Guarda de documentos empresariais: armazenamento seguro e compliance garantido

Manter os documentos empresariais bem guardados não é apenas questão de organização, é uma necessidade estratégica para proteger o negócio. A guarda de documentos empresariais refere-se ao armazenamento seguro e organizado de todos os arquivos corporativos (físicos ou digitais) pelo tempo determinado em lei. Uma empresa que arquiva corretamente seus contratos, notas fiscais, registros contábeis e trabalhistas evita surpresas desagradáveis, como multas por descumprir prazos de retenção ou falta de provas em auditorias e processos judiciais. Em outras palavras, documentos bem guardados garantem a segurança jurídica e a conformidade da empresa.

Além disso, uma boa gestão documental traz benefícios operacionais claros. Segundo pesquisas da IDC e PwC, gestores chegam a desperdiçar um mês por ano apenas procurando informações mal arquivadas, e funcionários perdem em média 2 horas diárias procurando documentos físicos perdidos ou pastas desorganizadas. Esses números alarmantes mostram como uma guarda ineficiente impacta diretamente a produtividade e gera custos desnecessários. Para evitar esse cenário, é fundamental adotar práticas inteligentes de arquivamento e, quando possível, contar com soluções tecnológicas ou especializadas em gestão de documentos.

Neste guia completo, você verá: os tipos de documentos que sua empresa deve armazenar e por quanto tempo, as melhores práticas para guardar arquivos físicos com segurança, as vantagens de terceirizar a guarda de documentos com profissionais e respostas para dúvidas comuns sobre o assunto. Acompanhe e proteja seus arquivos corporativos com eficiência e tranquilidade!

Guarda de documentos: o que armazenar e qual o prazo legal? 

Um dos principais desafios na gestão documental é saber quais documentos precisam ser guardados e por quanto tempo. A legislação brasileira define prazos mínimos de retenção para diversas categorias de documentos empresariais, visando assegurar fiscalização e direitos. Descumprir esses prazos pode levar a penalidades e riscos legais. Abaixo, resumimos os principais tipos de documentos corporativos e seus tempos de guarda geralmente exigidos:

Documentos fiscais e contábeis

Em geral, livros fiscais, notas fiscais, recibos, declarações tributárias e documentos contábeis devem ser mantidos por pelo menos 5 anos (prazo padrão de prescrição tributária) após o fato gerador do tributo. Isso inclui impostos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e documentação do Simples Nacional, por exemplo. Importante: Novas regulamentações (como o Ajuste SINIEF 02/2025 do CONFAZ) indicam que documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e etc.) precisam ser armazenados por 11 anos (132 meses), ampliando o prazo para adequar-se às obrigações do SPED. Ou seja, sua empresa deve se preparar para guardar notas fiscais eletrônicas por mais de uma década com integridade e acesso garantido.

Documentos trabalhistas e previdenciários

Devem ser guardados no mínimo por 5 anos após o término do vínculo empregatício, pois esse é o prazo em que um ex-colaborador pode entrar com reclamações trabalhistas comuns. Porém, alguns documentos específicos exigem períodos maiores:

• Contrato de trabalho, livro ou ficha de registro de empregados: guarda permanente (mantê-los arquivados indefinidamente, já que comprovam todo o histórico do funcionário).

• Documentos de FGTS: tradicionalmente recomendava-se guardar por 30 anos, pois até pouco tempo ações relacionadas ao FGTS podiam retroagir várias décadas. Apesar de mudanças jurisprudenciais recentes terem reduzido esse prazo para 5 anos, muitas empresas ainda optam por retenção prolongada de recibos e guias de FGTS por segurança.

• Laudos de saúde e segurança do trabalho (LTCAT, PPRA, PCMSO): alguns laudos ambientais e de medicina do trabalho devem ser guardados por até 20 anos ou mais, devido a possíveis reivindicações de insalubridade e previdência.

• Folhas de pagamento e registros de ponto: pelo menos 5 anos após a rescisão, pois servem de prova em eventuais reclamações sobre horas extras, salários ou verbas não pagas.

