Terceirização da guarda de documentos: vantagens e como contratar

Terceirização da guarda de documentos é a solução que muitas organizações encontram para resolver problemas como pilhas de caixas que ocupam espaço valioso, colaboradores que perdem tempo procurando papéis e informações sensíveis. Além de, vulnerabilidade dos documentos, extravios ou danos.

Neste conteúdo, você vai entender o que significa terceirizar o armazenamento de arquivos, quais benefícios isso traz (como economia, segurança e conformidade legal) e quando vale a pena adotar essa prática. Também daremos dicas de como contratar uma empresa especializada seguramente, garantindo que os documentos da sua empresa fiquem protegidos e facilmente acessíveis.

Ao final, você estará preparado para decidir se a guarda terceirizada de documentos é a melhor opção para sua organização e saberá exatamente no que prestar atenção ao escolher um parceiro confiável. Vamos lá?

O que é terceirização da guarda de documentos?

Terceirizar a guarda de documentos significa contratar uma empresa especializada para armazenar, proteger e gerenciar os arquivos físicos da sua organização. Em vez de manter um arquivo próprio dentro do escritório, com armários, salas e pessoal dedicados, a empresa transfere seus documentos (caixas, pastas, dossiês etc.) para instalações externas seguras, administradas por profissionais em gestão documental.

Na prática, a terceirização envolve armazenamento off-site (fora do local da empresa) de documentos importantes, com acesso controlado e serviços adicionais conforme a necessidade. A empresa contratada fica responsável por receber seus arquivos, organizá-los, catalogá-los e guardá-los em ambiente adequado. 

Quando você precisar de algum documento, poderá solicitá-lo e ele será entregue de volta (fisicamente ou em formato digital, via escaneamento). Tudo isso seguindo acordos de nível de serviço (SLA) definidos em contrato para garantir rapidez e eficiência nas entregas.

Em resumo, a guarda terceirizada de documentos é uma solução profissional de arquivamento, que permite à sua organização manter seus registros seguros e acessíveis sem ter o trabalho (e o custo) de gerenciá-los internamente.

Por que terceirizar a guarda de documentos? Principais vantagens

A decisão de terceirizar o arquivo morto ou o centro de documentação da empresa costuma ser motivada por diversos benefícios tangíveis. Confira as principais vantagens de contar com um serviço de guarda de documentos terceirizado:

Redução de custos e otimização de espaço

Armazenar documentos internamente gera custos ocultos significativos. Pense no metro quadrado do seu escritório consumido por arquivos, em grandes cidades, esse espaço poderia ser usado para atividades produtivas, e não para caixas de papel. Com a terceirização, você elimina despesas fixas de manter um arquivo (aluguel de espaço extra, mobiliário, climatização, seguros etc.) e passa a pagar apenas pelo volume armazenado, como um serviço sob demanda. 

Estudos indicam que uma sala de arquivo de 20 m² pode custar dezenas de milhares de reais por ano em aluguel e infraestrutura. Ao migrar para um modelo terceirizado, esse valor se transforma em investimento no core business, além de liberar espaço físico para novas estações de trabalho, salas de reunião ou outras finalidades estratégicas. Vale lembrar que reduzir custos é uma das principais razões que levam empresas a terceirizarem serviços de apoio, a economia é real e imediata.

Segurança da informação e compliance reforçados

Empresas especializadas em guarda de documentos investem pesado em segurança física e digital, atingindo um nível de proteção difícil de reproduzir internamente. Seus arquivos passarão a ficar em instalações com controle de acesso rigoroso, vigilância 24 horas (câmeras, alarmes), sistemas de detecção e combate a incêndio adequados para papel, além de ambientes com temperatura e umidade controladas para preservar os documentos ao longo dos anos. 

Isso significa reduzir drasticamente riscos de perdas por acidentes (incêndios, enchentes) ou mesmo furtos e acessos indevidos. Do ponto de vista de compliance, a terceirização ajuda sua empresa a cumprir normas legais de retenção e proteção de dados. Fornecedores de guarda documental conhecem as leis que regem os prazos de arquivamento (trabalhista, fiscal, contábil etc.) e aplicam protocolos rígidos para garantir que nada seja descartado antes da hora ou guardado além do necessário. 

