Sustentabilidade na Gestão Documental: menos papel, mais benefícios para a empresa e o planeta
Transformação Digital
Vivemos numa era em que sustentabilidade e transformação digital caminham juntas. No contexto da gestão documental, isso significa migrar do papel físico para soluções digitais de forma consciente. Além de reduzir custos e burocracia, diminuir o uso de papel preserva recursos naturais e diminui o impacto ambiental.
Cada documento digitalizado é uma folha a menos consumida; cada processo eletrônico é uma etapa mais ágil e amiga do meio ambiente. A seguir, vamos entender os impactos do papel no meio ambiente e como uma gestão documental sustentável traz benefícios reais, tanto para sua empresa quanto para o planeta.
O impacto ambiental do excesso de papel nas empresas
Utilizar papel indiscriminadamente tem um custo ambiental alto. A fabricação de papel consome grandes quantidades de matéria-prima e energia. Estudos indicam que produzir 1 tonelada de papel consome cerca de 15 a 20 árvores e 100 mil litros de água, além de milhares de kWh de energia elétrica. Ou seja, aquele volume de documentos impressos no escritório representa árvores cortadas, água gasta e emissões geradas na produção.
Não é só a produção: o descarte também preocupa. Quando vai para o lixo, uma única tonelada de papel descartado gera até 18 kg de poluentes orgânicos e quase 90 kg de resíduos sólidos de difícil decomposição. Esses resíduos ocupam espaço em aterros e podem liberar gases e substâncias indesejadas no solo e na água. Em resumo, manter arquivos físicos volumosos e imprimir documentos sem necessidade contribui para o desmatamento, consumo excessivo de recursos hídricos e problemas de poluição.
Além do impacto ambiental direto, o uso excessivo de papel afeta a eficiência interna e o bolso da empresa. Estudos da PwC e Gartner mostram que uma pessoa chega a consumir 10 mil folhas de papel A4 por ano, e cerca de 3% do faturamento das empresas pode ser gasto apenas com papel, impressão e armazenamento. Ou seja, reduzir o papel não é apenas uma questão ecológica, mas também econômica e operacional. Felizmente, existe um caminho para reverter esse cenário: adotar a gestão documental sustentável, com processos digitais no lugar do papel.
Como a Transformação Digital reduz o uso de papel
Implementar processos digitais é a chave para uma gestão de documentos mais sustentável. Algumas medidas práticas incluem:
Digitalização de documentos físicos: Converter pastas e arquivos em papel para formato digital é um passo inicial fundamental. Com a digitalização de documentos, você libera espaço físico, elimina papéis antigos e facilita o acesso eletrônico às informações. Documentos digitalizados podem ser armazenados em sistemas eletrônicos seguros, reduzindo drasticamente a necessidade de imprimir ou copiar folhas. Vale lembrar que, no Brasil, documentos digitalizados conforme a lei (como o Decreto 10.278) têm validade legal equivalente ao original em papel, tornando o escritório sem papel uma realidade viável.
Uso de um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos): Adotar um sistema GED ou ECM permite gerenciar todos os arquivos em meio digital, com controle de versões, buscas rápidas e backup em nuvem. Isso substitui armários cheios de papéis por repositórios online. Com workflows digitais, formulários eletrônicos e assinaturas eletrônicas, processos inteiros deixam de consumir papel. Por exemplo, em vez de imprimir contratos para assinar, é possível assiná-los digitalmente com validade jurídica, evitando impressões e deslocamentos físicos.
Armazenamento e descarte seguro e sustentável: Mesmo após digitalizar, ainda é preciso lidar com os documentos físicos existentes. Aqui entra a política de descarte sustentável. Utilize serviços de destruição segura de documentos que façam a trituração e enviem o material para reciclagem. Assim, você garante que todo papel antigo seja reciclado adequadamente, fechando o ciclo de sustentabilidade. Empresas especializadas em gestão documental, como a eBox, seguem esse cuidado: 100% dos papéis descartados são triturados com segurança e destinados à reciclagem, evitando que toneladas de resíduos acabem em aterros.