• Termos de rescisão, aviso-prévio e documentos de demissão: geralmente até 2 anos após a data da rescisão, que é o prazo prescricional trabalhista para entrar com ação (desde que não haja ações ajuizadas; caso contrário, guarde até o final do processo).

Documentos societários e legais

Atas de assembleia, contratos sociais, livros societários, estatutos e alterações contratuais devem ser mantidos permanentemente. Eles fazem parte da memória legal da empresa e podem ser requisitados a qualquer tempo para comprovar direitos, propriedade de cotas/ações ou decisões de sócios. Da mesma forma, patentes, registros de marca e documentos de propriedade intelectual também devem ser arquivados indefinidamente.

Documentos financeiros e contratos comerciais

Contratos com clientes e fornecedores, escrituras e documentos de imóveis, seguros e garantias costumam ter prazo de guarda de 5 a 10 anos após seu término. Por exemplo, contratos em geral prescrevem em 5 anos (Código Civil), mas é prudente guardá-los por pelo menos uma década, especialmente se envolverem obrigações de longo prazo. Comprovantes de pagamentos, extratos bancários e balanços financeiros devem ficar arquivados por pelo menos 5 anos, mas muitas empresas guardam demonstrações financeiras por 10 anos ou mais, para histórico e possíveis revisões.

Como armazenar documentos empresariais com segurança e organização?

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Conhecer os prazos legais é apenas parte do trabalho, é preciso garantir que os documentos sejam guardados em condições seguras e organizadas durante todo esse período. Documentos físicos podem deteriorar-se ou extraviar-se com o tempo se não houver cuidados adequados. Veja as melhores práticas para preservar seus arquivos empresariais de forma eficaz:

Ambiente apropriado

Escolha um local físico adequado para o arquivo morto da empresa. O espaço deve ser limpo, seco, arejado e protegido contra luz solar direta, umidade excessiva e pragas. Ambientes climatizados ou com controle de temperatura e umidade são os ideais para prevenir mofo, degradação do papel e danos causados por insetos ou roedores. Evite guardar caixas de documentos diretamente no chão, use estantes ou pallets para protegê-las de possíveis alagamentos e facilitar a limpeza.

Embalagens e acondicionamento adequados

Utilize caixas de arquivo de boa qualidade, pastas e embalagens apropriadas para armazenar os documentos. Caixas arquivo de papelão neutro ou plástico ajudam a padronizar a guarda e proteger os papéis da poeira e da luz. Identifique cada caixa/pasta com etiquetas claras (contendo uma descrição do conteúdo e datas) para facilitar a localização posterior. Evite dobrar ou amontoar documentos de forma desorganizada, papéis amassados ou mal acondicionados se deterioram mais rápido e dificultam a busca.

Organização e limpeza periódica

Estabeleça uma rotina de organização do arquivo. Classifique os documentos por categoria e data, mantendo junto apenas o que for relacionado. Dentro de caixas ou armários, separe por ordem cronológica ou alfabética conforme o caso. Realize inspeções e limpezas periódicas no arquivo físico, remover poeira, verificar se há sinais de umidade ou pragas, e reorganizar volumes que foram consultados. Essa manutenção preventiva preserva a integridade dos documentos ao longo dos anos. Lembre-se também de descartar de forma segura (shredding ou trituração) os documentos que já atingiram o prazo de guarda e não têm mais valor legal, liberando espaço e evitando acúmulo desnecessário.

Controle de acesso e segurança física

Restrinja o acesso ao local de guarda somente a pessoas autorizadas. Mantenha registros de entrada e saída de caixas ou pastas quando alguém retirar um documento, para assegurar rastreabilidade. Se possível, use armários ou salas trancadas. Em empresas com alto volume de documentos confidenciais, considerar um sistema de vigilância (câmeras) e alarmes contra incêndio e intrusão no arquivo é essencial. A segurança física evita tanto perdas acidentais quanto acessos indevidos a informações sensíveis.