Eles também seguem as exigências da LGPD no tratamento de dados pessoais em documentos físicos, confidencialidade e sigilo são levados a sério, com termos de responsabilidade e medidas de proteção. Um exemplo prático: ao final do ciclo de vida dos documentos, a empresa terceirizada pode cuidar da destruição segura dos papéis sigilosos, emitindo certificados de descarte e evitando casos de exposição indevida de dados. 

Recentemente, o descarte incorreto de fichas de clientes por um grande banco virou caso público e alertou sobre os riscos de não se ter uma gestão documental adequada e segura. Em suma, ao terceirizar você ganha tranquilidade em auditorias e reduz chances de multas ou danos reputacionais causados por falhas na guarda de documentos.

Eficiência, acesso ágil e rastreabilidade

Um arquivo terceirizado bem gerenciado traz melhorias notáveis na agilidade para localizar informações. Todos os documentos armazenados recebem identificações únicas (códigos de barras ou etiquetas RFID) e são registrados em um sistema informatizado. Com isso, você sabe exatamente o que está guardado e onde. 

As melhores empresas fornecem um portal online onde é possível buscar por um documento específico em segundos, pelo nome ou código, e solicitar sua retirada ou digitalização com poucos cliques. Assim, procurar uma nota fiscal antiga ou um contrato de anos atrás deixa de ser uma caça ao tesouro: em vez de revirar caixas e pastas, você faz uma query no sistema e localiza o item imediatamente. 

Além disso, há controle de acesso e trilhas de auditoria: somente pessoas autorizadas pela sua empresa conseguem requisitar determinado documento, e cada movimentação fica registrada (quem pediu, quando, o que foi feito). Isso cria uma cadeia de custódia transparente, se um documento foi consultado, há um histórico indicando por quem e em qual data, algo essencial para áreas como jurídico, financeiro e compliance. A qualquer momento, é possível saber onde está cada documento e quem o acessou, garantindo disponibilidade com segurança. Essa eficiência operacional reduz muito o tempo perdido pelos colaboradores na gestão de arquivos. 

Pesquisas da indústria apontam que profissionais podem desperdiçar horas de trabalho por semana procurando documentos em arquivos desorganizados; com a terceirização e a automação da busca, esse tempo é drasticamente reduzido. Seus funcionários conseguem focar em tarefas mais estratégicas em vez de lidar com papelada, o que aumenta a produtividade geral.

Foco no core business e expertise especializada

Cuidar de arquivos não é, provavelmente, a atividade-fim da sua empresa. Quando você terceiriza a guarda de documentos, libera sua equipe e recursos internos para se concentrarem no que realmente importa para o negócio. Em vez de alocar funcionários para gerenciar caixas de documentos, controlar retiradas e organizar papéis, essa função fica a cargo de especialistas externos. 

Empresas terceirizadas de gestão documental contam com profissionais treinados em arquivologia, biblioteconomia, TI e segurança da informação, ou seja, gente que entende de documentos. Eles manterão seu acervo organizado conforme padrões técnicos, classificações adequadas e políticas de retenção bem definidas. Isso significa menos erros e retrabalho, quantas vezes documentos já não se perderam ou foram arquivados no lugar errado por pessoal não especializado? Com a expertise de um parceiro, o risco de extravio cai bastante. 

Além disso, contar com uma solução completa (guarda + organização + tecnologia) melhora a tomada de decisão na empresa, pois as informações importantes estarão sempre disponíveis quando necessárias. Delegar a gestão documental a um fornecedor confiável se traduz em tranquilidade para você e sua equipe, que poderão tocar projetos principais da empresa sabendo que o arquivo está em boas mãos. Não por acaso, mais de 80% das empresas brasileiras já terceirizam algum tipo de atividade de apoio, é um caminho consolidado para ganhar eficiência e competitividade.

Como se pode ver, os ganhos ao terceirizar a guarda de documentos vão desde economia financeira até mitigação de riscos e melhoria de processos. É uma decisão estratégica que transforma a gestão documental de um “mal necessário” em um serviço profissional de alto nível, trazendo ROI positivo rapidamente na maioria dos casos.

Guarda interna vs. guarda terceirizada: quando vale a pena optar pela terceirização?

