Fora do ICP-Brasil
Apesar da medida provisória, uma decisão do STJ no no REsp 2159442 entendeu que se as assinaturas eletrônicas forem classificadas como avançadas e mesmo não estando no sistema ICP-Brasil elas serão válidas, porém será preciso que atendam critérios como:
integridade
autenticidade
segurança
Segurança e autenticidade dos documentos assinados digitalmente
Quando se fala em validação da assinatura digital é preciso trazer duas características imprescindíveis nesse processo que são: segurança e autenticidade. As duas estão presentes, porque elas contam com tecnologias como: criptografia e certificados digitais.
Esses recursos são os responsáveis por não só ser capaz de identificar o signatário como também por assegurar que o documento seja íntegro. Isso quer dizer que a validade da assinatura digital não tem só a função de assegurar quem assinou, porém cabe a ele ainda fazer com que documento não sofra qualquer tipo de alteração após ter sido assinado.
Já mencionamos nos parágrafos acima que a segurança e autenticidade estão na criptografia, mas não só, elas também marcam presença nos certificados digitais, pois eles são emitidos por autoridades credenciadas no processo da emissão da certificação garantindo a validade da assinatura digital.
Por sua vez, a autenticidade diz respeito ao fato de que o documento em questão foi assinado pela entidade ou pessoa é signatária.
Vantagens de usar assinatura digital em contratos
Muitos são os benefícios oferecidos a partir da validade da assinatura digital em contratos, porque:
evita o acúmulo de papéis, o que resulta em maior uso de espaço físico na empresa
diminui o gasto com suprimentos como folhas e cartuchos de impressoras
o processo é seguro, porque conta com criptografia
tem também a validade assegurada pela lei para fazer a assinatura digital
há ainda a conveniência, pois a assinatura pode ser feita de qualquer lugar.
No entanto, assim como os benefícios há também alguns desafios a serem vencidos. Um deles é o custo de implementação, porque mesmo sendo válidas, as assinaturas digitais demandam investimento.
Além disso, isso também pode ser visto como uma mudança nos paradigmas o que pode fazer com que em algumas empresas haja resistência, porém tudo isso pode ser vencido por meio de treinamento e comunicação eficaz.
Cuidados ao escolher uma plataforma de assinatura digital
É fato que quem precisa de um recurso que disponibilize uma assinatura válida deve observar características como:
Segurança: busque informações sobre a criptografia, porque é ela quem precisa proteger todos os dados e, ainda, assegurar que os documentos não percam sua integralidade
Atenda aos requisitos legais: é fundamental que a plataforma atenda o que consta nas normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Com a eBox, não há com o que se preocupar, pois trabalhamos atentos e em conformidade com as regulamentações.
Seja fácil de usar: o funcionamento da plataforma deve ser simples. Com a eBox, o passo a passo é bem simples, porque basta enviar o documento seja por e-mail, whatsapp ou sms, quem precisa assinar pode fazer pelo smartphone, tablet ou desktop, por meio de um link único que a plataforma gera e, pronto, após a assinatura o documento está salvo em nosso sistema para baixar quando precisar.
Capaz de estar integrada às demais ferramentas que são comuns: é fundamental que o sistema usado para dar validade a assinatura digital seja integrado ao seu GED ou ainda CRM ou, ainda, aos sistemas que promovem o relacionamento com o cliente.
Os benefícios certamente superam os desafios, por isso conheça as diversas soluções eBox para assinatura eletrônica e digital dos documentos da sua empresa e fale com o nosso time. Se quiser saber mais sobre o tema, confira o nosso guia de assinaturas eletrônicas.