Digitalização e tecnologia a favor

Aproveite a tecnologia para melhorar a gestão dos documentos. Digitalizar documentos importantes cria cópias de segurança e agiliza consultas, além de permitir armazenar dados na nuvem com proteção extra contra desastres físicos (incêndios, enchentes, etc.). Um documento digital pode ser encontrado em segundos via busca no computador, enquanto o papel poderia levar horas para localizar manualmente. Considere implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que indexe e organize as versões digitais dos arquivos. Assim, mesmo que o original físico esteja guardado, você acessa o conteúdo rapidamente pelo computador. 

Mas atenção: para jogar fora um documento físico original após digitalizá-lo, é preciso seguir requisitos legais estritos. O Brasil possui o Decreto Federal nº 10.278/2020, que regulamenta a digitalização certificada, com uso de certificado digital e metadados de autenticidade, para que o arquivo digital tenha a mesma validade jurídica do original. Portanto, digitalize com critério: use equipamentos de boa qualidade, faça OCR (reconhecimento de texto) e, se desejar eliminar o papel original, siga as normas do decreto para que o digitalizado tenha validade legal.

Empresas especializadas como a eBox oferecem digitalização conforme o Decreto 10.278/2020, garantindo que o PDF resultante seja inviolável e juridicamente válido (com certificado digital e metadados), o que dá segurança para descartar o papel.

Considere apoio profissional

Se o volume de documentos for grande ou a tarefa de organizar estiver fora de controle, contar com suporte especializado em gestão documental é uma opção inteligente. Empresas de guarda e gestão de documentos podem assumir desde a organização inicial do seu arquivo, passando pelo armazenamento seguro em instalações próprias, até serviços de busca e entrega sob demanda. Essa parceria profissional garante que todas as boas práticas acima sejam seguidas rigorosamente, sem sobrecarregar sua equipe interna. Veremos a seguir em detalhes como funciona a terceirização da guarda de documentos e por que ela pode ser a solução ideal para sua empresa.

Guarda interna vs. guarda terceirizada: qual é a melhor solução?

Ao decidir como armazenar seus documentos empresariais, você basicamente tem duas alternativas: manter um arquivo interno na própria empresa ou terceirizar a guarda para uma empresa especializada. Cada abordagem tem prós e contras, mas a tendência atual mostra que terceirizar a gestão documental traz vantagens significativas em segurança, eficiência e custo-benefício. Vamos comparar brevemente:

Armazenamento interno (próprio)

Inicialmente, parece conveniente guardar os arquivos nas dependências da empresa, em um almoxarifado ou sala de arquivo. Você tem controle direto e acesso rápido localmente. No entanto, com o crescimento do acervo, logo surgem desafios: falta de espaço físico, necessidade de investir em móveis (estantes, caixas) e infraestrutura adequada (climatização, segurança) e demanda de mão de obra para organizar e gerir os documentos. 

A equipe interna pode não ter treinamento arquivístico, resultando em organização falha e risco de perdas. Além disso, manter arquivos volumosos em área útil do escritório é caro, o metro quadrado comercial poderia ser aproveitado para atividades-fim em vez de armazenar papel. Também há riscos de segurança: poucos escritórios comuns possuem sistemas contra incêndio ou controle de acesso específicos para o arquivo morto. Ou seja, a empresa assume todos os riscos (danos, extravio, vazamentos de dados) e custos continuados para manter seus arquivos sozinha.

Guarda terceirizada (arquivo externo especializado)

Consiste em contratar uma empresa especializada em gestão documental para custodiar seus arquivos. Essa empresa dispõe de instalações próprias projetadas para armazenamento de documentos, com galpões climatizados, sistemas de segurança 24x7, controle de pragas, proteção contra incêndio e acesso restrito. Ao terceirizar, sua empresa libera espaço interno (que pode ser usado para mais estações de trabalho ou outras atividades produtivas) e também transfere a responsabilidade da preservação dos documentos para profissionais. 

Os provedores de guarda documental realizam a organização e catalogação do acervo no momento da recolha, criando registros detalhados de cada caixa ou documento, geralmente com uso de códigos de barra ou até tecnologia RFID para rastrear caixas e pastas. Assim, nenhum documento se perde, todo item guardado é identificado e localizável em sistema. 