Você pode estar se perguntando: toda empresa deve terceirizar seus documentos ou ainda faz sentido manter um arquivo próprio? A resposta depende do contexto e das dores que sua organização enfrenta com a gestão documental atualmente. De modo geral, a terceirização da guarda de documentos vale muito a pena quando:

O volume de documentos é grande ou cresce continuamente

Se sua empresa lida com um alto volume de papéis (contratos, prontuários, notas fiscais, projetos, dossiês etc.), manter tudo organizado internamente se torna cada vez mais difícil e caro. Quanto mais caixas acumuladas, maior o espaço necessário e mais complexo o controle manual. Nesses casos, a terceirização traz escalabilidade, empresas especializadas estão preparadas para guardar desde algumas poucas caixas até milhões de documentos, expandindo conforme a demanda, sem que você precise se preocupar com infraestrutura.

Falta espaço físico adequado no escritório

Talvez no início a sala de arquivos fosse suficiente, mas agora documentos estão ocupando áreas que poderiam ser utilizadas para atividades produtivas. Quando o arquivo começa a “tomar” o escritório, é hora de considerar movê-lo para fora. Lembre-se: espaço de escritório é caro e deve ser usado para gerar valor, não somente para guardar papel velho. Se você já precisou alugar uma sala só para arquivos ou está vendo armários se empilharem nos corredores, a guarda terceirizada resolverá isso de imediato, liberando área útil e até permitindo reduzir custos imobiliários.

Há dificuldade em encontrar documentos ou risco de perdas

Um sinal claro de que a gestão interna não vai bem é quando documentos somem ou demoram para ser localizados. Prazos de auditoria ficam apertados porque ninguém acha aquela nota fiscal de cinco anos atrás, ou um fiscal pede um formulário trabalhista e demora dias para aparecer. Se a sua equipe gasta tempo demais procurando papéis (e às vezes não encontra), terceirizar traz organização profissional e sistemas de busca eficientes. Além disso, evita-se o desastre de documentos perdidos definitivamente, estima-se que até 7% dos documentos em empresas se extraviam ao longo do tempo. Com um bom fornecedor, cada item é catalogado e monitorado, praticamente eliminando extravios.

A empresa precisa cumprir rigorosos requisitos de compliance e proteção de dados

Setores altamente regulamentados (financeiro, saúde, governo, jurídico) exigem gestão documental impecável, com retenção pelos prazos certos, sigilo absoluto e disponibilidade para auditorias. Se a sua organização está sob forte regime regulatório (ou se a LGPD tornou a preocupação com dados pessoais uma realidade no seu negócio), a guarda terceirizada ajuda a mitigar riscos legais. 

Os fornecedores já têm experiência em seguir normas de órgãos fiscalizadores e em implementar políticas de segurança e privacidade. Assim, você evita penalidades por documentação indevida ou vazamento de dados sensíveis. Quando a conformidade legal é crítica, vale muito a pena ter especialistas cuidando dos arquivos.

Quer ganhar agilidade e digitalizar processos

 Se a empresa está passando por transformação digital ou buscando aumentar a eficiência operacional, manter um arquivo físico pesado pode ser um obstáculo. A terceirização frequentemente vem acompanhada de serviços de digitalização de documentos e integração com sistemas eletrônicos. 

Ou seja, ao terceirizar você pode também avançar para um modelo híbrido ou totalmente digital, onde a busca de informações é on-line e instantânea. Para organizações que querem se modernizar, terceirizar o acervo histórico e corrente é um passo natural para agilizar o acesso e implementar um sistema de GED integrado.

Em contrapartida, quando o volume de documentos é muito pequeno ou esporádico, e os riscos mencionados acima são baixos, algumas empresas optam por gerenciar internamente no curto prazo. Pequenos negócios, por exemplo, às vezes começam arquivando documentos numa prateleira. Porém, é importante planejar o futuro: à medida que a empresa cresce, aquele arquivo simples pode virar um problema complexo. Antecipar-se terceirizando cedo pode evitar dores de cabeça mais tarde.

