Empresa de digitalização de documentos: 7 dicas para escolher o parceiro ideal

Procurando a empresa de digitalização de documentos ideal para o seu negócio? Escolher o parceiro certo faz toda a diferença na transformação digital e na segurança dos seus arquivos. Uma boa empresa especializada converte pilhas de papel em arquivos digitais confiáveis, garantindo acesso rápido às informações e proteção contra perdas. Mas como identificar a melhor empresa de digitalização em meio a tantas opções no mercado? Neste guia, apresentamos os principais critérios e dicas para escolher uma empresa de digitalização de documentos que atenda às suas necessidades, com qualidade, segurança e ótimo custo-benefício. 

Prepare-se para transformar seus documentos físicos em ativos digitais valiosos e impulsionar a eficiência do seu negócio.

Por que contratar uma empresa de digitalização de documentos? 

• Tecnologia especializada: Empresas dedicadas possuem scanners de alta performance e software de OCR avançado, garantindo imagens nítidas e documentos pesquisáveis (texto selecionável).

• Agilidade e produtividade: Com uma equipe treinada, a digitalização terceirizada é mais rápida. Assim, sua equipe interna foca no core business enquanto os especialistas cuidam dos arquivos.

• Segurança e confidencialidade: Fornecedores confiáveis adotam protocolos rigorosos de segurança da informação, mantendo dados sigilosos protegidos durante todo o processo.

• Conformidade legal: Uma empresa experiente conhece as leis e normas (como o Decreto Federal nº 10.278/2020) e assegura que os documentos digitalizados tenham validade jurídica, permitindo até o descarte seguro dos papéis originais.

Como escolher a empresa de digitalização de documentos ideal

Antes de fechar contrato, avalie cuidadosamente alguns critérios importantes. Confira 7 dicas essenciais para selecionar a melhor empresa de digitalização para o seu projeto:

1. Experiência comprovada e reputação no mercado

Dê preferência a fornecedores com experiência sólida em projetos de digitalização de documentos. Verifique há quantos anos a empresa atua no mercado e se já atendeu clientes de porte e segmentos semelhantes ao seu. Uma empresa de digitalização conceituada geralmente apresenta cases de sucesso ou depoimentos de clientes satisfeitos. 

Pesquise a reputação: avalie avaliações online e peça referências. Uma trajetória consistente indica capacidade de cumprir o que promete e de lidar com volumes e desafios variados sem surpresas desagradáveis. Empresas experientes também tendem a seguir melhores práticas e entregar resultados mais confiáveis.

2. Recursos tecnológicos e qualidade na digitalização

A qualidade técnica do serviço é fundamental. Informe-se sobre os equipamentos e softwares que a empresa utiliza: scanners profissionais de alta performance proporcionam imagens em alta resolução, e o uso de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) permite transformar arquivos em PDFs pesquisáveis (você poderá localizar palavras dentro do documento digital). Peça uma amostra ou teste de digitalização para avaliar nitidez, cores e legibilidade dos documentos convertidos. Verifique também em quais formatos os arquivos serão entregues, formatos como PDF/A ou TIFF garantem longevidade e conformidade arquivística. 

Além disso, confirme se o fornecedor oferece indexação dos documentos (organizando e nomeando arquivos conforme categorias, datas ou outros critérios relevantes). Outra vantagem é quando a empresa disponibiliza uma plataforma de gestão eletrônica de documentos (GED) ou integra os arquivos digitalizados ao seu sistema já existente. Assim, você acessa tudo de forma rápida e centralizada, sem precisar migrar dados manualmente.

3. Segurança da informação e confidencialidade

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Ao lidar com documentos corporativos, a segurança não pode ser negligenciada. Avalie as medidas de segurança da informação adotadas pela empresa. Nos aspectos físicos, se os documentos saírem do seu escritório, eles serão armazenados e manuseados em instalações seguras, com controle de acesso e vigilância 24 horas. Do lado digital, verifique se o fornecedor utiliza criptografia durante o transporte e o armazenamento dos arquivos, garantindo que ninguém não autorizado tenha acesso aos dados. 

Certificações de segurança como a ISO 27001 são um ótimo indicativo de que a empresa segue padrões internacionais de proteção de dados. Também é importante que a equipe envolvida assine termos de confidencialidade e seja treinada em sigilo, principalmente ao lidar com informações sensíveis (financeiras, de RH, jurídicas etc.). Prefira um parceiro que trate seus documentos com máxima confidencialidade e possua planos de contingência para incidentes, assim, você tem tranquilidade de que seus arquivos estão em boas mãos do início ao fim do projeto.