Quando sua equipe precisar consultar um documento arquivado externamente, basta solicitar e a empresa de guarda providenciará a entrega rápida, seja física (entrega do original ou de uma cópia física via motoboy/courier) ou digital (escaneamento do documento e disponibilização via portal online seguro). Essa rapidez garante que, mesmo assim, a terceirização da guarda de documentos empresariais une o melhor dos dois mundos: você se beneficia da infraestrutura especializada e know-how do parceiro (que assegura preservação e compliance dos documentos) e ainda reduz custos e preocupações internamente. 

No próximo tópico, vamos nos aprofundar nas vantagens concretas de terceirizar e entender por que cada vez mais empresas estão adotando essa prática.

Vantagens de terceirizar a guarda de documentos empresariais

Contratar um serviço profissional de guarda de documentos vai muito além de “alugar um espaço para caixas”. Trata-se de investir na proteção do patrimônio informacional da empresa e otimizar a gestão documental de forma estratégica. Confira os principais benefícios e motivos para terceirizar a guarda dos seus arquivos corporativos:

Segurança máxima e preservação garantida

Empresas especializadas oferecem instalações de alta segurança para armazenar documentos. Pense em ambientes com monitoramento 24 horas, alarmes, controle de acesso rigoroso (só pessoal autorizado entra), câmeras CCTV e procedimentos auditáveis de manuseio. Além disso, as caixas ficam em galpões equipados com sistemas de combate a incêndio, sensores de fumaça, controle de temperatura e umidade e proteção contra pragas. 

Todo esse aparato dificilmente existe em um arquivo improvisado dentro da empresa. Assim, seus documentos ficam protegidos contra incêndios, enchentes, deterioração e roubo de maneira muito mais efetiva. O risco de extravio também despenca: empresas como a eBox utilizam tecnologia RFID (identificação por radiofrequência) para rastrear cada caixa ou até cada documento individual, garantindo que nada seja perdido ou colocado no lugar errado. Com esse nível de segurança e cuidado, seus arquivos permanecem íntegros e legíveis mesmo após anos guardados.

Conformidade legal e compliance facilitado

Um parceiro de guarda documental mantém você em dia com as obrigações legais. Essas empresas estão atualizadas sobre legislações de retenção documental, normas fiscais e trabalhistas. Elas sabem, por exemplo, que documentos X devem ser guardados por 5 anos, outros por 20, e assim por diante. Muitas oferecem relatórios e alertas de documentos prestes a vencer o prazo de guarda, sugerindo a autorização para descarte seguro conforme a lei. Isso evita que sua empresa elimine algo importante antes do tempo ou, ao contrário, guarde coisas além do necessário, ocupando espaço e aumentando risco de vazamento de dados. Adicionalmente, empresas sérias do ramo possuem certificações de segurança da informação, como a ISO 27001, o que atesta boas práticas no manuseio de informações confidenciais.

No caso da eBox, por exemplo, somos certificados ISO 27001 em serviços de digitalização e guarda física e digital, alinhados inclusive aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa certificação garante processos auditados de confidencialidade e integridade dos documentos. Em suma, terceirizar com um provedor certificado traz tranquilidade de compliance: você sabe que os documentos estarão armazenados conforme as normas e que dados sensíveis estarão protegidos de acordo com a LGPD e outras regulamentações.

Economia de espaço e redução de custos

“O metro quadrado da sua empresa é muito caro para armazenar documentos”, essa frase resume um ponto crucial. Manter um arquivo físico internamente consome espaço valioso que poderia ser utilizado para estações de trabalho, estoque de produtos ou outras funções essenciais. Ao terceirizar, você libera esse espaço. Muitas empresas conseguem reduzir gastos com aluguel ou expansão de imóveis ao mover arquivos volumosos para fora. Além disso, há economia direta em custos operacionais: não será necessário comprar estantes extras, caixas, equipamentos anti-incêndio, nem pagar horas extras de funcionários revirando papéis. Todos esses investimentos e despesas ficam diluídos no valor do serviço terceirizado. E esse valor muitas vezes se paga por si só, pense no custo de um documento perdido: a PwC estimou que cada documento extraviado pode custar cerca de US$120 (~R$600) em retrabalho e tempo perdido. 