De forma resumida, terceirizar a guarda de documentos vale a pena principalmente quando os custos e dificuldades de manter o arquivo “em casa” superam o conforto de tê-lo por perto. Se você identificou um ou mais dos sinais acima na sua empresa, falta de espaço, gastos elevados, dificuldade de gerenciamento, requisitos de segurança não atendidos, provavelmente está na hora de migrar para um serviço terceirizado. Os benefícios serão sentidos rapidamente em economia, organização e tranquilidade.

Como funciona o serviço terceirizado de guarda de documentos?

Ficou claro que terceirizar pode trazer muitos benefícios. Mas como funciona, na prática, entregar os documentos da sua empresa nas mãos de outra? Vamos detalhar brevemente o fluxo típico de um serviço de guarda de documentos terceirizado, desde o momento em que você contrata até a gestão contínua dos arquivos:

Avaliação inicial e coleta do acervo

A empresa especializada geralmente começa com um levantamento do seu arquivo atual. Ela identifica quantas caixas ou volumes serão transferidos, que tipos de documentos são (contratos, RH, financeiro etc.) e se há requisitos especiais (sigilo extra, documentos muito antigos e frágeis, etc.). 

Em seguida, é agendada a coleta dos documentos no seu local. Uma equipe vai até a sua empresa, embala e identifica as caixas (se já não estiverem em caixas padrão) e transporta todo o acervo com cuidado até o centro de armazenamento. Você não precisa se preocupar com logística, bons fornecedores têm frota própria e procedimentos de segurança no transporte (veículos rastreados, lacres de segurança, controle de carregamento).

Organização e indexação

Ao chegarem nas instalações da guarda, seus documentos passam por um processo de organização profissional. Isso pode incluir a catalogação em um sistema (registro de cada caixa, pasta ou documento com códigos únicos), classificação por tipo ou departamento, e até uma triagem para descartar material que não precise ser guardado (por exemplo, duplicatas, cópias em branco, material irrelevante, sempre seguindo critérios aprovados pelo cliente). 

Nessa etapa, a empresa terceirizada pode criar um índice digital do acervo: basicamente um inventário listando tudo que está guardado, facilitando buscas futuras. Também são definidos os metadados importantes, por exemplo, associar a cada documento informações como data, assunto, departamento de origem, para depois localizar facilmente. 

Se contratado, aqui também ocorre a digitalização inicial de parte ou da totalidade do acervo: documentos podem ser escaneados e convertidos em PDFs pesquisáveis, tornando-os disponíveis eletronicamente. Todos os itens ficam devidamente identificados (etiquetados) de modo que, se você pedir "caixa 12, pasta X, documento Y", o prestador ache rapidamente.

Armazenamento seguro e monitorado

Com tudo organizado, os documentos são guardados nas instalações físicas da empresa terceirizada. Essas instalações costumam ser galpões ou arquivos centrais projetados para armazenamento documental, equipados com estantes altas, sistemas de arquivamento compacto e tecnologias de rastreamento. 

Cada caixa ou volume é alocado em uma posição específica nas estantes, registrada no sistema. A segurança é prioridade máxima: o local conta com portaria controlada (acesso apenas de pessoal autorizado), vigilância 24x7, alarmes e sistemas contra incêndio (detectores de fumaça, sprinklers adequados para papel). Ambientes de arquivo muitas vezes têm sensores de umidade e temperatura, garantindo condições ideais para conservar papéis, evitando mofo ou deterioração. 

Além disso, alguns fornecedores utilizam tecnologia RFID, chips de radiofrequência colocados nas caixas, para localizar rapidamente qualquer volume dentro do galpão usando leitores eletrônicos. Isso impede perdas internas: nenhuma caixa “some” lá dentro, pois está constantemente rastreável. Os documentos ficam armazenados pelo tempo que for necessário, sob constante monitoramento.

Solicitação e retirada de documentos

Quando sua empresa precisar consultar algum documento guardado, o processo é simples. Você terá acesso a um portal web ou um contato dedicado para solicitar a retirada ou visualização de documentos. É possível pedir a entrega física de uma caixa ou pasta específica, a empresa terceirizada então separa o item requisitado e realiza o transporte até você (muitas têm serviço de entrega expressa, garantindo o documento na sua mesa em poucas horas ou no dia seguinte, conforme o SLA contratado). 