4. Conformidade legal e qualidade certificada

Digitalizar documentos com validade jurídica requer atenção às normas. As melhores empresas dominam as exigências legais, como o Decreto 10.278/2020, que estabelece requisitos técnicos para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original. Isso inclui resolução mínima, reprodução fiel de cores, metadados adequados e, em alguns casos, aplicação de certificação digital ou hashes de integridade nos arquivos. Verifique se o prestador segue essas diretrizes e se fornece documentação de conformidade após o serviço (por exemplo, um laudo técnico ou certificado de digitalização atestando a fidelidade dos arquivos). 

Além disso, procure certificações de qualidade como ISO 9001, que indicam processos auditados e padronizados, garantindo que cada página será tratada com cuidado e precisão. Uma empresa realmente alinhada às leis também vai orientar você sobre prazos de guarda obrigatórios e sobre o descarte seguro dos documentos físicos após a digitalização, ajudando sua organização a permanecer em compliance. Esse conhecimento legal evita riscos de descumprir obrigações e dá segurança para eliminar papéis sem receio quando possível.

5. Capacidade de atendimento e logística do projeto

Analise se a empresa tem capacidade operacional para atender ao seu volume de documentos no prazo necessário. Para projetos grandes, pergunte qual é a produção diária (quantas páginas ou caixas conseguem digitalizar por dia) e quantos scanners e funcionários dedicados estarão envolvidos. Uma estrutura robusta evita atrasos e gargalos.

Considere também a logística: a empresa atua na sua região ou oferece serviço in loco? Alguns fornecedores recolhem os documentos no seu endereço e realizam o transporte com segurança até o bureau de digitalização, verifique se isso está incluído e como é feito (embalagem adequada, transporte rastreado, protocolos contra extravio). Entenda como será o fluxo de trabalho: haverá alguma ordem de prioridade? Eles conseguem digitalizar primeiro documentos urgentes caso você precise de algo com mais rapidez? Outro ponto crucial é a preparação dos arquivos: empresas profissionais cuidam de etapas prévias como remover grampos e clipes, alinhar páginas e limpar impurezas antes de escanear, garantindo que nada fique de fora ou ilegível. 

Essa organização prévia, aliada a um planejamento alinhado ao seu cronograma interno, são sinais de um parceiro comprometido em não interromper suas operações durante o processo.

6. Flexibilidade e suporte ao cliente

Cada empresa tem necessidades específicas, e o fornecedor ideal deve ser flexível para se adequar a elas. Prefira uma empresa disposta a personalizar o serviço: seja adaptando campos de indexação aos termos do seu negócio, aceitando documentos de diversos formatos e tamanhos (desde pequenos recibos até plantas e mapas em grande formato), ou ajustando o cronograma de acordo com seus horários de funcionamento para minimizar impactos na rotina. 

O atendimento ao cliente também faz diferença, desde o primeiro contato, avalie se a equipe é solícita, esclarece suas dúvidas técnicas e demonstra entender suas dores. Um bom parceiro oferecerá suporte durante e após a digitalização, auxiliando em eventuais problemas (por exemplo, ajudando a localizar um documento específico no acervo digital ou esclarecendo como usar a plataforma fornecida). Essa atenção pós-projeto demonstra compromisso com seu sucesso.

Lembre-se: digitalizar arquivos é parte de uma transformação maior, então contar com um fornecedor que atue quase como um consultor durante a jornada torna tudo mais fácil e seguro.

7. Custo-benefício e retorno do investimento

Por fim, avalie as propostas pelo custo-benefício. É tentador decidir apenas pelo menor preço, mas desconfie de valores muito abaixo da média, a economia pode significar atalhos que comprometem qualidade ou segurança. Analise o escopo incluído: o orçamento cobre apenas o escaneamento ou inclui também organização, mídia de entrega, acesso a sistema online e treinamento da sua equipe? Considere que digitalizar documentos traz economia de espaço físico, agilidade nas rotinas e redução de riscos de extravio ou multas por documentos perdidos. Tudo isso contribui para um retorno sobre o investimento (ROI) positivo em pouco tempo. Por exemplo, um estudo da Gartner aponta que um colaborador leva em média 18 minutos para encontrar um único documento em papel no arquivo físico. Com os arquivos digitalizados e indexados, essa busca passa a ser feita em segundos, liberando a equipe de trabalhos manuais improdutivos.