Com a guarda profissional, as perdas são praticamente eliminadas, evitando retrabalho e melhorando a produtividade. Há também economia de pessoal: sua equipe interna de administração ou TI pode focar em atividades-fim, enquanto o parceiro cuida do arquivamento, da busca e da gestão dos documentos. O resultado é redução de custos ocultos (tempo de funcionários, retrabalhos, multas por compliance) e melhor alocação de recursos.

Agilidade no acesso e serviço sob demanda

Pode soar contraintuitivo, mas ter seus documentos off-site (fora da empresa) pode ser até mais ágil do que mantê-los em um arquivo físico interno mal organizado. Empresas de guarda documental possuem sistemas informatizados onde cada caixa ou documento recebe um código e descrição. Quando você precisa de algo, basta solicitar pelo portal online ou email/telefone, informando o código ou nome do documento, e rapidamente o item é localizado. 

Muitos parceiros oferecem entrega expressa, por exemplo, a eBox tem SLA (acordo de nível de serviço) para entregar documentos físicos solicitados em até poucas horas dentro da região metropolitana atendida. Melhor ainda, se você precisar apenas consultar o conteúdo, pode solicitar uma digitalização por demanda: a equipe localiza o documento físico no arquivo, escaneia imediatamente e disponibiliza o arquivo digital para você através do sistema GED ou email seguro. Isso significa acesso praticamente imediato à informação, sem precisar revirar caixas manualmente. 

Depoimentos de clientes confirmam essa agilidade: “Armazenar nossos prontuários antigos com a eBox nos ajudou a diminuir a ocupação de espaço físico e proporcionou mais segurança. Contamos também com o serviço de digitalização pontual – quando precisamos de um documento específico, solicitamos a digitalização e temos acesso rapidamente pelo portal eBox!” (Sabrina Braz, Coord. Adm. de Pessoal, cliente eBox). 

Em resumo, a terceirização bem estruturada garante que nenhum documento fique “inacessível”, pelo contrário, com ferramentas como sistemas de busca online, você “dá um Google” nos seus documentos e encontra o que precisa em segundos, 24 horas por dia.

Foco no core business e produtividade

Ao delegar a guarda documental para especialistas, sua empresa desonera funcionários que antes perdiam tempo gerenciando arquivos. Imagine quantas horas a equipe de RH ou Financeiro gastava arquivando pastas ou procurando comprovantes antigos, agora esse tempo é recuperado para tarefas estratégicas dessas áreas. A gestão documental passa a ser tratada de forma profissional paralela ao negócio, sem roubar a atenção do que realmente importa: atividades centrais como vendas, produção, atendimento etc. Segundo um estudo da ABGD (Associação Brasileira de Gestão de Documentos), empresas brasileiras perdem em média 19,5% da produtividade por conta de problemas na gestão de documentos. Ao adotar a terceirização e sistemas eficientes de GED, esse impacto negativo é drasticamente reduzido. Seus colaboradores ficam aliviados por não lidar mais com casos de papéis e encontram informações de forma rápida, aumentando a produtividade e satisfação interna. Em suma, terceirizar a guarda devolve tempo e foco à sua equipe e melhora a performance geral da empresa.

Serviços adicionais e gestão integrada

Empresas de guarda de documentos costumam oferecer um pacote completo de soluções em gestão documental. Isso pode incluir: indexação e catalogação especializada (arquivistas profissionais organizam seu acervo segundo técnicas adequadas), digitalização em massa de arquivos antigos (convertendo todo seu arquivo físico em digital), implantação de sistemas GED personalizados, armazenamento híbrido (guarda física aliada a plataforma digital de consulta), destruição segura de documentos sigilosos ao fim do ciclo de vida (com certificado de destruição) e até gestão de arquivos ativos (documentos correntes). 