Alternativamente, serviços modernos oferecem a digitalização sob demanda: ao invés de mandar o papel físico, eles podem rapidamente escanear o documento solicitado e disponibilizar o arquivo digital em formato PDF seguro, para você baixar do portal ou receber por e-mail. Isso agiliza muito o acesso a informações, eliminando até o tempo de transporte.

Todas as solicitações ficam registradas. Quando você terminar de usar o documento físico e não precisar mantê-lo no escritório, ele é recolhido de volta e reingressa no arquivo central, mantendo a guarda consistente.

Controle, relatórios e auditoria

Um bom prestador de serviços de guarda fornecem relatórios periódicos e ferramentas de gestão para o cliente acompanhar o acervo. Você consegue ver, por exemplo, quantas caixas estão armazenadas, quantas movimentações foram feitas no mês, quais documentos foram acessados e por quem. 

Esse nível de transparência permite auditorias internas e externas sem stress, se um auditor solicitar "me mostre o comprovante X de 5 anos atrás", você consegue localizar no sistema em minutos e solicitar a entrega, tendo total rastreabilidade da guarda desse documento (desde quando está armazenado, todos os acessos feitos, etc.). 

A empresa terceirizada também pode ajudar a implementar políticas de retenção: por exemplo, alertar quando documentos atingirem o prazo legal de guarda e oferecer serviço de destruição segura após autorização, evitando acúmulo desnecessário de papel além do tempo obrigatório. Em resumo, o arquivo passa a ser gerido profissionalmente, com controles equivalentes (ou superiores) aos que você teria internamente.

Suporte e atendimento contínuo

Por fim, vale destacar que durante todo o contrato você conta com o suporte da equipe especializada. Tem dúvidas sobre como arquivar um novo lote de documentos? Precisa de uma busca específica? O fornecedor disponibiliza canais de atendimento (gerente de conta, suporte por telefone, chat) para ajudar prontamente. Muitos problemas cotidianos (como “não encontro tal documento, vocês podem verificar se foi guardado?”) são resolvidos facilmente consultando o sistema deles. Essa parceria de longo prazo garante que sua gestão documental se mantenha atualizada e eficiente.

Em suma, o funcionamento do serviço terceirizado de guarda de documentos é pensado para ser o mais cômodo possível para o cliente. A empresa especializada cuida de todo o trabalho pesado, transporte, organização, segurança, entregas – enquanto você usufrui dos resultados: ambiente de trabalho livre de papelada, documentos protegidos e a informação sempre acessível quando precisar.

Um ponto adicional: hoje é comum integrar a guarda terceirizada com soluções digitais. Por exemplo, ao contratar o serviço, muitas empresas já providenciam a digitalização de documentos importantes e a implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Assim, a terceirização pode ser um passo decisivo rumo ao arquivo digital. Se sua empresa tiver essa demanda, vale buscar fornecedores que ofereçam plataformas tecnológicas robustas. 

Aqui na eBox Digital, por exemplo, unimos a guarda física e digital: todos os documentos que armazenamos podem ser disponibilizados em nosso portal seguro, e também oferecemos um sistema GED próprio para gestão eletrônica completa. Além disso, contamos com serviço de digitalização de documentos com certificação digital (conforme o Decreto Federal nº 10.278/2020), o que garante cópias digitais autênticas com o mesmo valor legal dos originais em papel. 

Essa combinação de guarda terceirizada + digitalização + GED permite que o cliente tenha o melhor dos dois mundos: o acervo físico bem cuidado e o acesso online imediato aos arquivos digitalizados, reduzindo ainda mais a circulação de papéis.

Como escolher uma empresa de guarda de documentos terceirizada

Decidido a terceirizar? Antes de fechar contrato, é crucial escolher bem a empresa parceira, pois será a guardiã dos seus documentos valiosos. Atualmente existem diversos fornecedores de gestão documental no mercado, e nem todos oferecem o mesmo nível de serviço. Veja dicas e critérios importantes para avaliar ao contratar um serviço de guarda de documentos:

Segurança e infraestrutura oferecida

Verifique se a empresa possui instalações adequadas e robustas. Isso inclui galpões com sistema de segurança 24 horas (controle de acesso, vigilância armada ou monitorada, alarmes), sala-cofre ou áreas protegidas para documentos extremamente sensíveis, sistemas contra incêndio (sensores de fumaça, sprinklers especiais para papel), controle de clima (temperatura e umidade) e medidas como controle de pragas. 

