Entenda lei de digitalização de documentos no Brasil

Já há alguns anos, faz parte da realidade das companhias a utilização de documentos digitalizados. A prática, prevista em lei desde 2012 no Brasil, ganhou novas fronteiras em 2016. Isso é uma grande evolução, pois os documentos eletrônicos representam comodidade, segurança e até mesmo redução de custos. Por isso é tão importante conhecer tudo a respeito deles. Neste artigo, conheça todo o respaldo que a lei de digitalização de documentos garante aos empresários para que adotem essa modalidade de gestão sem receios.

A visão anterior da lei de digitalização de documentos

A lei 12.682/12 é conhecida como uma iniciativa de nossos deputados para regularizar os processos de transformação de documentos em peças eletrônicas. Essa lei, ainda muito balizar, tinha como propósito equiparar certidões impressas e digitalizadas. Foi nossa primeira tentativa de dispor especificamente sobre o assunto desde a MP 2.200/2, que tratava da validação de documentos em geral. Sem dúvidas, um projeto importante que trouxe à luz alguns aspectos consideráveis, como garantir a validade das certidões digitalizadas. O texto da lei também dispunha a respeito da necessidade de certificação digital para comprovação de autenticidade. De acordo com o texto, as companhias e os órgãos públicos deveriam manter os originais preservados, conforme legislação referente à época.

A atualização da legislação

Em dezembro de 2016, o Senado Federal aprovou o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, de autoria do então senador Magno Malta (Partido da República, Espírito Santo), que apresentava atualização no entendimento a respeito de documentos eletrônicos. De acordo com o texto do projeto, os documentos digitalizados, desde que certificados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), passaram a ter exatamente o mesmo valor legal das cópias impressas originais. Essa é uma atualização de extrema importância, pois permite que o documento original seja excluído desde que a cópia digital tenha sido certificada. É um grande avanço que permite às companhias economizarem bastante com custos de arquivamento.

A segurança jurídica

Os processos de gestão eletrônica de documentos são sabidamente mais funcionais e têm custo-benefício muito vantajoso em comparação com as antigas práticas de arquivamento de certidões impressas. Além de darem maior segurança e confiabilidade às informações, uma vez que impedem a deterioração dos originais por manuseio ou ação do tempo, as cópias digitais permitem que as informações circulem de modo mais ágil e universal. Com o avanço da legislação que trata do assunto, os empresários podem ficar tranquilos em implantar esse tipo de prática, pois há amparo legal que garante a validação desses documentos. Isso minimiza o risco do investimento e possibilita ganho de tempo e dinheiro — que podem ser aplicados em outras demandas da companhia. Certamente o Brasil tem avançado em relação às possibilidades de utilização de cópias eletrônicas de certidões. As atualizações recentes na lei de digitalização de documentos são provas de que esse é um caminho sem volta e que as companhias que quiserem se manter competitivas têm que se planejar para isso. Quer ficar ainda mais por dentro do assunto? Saiba tudo a respeito da validade de documentos escaneados e esteja bem preparado para adotar essas importantes práticas em sua companhia!