Ao contratar um parceiro como a eBox, você pode resolver múltiplas necessidades: por exemplo, começar guardando fisicamente as caixas de documentos e, gradativamente, digitalizar lotes para migrar a operação para paperless (escritório sem papel). Ter todos esses serviços integrados em um só fornecedor traz sinergia e facilita a transformação digital do seu negócio. É como ter um departamento de gestão documental terceirizado, altamente especializado e flexível, a seu dispor.

Como funciona o serviço de guarda de documentos terceirizado na prática? 

Você deve estar se perguntando, na prática, como seus documentos saem da sua empresa e passam a ser gerenciados por um terceiro com segurança e controle. Vamos descrever brevemente o fluxo típico de um serviço de guarda de documentos empresariais profissional, para que você saiba o que esperar:

1. Análise inicial e coleta dos documentos

O processo começa com um levantamento do seu acervo atual. A empresa terceirizada geralmente envia um consultor ou equipe para entender o volume de documentos, tipos, datas e estado de organização. 

Em seguida, é agendada a coleta. Não importa se você tem algumas caixas ou um enorme arquivo, o parceiro se encarrega de transportar tudo com veículo adequado até o centro de armazenamento. Por exemplo, não se preocupe em tirar cada grampo ou arrumar as caixas perfeitamente; a empresa cuidará de embalar corretamente, se necessário, e lacrar todas as caixas para transporte seguro. 

A eBox, por exemplo, busca o arquivo no seu local com toda a logística planejada, garantindo que nada se perca na transferência.

2. Organização e indexação do acervo

Uma vez que os documentos chegam à instalação de guarda, inicia-se o processo de organização profissional. Especialistas em arquivologia e gestão documental irão classificar, ordenar e indexar seus documentos. Isso pode incluir separar por tipo (fiscais, RH, contratos), por ano ou departamento, conforme fizer sentido. Cada caixa recebe um código único (barcode ou RFID) e é registrada em um sistema de controle, com uma descrição do conteúdo. 

Se houver um nível de detalhe maior, podem indexar até o nível de pasta ou documento individual, criando um inventário completo do acervo. Essa etapa é crucial: significa que, dali em diante, qualquer documento poderá ser localizado através do sistema de forma precisa. Seus papéis, antes possivelmente bagunçados em armários, agora estarão padronizados e identificados. Ao final da indexação, você recebe relatórios ou acesso a um portal onde consegue visualizar o que foi guardado em cada volume.

3. Armazenamento seguro e gerenciamento contínuo

Com tudo catalogado, as caixas são alocadas nas estantes do armazém sob condições ideais. A empresa de guarda assume a custódia e passa a gerenciar esses documentos continuamente. Isso inclui monitorar o ambiente (temperatura, umidade), realizar controles periódicos e manter o sistema de gestão atualizado. Vale notar que nessa fase, se combinada em contrato, pode ocorrer a digitalização de documentos: alguns clientes optam por já digitalizar parte ou totalidade do acervo ao guardar, para ter cópias eletrônicas disponíveis. 

Na eBox, por exemplo, todos os documentos digitalizados recebem um Certificado Digital embutido e seguem o padrão legal, tornando-os substitutos fiéis dos originais em papel. Independentemente disso, os originais permanecem guardados fisicamente pelo tempo necessário. Importante: mesmo armazenados fora, os documentos continuam sendo propriedade da sua empresa. 

O guardião age como um fiel depositário, nada é feito sem sua autorização. Você pode inclusive auditar ou visitar as instalações se desejar conferir as condições de guarda (alguns clientes fazem visitas ao local de armazenamento para ver de perto a segurança aplicada).

4. Solicitação de retirada ou consulta

Quando precisar de algum documento guardado, basta usar os canais fornecidos. A maioria das empresas de guarda oferece um portal online onde você pesquisa pelo nome do documento, palavra-chave ou código e faz a solicitação de retirada. Se preferir, também é possível solicitar via telefone ou e-mail informando qual caixa ou documento necessita. Com essa solicitação, a equipe localiza rapidamente o item no armazém (usando o código no sistema) e o prepara para envio. As modalidades de acesso costumam ser:

• Retirada física: um motoboy ou veículo da empresa de guarda entrega a caixa ou documento no seu escritório. Após o uso, você devolve para que seja rearquivado.