Peça para conhecer (ainda que virtualmente) o local de armazenamento. Uma empresa séria terá orgulho em mostrar sua infraestrutura moderna. Não arrisque seus documentos em locais improvisados, a segurança física é a base de tudo nesse serviço.

Certificações e conformidade legal

Dê preferência a fornecedores que tenham certificações reconhecidas de qualidade e segurança, como a ISO 27001 (gestão de segurança da informação) e ISO 27701 (privacidade de dados), por exemplo. Certificações indicam que a empresa segue padrões internacionais para proteger informações. Informe-se também sobre as políticas de compliance do prestador: eles estão alinhados à LGPD? Têm termos de confidencialidade com funcionários?

 Faça perguntas como: “O que acontece se houver um incidente de dados?” ou “Como vocês garantem o sigilo dos documentos armazenados?”. Empresas organizadas terão respostas claras, procedimentos documentados e talvez até um DPO (encarregado de proteção de dados) em sua equipe. 

Além disso, pergunte sobre a adesão a normas técnicas de gestão documental (por exemplo, seguem recomendações do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, no manuseio e guarda?). A conformidade legal deve ser levada a sério, pois no fim do dia sua empresa continua responsável pelos dados mesmo terceirizando. Certifique-se de que o parceiro te ajudará a ficar 100% dentro da lei.

Tecnologia, rastreabilidade e acesso digital

Um diferencial enorme entre fornecedores é o nível de tecnologia empregada. Priorize empresas que ofereçam um sistema de gestão on-line para seu acervo. Esse sistema deve permitir que você consulte um inventário dos documentos guardados e faça solicitações de retirada ou digitalização de forma fácil. Veja se a empresa utiliza identificação via código de barras ou RFID nas caixas, o que garante rastreabilidade total. 

Quanto mais automatizado, menor a chance de extravios ou erros humanos. Outro ponto: eles possuem integração com GED ou entrega digital de documentos? Por exemplo, se você quiser migrar parte do acervo para formato eletrônico, o fornecedor tem capacidade de escanear e indexar documentos com qualidade (OCR, certificação digital etc.)? Hoje, ter acesso remoto aos documentos é fundamental, então o parceiro ideal deve ser aquele com uma plataforma digital segura e estável, talvez até com aplicativos ou integração via API, dependendo da necessidade. 

Peça uma demonstração do software/portal se possível, para avaliar a usabilidade. Lembre-se: você estará confiando os documentos a terceiros, mas deve continuar no controle das informações através da tecnologia.

SLA, rapidez e serviços adicionais

 Analise os Acordos de Nível de Serviço (SLA) propostos. Em quanto tempo a empresa se compromete a entregar um documento solicitado? Há opções de emergência (por exemplo, entrega em 2 horas na mesma cidade)? E nos casos de digitalização sob demanda, qual o prazo? 

Essas condições devem estar em contrato. Também avalie os horários de atendimento, idealmente, o parceiro deve atender em horário comercial amplo e ter plantão para urgências. Leve em conta a localização física dos centros de armazenamento: estão em regiões de fácil acesso e logística rápida para a sua matriz/filiais? Por exemplo, se sua empresa fica em São Paulo, um arquivo localizado na Grande São Paulo pode entregar documentos rapidamente; já se o arquivo for em outro estado, pode demorar dias via transporte. Portanto, proximidade geográfica ou alternativas ágeis (moto-frete, digitalização) importam. 

Além disso, confira que serviços complementares o fornecedor oferece: consultoria em gestão documental, organização de arquivos in loco, elaboração de tabelas de temporalidade, destruição certificada de documentos, treinamento de funcionários, entre outros. 

Uma empresa completa poderá te ajudar não apenas guardando caixas, mas com soluções integradas de gestão de documentos e processos (às vezes chamadas de BPO documental). Pense nas necessidades do seu negócio e veja se o fornecedor tem pacote adequado.