Na hora da decisão, pese o valor agregado que cada empresa oferece. Investir em um parceiro qualificado, que entregue segurança e eficiência, provavelmente gerará mais retorno no longo prazo do que optar por um serviço improvisado. Pense nos benefícios duradouros e na tranquilidade que um fornecedor de confiança proporcionará ao seu negócio.

Perguntas frequentes sobre digitalização de documentos

Quanto custa o serviço de digitalização de documentos?

O custo varia conforme o projeto. Geralmente as empresas cobram por página digitalizada ou por hora de serviço, dependendo do volume e da complexidade. Fatores como o estado dos documentos (se precisam de mais preparação), o nível de indexação desejado (simples ou detalhada), a urgência do prazo e serviços adicionais (como mídias de backup ou integração a um sistema) influenciam no preço. É recomendável solicitar orçamentos detalhados de mais de um fornecedor, comparando o que cada um inclui. Lembre-se de avaliar o custo-benefício: um valor um pouco maior pode valer a pena se incluir segurança reforçada, alta qualidade e suporte completo na entrega.

Posso descartar os documentos físicos após a digitalização?

Em muitos casos, sim – mas é preciso seguir requisitos legais para que os arquivos digitais tenham o mesmo valor do original. No Brasil, o Decreto nº 10.278/2020 define padrões técnicos (resolução da imagem, formato de arquivo, integridade e metadados) para a digitalização com valor legal. 

Se a empresa contratada seguir essas normas e, preferencialmente, aplicar uma certificação digital ou hash de verificação em cada arquivo, seus documentos digitalizados serão considerados cópias fiéis dos originais. Assim, os papéis podem ser descartados com segurança, exceto em situações específicas exigidas por lei (alguns documentos públicos ou históricos podem requerer preservação física). Sempre peça orientação ao fornecedor sobre essa etapa. Um bom parceiro irá orientar sobre o descarte adequado e poderá até oferecer destruição segura de documentos como parte do serviço.

Quanto tempo leva todo o processo de digitalização?

O prazo depende da quantidade de documentos e da estrutura da empresa contratada. Projetos pequenos (algumas pastas ou caixas) podem ficar prontos em poucos dias, enquanto grandes acervos podem levar semanas ou meses. Na média, um bureau bem equipado consegue digitalizar milhares de páginas por dia.

A duração total também inclui etapas de preparação (organizar e remover materiais dos documentos), o transporte dos arquivos (caso seja realizado fora da sua empresa) e o processamento pós-digitalização (indexação, controle de qualidade e disponibilização dos arquivos).

Ao solicitar um orçamento, pergunte sobre o cronograma estimado. Forneça ao fornecedor o volume aproximado (número de caixas, pastas ou páginas) para que ele dimensione o tempo de forma realista. Um bom parceiro apresentará um planejamento que atende aos seus prazos, podendo inclusive priorizar documentos mais urgentes primeiro.

Não seria melhor digitalizar internamente com minha equipe?

Digitalizar internamente pode parecer econômico à primeira vista, mas raramente é eficiente quando há grande volume envolvido. Considere que seria necessário adquirir scanners profissionais (equipamentos caros), treinar colaboradores para manusear e indexar corretamente os arquivos e, ainda, tirar essas pessoas de suas atividades habituais para focar no projeto de digitalização. 

Empresas especializadas já têm infraestrutura pronta, pessoal experiente e processos otimizados, o que se traduz em menos erros e mais rapidez. Além disso, elas garantem padrões de qualidade e segurança difíceis de replicar internamente (como controle de qualidade rigoroso em cada imagem, backups imediatos e cumprimento de normas legais). Para volumes pequenos e esporádicos, fazer por conta própria pode funcionar; mas para projetos significativos, a terceirização costuma ser a melhor escolha em termos de custo-benefício e resultado final.

Dê o próximo passo na sua transformação digital  

Ao considerar todos esses fatores, você estará preparado para escolher uma empresa de digitalização de documentos que seja sua parceira na transformação digital. Lembre-se de que a decisão vai além do preço: envolve confiança, qualidade e compromisso com os resultados. Com o fornecedor certo, seus arquivos físicos se tornam digitais de forma segura, rápida e eficiente, abrindo caminho para um ambiente de trabalho sem papéis e processos muito mais ágeis.

Agora é a hora de dar o próximo passo.

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