• Digitalização sob demanda: a empresa escaneia o documento requisitado imediatamente e lhe envia um arquivo digital (geralmente via portal seguro, respeitando confidencialidade). Isso é muito prático para consultas rápidas.

• Consulta in loco: em alguns casos, se o acervo for grande, pode-se agendar para seu pessoal ir até a instalação consultar vários documentos lá mesmo, em uma sala de leitura apropriada, sem retirar os originais do local seguro.

Tudo é registrado, assim você sabe exatamente quem acessou o quê e quando, adicionando rastreabilidade.

5. Descarte seguro no fim do ciclo

Conforme os documentos atingem o fim do prazo de guarda estabelecido, a empresa terceirizada pode auxiliá-lo no descarte seguro. Geralmente, eles enviam periodicamente listagens de caixas ou documentos que já ultrapassaram, por exemplo, os 5 anos obrigatórios. Com sua aprovação, esses itens são então destruídos de forma segura: triturados ou picotados, muitas vezes até com registro em vídeo ou acompanhamento, e destinando o resíduo para reciclagem.

Após o processo, fornecem um Certificado de Destruição atestando que os documentos foram eliminados conforme normas de confidencialidade. Esse serviço tira de você a preocupação de como descartar grandes volumes de papel confidencial corretamente (nada de mandar em lixo comum!). Assim, o ciclo se completa: os documentos que permaneceram guardados e protegidos pelo período devido têm um fim seguro, liberando espaço para novos arquivos que surjam.

Esse passo a passo pode variar um pouco conforme o fornecedor e as necessidades do cliente, mas em essência mostra que a terceirização da guarda é um processo bem estruturado e transparente. Sua empresa terá total controle sobre o que está armazenado e acesso facilitado, enquanto o parceiro cuida da parte pesada (logística, ordem, segurança). Muitas vezes, após experimentar essa modalidade, as empresas se perguntam por que não fizeram isso antes – a tranquilidade de saber que “os documentos, deixe com a gente”, como diz o time da eBox, permite que você se concentre em fazer o negócio crescer.

O que considerar ao escolher uma empresa de guarda de documentos?

Decidiu terceirizar a guarda de documentos? Excelente escolha! Mas é importante selecionar um parceiro confiável e alinhado às necessidades do seu negócio. Aqui estão alguns critérios essenciais ao avaliar empresas de guarda de documentos empresariais:

Infraestrutura e segurança

Verifique se a empresa possui instalações adequadas, galpões seguros, climatizados, com controle de umidade, sistemas anti-incêndio (detectores de fumaça, sprinklers) e segurança física (monitoramento por câmeras, vigilância, acesso controlado). Peça para conhecer (mesmo que virtualmente) o local onde seus documentos ficarão. Isso dá confiança de que o ambiente é profissional. Entenda também a tecnologia empregada: eles usam códigos de barra ou RFID para controle? Tem portal online para busca de documentos? Empresas que investem em tecnologia de gestão documental proporcionam um serviço mais ágil e preciso.

Certificações e compliance

Dê preferência a fornecedores com certificações reconhecidas, como ISO 27001 (segurança da informação) e ISO 9001 (gestão da qualidade). Certificações demonstram compromisso com processos bem definidos e auditados. Informe-se se estão adequados à LGPD, eles têm políticas de proteção de dados pessoais dos documentos arquivados? Também questione sobre políticas de confidencialidade: todos os funcionários assinam termos de sigilo? Essas medidas são fundamentais para confiar seus arquivos, que podem conter dados sensíveis, a um terceiro.

Experiência e reputação

Há quanto tempo a empresa atua em gestão documental? Quem são os clientes dela? Procure cases ou depoimentos de clientes de porte similar ao seu. Uma empresa experiente entende as dores de diferentes setores (saúde, financeiro, indústria, etc.) e provavelmente já viu cenários parecidos com o seu. 