Reputação, experiência e transparência nos custos

 Por fim, pesquise o histórico da empresa. Há quanto tempo atua no mercado? Qual o porte (quantos documentos ou clientes ela já gerencia)? Busque cases ou depoimentos de clientes atuais, muitas empresas listam clientes atendidos, segmentos de atuação e depoimentos em seu site. Isso dá confiança de que sabem o que fazem. Verifique também se o fornecedor já teve incidentes conhecidos (por exemplo, busque notícias de problemas ou multas, é bom saber). 

Dê preferência para empresas que tenham experiência no seu setor (por exemplo, especialistas em arquivos médicos, ou financeiros, etc., se for o caso). Em relação a custos, peça um orçamento detalhado e entenda a política de preços: normalmente há cobrança mensal por caixa armazenada, mais tarifas por serviços (entrega, digitalização avulsa, caixas recebidas, etc.). 

Tudo deve ser transparente e sem surpresas. Desconfie de propostas com preço muito baixo sem clareza, ou de contratos extremamente longos e engessados. O ideal é um parceiro com preço justo, contrato flexível (você pode ajustar o volume se precisar) e que valorize o relacionamento de longo prazo. Lembre-se, você está confiando ativos importantes (seus documentos) a essa empresa, escolha alguém que passe confiança, profissionalismo e boa comunicação desde o primeiro contato.

Seguindo os critérios acima, você aumentará bastante a chance de escolher uma empresa de guarda de documentos que atenda às expectativas e cuide bem do seu acervo. Faça todas as perguntas necessárias durante o processo de seleção. Um fornecedor sério terá prazer em esclarecer e até mostrar na prática como funciona o serviço. 

Compare opções, visite instalações se possível e priorize a qualidade e a segurança acima de tudo, pois o barato pode sair caro quando se trata de patrimônio documental. Com a empresa certa, a terceirização será tranquila e benéfica por muitos anos.

Terceirização da guarda de documentos

A terceirização da guarda de documentos emerge como uma solução inteligente para empresas que desejam reduzir custos, ganhar eficiência e minimizar riscos na gestão de arquivos. Ao longo deste guia, vimos que manter documentos importantes trancados em depósitos internos pode parecer controle, mas na verdade pode estar consumindo recursos valiosos da sua organização e expondo você a problemas legais e operacionais. Por outro lado, confiar esse trabalho a especialistas permite que sua empresa se concentre no que faz de melhor, enquanto profissionais cuidam para que cada papel esteja seguro, bem organizado e disponível quando necessário.

Portanto, se você se identifica com os desafios descritos – espaço de arquivo lotado, dificuldade para encontrar documentos, preocupação com segurança ou conformidade –, talvez seja o momento de dar o próximo passo e experimentar os benefícios da guarda terceirizada. Imagine seu escritório livre de arquivos pesados, seus funcionários acessando informações rapidamente por um portal online e auditorias sendo atendidas sem stress porque tudo está em ordem. Esse cenário está ao seu alcance com um parceiro de gestão documental adequado.

Esperamos que as dicas sobre como contratar uma empresa de guarda de documentos sejam úteis para você fazer uma escolha informada e segura. Lembre-se: avalie bem a infraestrutura, a tecnologia, as certificações e a reputação do fornecedor. Uma decisão bem tomada agora vai garantir que, no futuro, seus documentos permaneçam protegidos e sua empresa fique longe de imprevistos relacionados a informações perdidas ou vazadas.

Em resumo, terceirizar a guarda de documentos vale a pena quando buscamos economia, segurança e profissionalismo. Trata-se de um investimento estratégico para organizações que enxergam a gestão documental não apenas como despesa, mas como parte fundamental da governança de dados e conteúdos corporativos. Ao dar esse passo, você estará modernizando processos e adotando uma prática já consagrada entre empresas de sucesso.

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FAQ- Perguntas frequentes sobre terceirização da guarda de documentos:

O que é guarda terceirizada de documentos?
É o armazenamento de documentos da sua empresa em uma companhia especializada, fora das suas instalações. Isso significa que uma prestadora de serviço assume a responsabilidade de guardar, proteger e gerenciar seus arquivos (contratos, pastas, notas fiscais etc.) em locais seguros e apropriados. Na guarda terceirizada, seus documentos ficam em um ambiente monitorado, com controle de acesso e infraestrutura adequada, e você pode requisitá-los a qualquer momento quando precisar consultá-los.

Quais as vantagens de terceirizar a guarda de documentos?
São diversas. As principais vantagens incluem redução de custos (você economiza espaço físico e gastos operacionais internos), mais segurança (locais com vigilância 24h, proteção contra incêndios e acesso restrito, diminuindo riscos de perda ou roubo de informações), compliance facilitado (o parceiro ajuda a cumprir prazos de retenção legal e proteger dados conforme a LGPD), acesso ágil (buscar um documento no sistema do fornecedor é muito mais rápido do que procurar em um arquivo físico desorganizado) e foco no core business (sua equipe não perde tempo com gestão de arquivos, podendo se dedicar às atividades-fim da empresa). Em resumo, terceirizar profissionaliza a gestão documental e traz economia e tranquilidade.

Quando vale a pena terceirizar a guarda de documentos da empresa?
Vale a pena em especial quando manter um arquivo interno se torna problemático ou caro. Por exemplo: se o volume de documentos é grande e está ocupando muito espaço útil; se os funcionários têm dificuldade para encontrar documentos importantes ou já ocorreram perdas/extravio de arquivos; se os custos com arquivo (sala, estantes, pessoal) estão pesando no orçamento; ou se sua empresa lida com informações confidenciais e precisa de segurança reforçada e conformidade com regulações como a LGPD. Nesses casos, a terceirização compensa muito. Empresas em crescimento ou que passam por transformação digital também costumam terceirizar para facilitar a digitalização do acervo e a integração com sistemas eletrônicos. Já organizações bem pequenas, com poucos documentos, às vezes conseguem gerenciar internamente, mas à medida que o negócio cresce, terceirizar passa a ser a melhor opção.

Como escolher uma boa empresa de guarda de documentos?
Você deve avaliar alguns pontos-chave. Primeiro, cheque a infraestrutura de segurança: instalações com controle de acesso, vigilância, proteção contra incêndios e ambiente adequado para preservação de papéis (controle de umidade/temperatura). Segundo, experiência e credibilidade: há quanto tempo a empresa atua, quais clientes atende, se possui certificações como ISO 27001 (segurança da informação) e referências positivas no mercado. Terceiro, a tecnologia oferecida: é importante que disponibilizem um sistema para você gerenciar seus documentos remotamente, com rastreamento de cada caixa (uso de código de barras/RFID) e opção de solicitar entregas ou digitalizações online. Além disso, avalie os SLA’s (tempo de atendimento aos pedidos), a localização dos centros de armazenamento (que impacta no tempo de entrega física) e a transparência nos custos. Uma boa empresa vai explicar claramente sua tabela de preços e serviços inclusos, sem pegadinhas. Faça perguntas, visite as instalações se possível e opte por quem demonstrar profissionalismo, segurança e boa comunicação.

Quanto custa terceirizar a guarda de documentos?

O custo depende do volume de documentos e dos serviços contratados, mas geralmente é cobrado um valor

mensal por unidade armazenada

(por caixa, pasta ou documento) mais taxas por serviços extras (como entregas, digitalizações avulsas, material de embalagem etc.). Para dar uma ideia: você paga, por exemplo, uma quantia fixa por mês para cada caixa armazenada no depósito do fornecedor. Esse valor costuma ser

bem menor

do que o custo implícito de manter aquela caixa na sua empresa (considerando espaço, mobiliário, segurança e mão de obra interna). Além disso, há a vantagem de transformar um custo fixo em variável – se você reduzir a quantidade de documentos, paga menos, e só aumenta o investimento conforme sua necessidade cresce. Alguns fornecedores cobram também uma taxa única de implantação (para coleta e indexação inicial do acervo). No geral, terceirizar a guarda é acessível mesmo para empresas de médio porte, e o

ROI vem da economia de espaço e ganho de produtividade

. A melhor forma de saber o custo exato é solicitando uma proposta sob medida, pois cada caso varia. Considere que no custo estão embutidos segurança, infraestrutura e serviço especializado – o que, comparado aos riscos e despesas de tocar um arquivo por conta própria, tende a valer muito a pena.