Por exemplo, a eBox Digital iniciou em 2015 e hoje tem mais de 300 clientes e 170 milhões de documentos sob gestão, incluindo empresas de grande porte de diversos segmentos, essa trajetória passa credibilidade. Pesquise avaliações e procure saber se cumpre prazos e se o atendimento é eficiente.

Serviços integrados

Avalie o portfólio de serviços oferecidos. Além de armazenar caixas, a empresa oferece digitalização de documentos? Disponibiliza um sistema GED para você acessar os arquivos digitais? Faz gestão de documentos ativos (rotina) ou só arquivo morto? Prefira um parceiro que possa acompanhar o crescimento da sua estratégia documental. Por exemplo, talvez agora você precise apenas de espaço para caixas, mas em breve queira digitalizar tudo, será ótimo se o mesmo fornecedor puder realizar isso sem você ter que buscar outro. Outros serviços úteis são: treinamento da sua equipe para usar o portal, consultoria em tabela de temporalidade, suporte para projetos de redução de papel, etc. Quanto mais completa a solução, maior o valor agregado para sua empresa.

Contratos e custos claros 

Por fim, revise o modelo de contratação. Normalmente há uma taxa mensal baseada no volume armazenado (por caixa ou metro cúbico) e nos serviços adicionais (coletas, entregas, digitalizações solicitadas, etc.). Um bom fornecedor será transparente nos preços e evitará surpresas. Verifique se o contrato prevê seguro em caso de sinistro (incêndio, enchente apesar de raríssimo, é importante saber que há cobertura). Pergunte também sobre os prazos de atendimento: em quanto tempo entregam um documento solicitado? Existem opções de urgência? As políticas de saída também são relevantes: se no futuro você quiser encerrar o contrato e retornar os documentos, como funciona a devolução? Empresas sérias têm tudo isso bem definido por escrito.

Tomando esses cuidados, você provavelmente encontrará um parceiro de guarda de documentos que atenda perfeitamente suas expectativas. Lembre-se de que se trata de confiar o legado documental da sua empresa a alguém, então, escolha quem trate esse acervo com o mesmo cuidado que você trataria. Felizmente, com a demanda crescente, o Brasil conta hoje com fornecedores modernos e capacitados para essa missão.

Segurança, eficiência e tranquilidade ao seu alcance 

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A guarda de documentos empresariais eficiente não é um luxo, mas uma necessidade para empresas que desejam crescer de forma organizada e em conformidade com a lei. Ao longo deste conteúdo, vimos que manter arquivos bem armazenados evita dores de cabeça legais, protege contra perdas irreparáveis de informação e ainda melhora a produtividade interna (menos tempo perdido procurando papéis!). Você descobriu as práticas recomendadas para preservar documentos físicos com segurança, conheceu os prazos legais de retenção dos principais arquivos e entendeu como funciona a terceirização da guarda – uma solução que combina infraestrutura especializada, tecnologia e know-how profissional para cuidar do seu acervo documental.

Agora é hora de agir: avalie a situação atual dos documentos na sua empresa e pense nos riscos de continuar como está. Arquivos desorganizados ou salas abarrotadas de papéis são uma bomba-relógio para qualquer negócio. Felizmente, a solução está a um passo. Empresas como a eBox Digital podem assumir essa responsabilidade por você, garantindo armazenamento seguro, acesso fácil e compliance total. Imagine a tranquilidade de saber que toda a papelada importante da sua empresa está guardada em local seguro, pronta para ser recuperada quando você precisar, sem esforços extras da sua equipe. Além disso, você abre caminho para a transformação digital, integrando a guarda física com sistemas digitais, reduzindo cada vez mais a dependência do papel.

Mantenha seus documentos seguros e sua empresa em conformidade. Não espere enfrentar uma perda de documento crucial ou uma multa para tomar providências. Fortaleça hoje mesmo a gestão documental do seu negócio e previna problemas futuros. Se você quer ajuda especializada nessa jornada, nós estamos prontos para ser seu parceiro.

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