Cultura “paperless” na equipe: Tecnologia só funciona bem com mudança cultural. Eduque e engaje os colaboradores para reduzirem impressões desnecessárias, utilizarem opções digitais (como edição colaborativa de documentos online) e somente arquivar fisicamente o que for obrigatório.
Pequenas ações diárias, como optar por telas em vez de papel nas reuniões, fazem diferença. Grandes empresas têm criado até programas internos de conscientização: a seguradora MAPFRE, por exemplo, implementou um “Bosque Virtual” onde colaboradores acompanham seu consumo de papel e toner para então reduzirem gradativamente, evitando desperdício.
Benefícios de uma Gestão Documental Sustentável
Adotar essas práticas de gestão documental sustentável traz diversos benefícios concretos:
Preservação ambiental: O ganho mais evidente é a redução do desmatamento e do consumo de recursos naturais. Menos papel consumido significa menos árvores derrubadas e menos água e energia utilizadas na cadeia produtiva. Além disso, a diminuição de resíduos ajuda a poupar espaço em aterros e a reduzir a poluição. Em uma iniciativa pioneira, a Prefeitura de Pontal (PR) implantou um sistema digital e conseguiu salvar mais de 400 árvores em poucos anos, simplesmente ao eliminar a tramitação de processos em papel. Esse impacto positivo no meio ambiente reforça o compromisso da organização com a sustentabilidade.
Economia de custos e eficiência operacional: Processos digitais custam menos do que os baseados em papel. Você economiza em compras de resmas, toner, correios e espaço de armazenamento físico. No caso de Pontal, além das árvores preservadas, a cidade economizou R$342 mil por ano ao migrar para documentos digitais, recursos que poderiam ser reinvestidos em áreas essenciais. Além da economia direta, a eficiência aumenta: buscar um arquivo no GED leva segundos, enquanto procurar em pastas físicas pode levar horas. Menos tempo perdido equivale a produtividade maior e menos retrabalho.
Segurança da informação e compliance: Pode parecer contraintuitivo, mas ser sustentável também melhora a segurança documental. Documentos digitais protegidos por senha e backup em nuvem não correm risco de mofo, incêndio ou extravio físico, e o controle de acesso é muito mais rigoroso. Além disso, políticas de descarte seguro garantem confidencialidade até o fim do ciclo de vida do documento. Essa proteção extra vai ao encontro de normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e padrões de segurança da informação. Em outras palavras, ao reduzir o papel, você também reduz riscos associados a documentos fora de controle.
Imagem positiva e vantagens competitivas: Consumidores, investidores e parceiros estão de olho nas práticas ESG das empresas. Ser “paperless” e adotar medidas verdes na gestão documental melhora a reputação da marca. Uma pesquisa global da Nielsen revelou que 66% dos consumidores estão dispostos a pagar mais por produtos e serviços de empresas comprometidas socioambientalmente. Ou seja, além de cortar gastos, iniciativas sustentáveis atraem clientes e investidores alinhados com esses valores. Ao mostrar que elimina desperdícios (como pilhas de papel) e se preocupa com o planeta, sua empresa se destaca da concorrência e conquista a preferência de um público cada vez mais consciente.
Sendo assim, a sustentabilidade na gestão de documentos gera um círculo virtuoso: processos eficientes economizam recursos da empresa e do meio ambiente, melhoram a segurança e ainda fortalecem a imagem corporativa. É bom para o negócio e ótimo para o planeta.
Exemplo real: ações sustentáveis da eBox digital
Para ilustrar na prática, vale conhecer o caso da própria eBox Digital, especialista em gestão documental, que incorporou a sustentabilidade em suas operações. Nos últimos 12 meses, a eBox destinou mais de 100 toneladas de papéis para reciclagem após digitalizar os acervos de diversos clientes. Esse volume equivale a milhões de folhas que deixaram de ocupar espaço físico e foram encaminhadas à reciclagem de forma responsável. Todo o processo é feito com segurança e certificado, os documentos são triturados e o material é utilizado como matéria-prima secundária por empresas parceiras. Assim, garante-se tanto a proteção das informações quanto o destino ambientalmente correto do papel.
Além disso, as instalações da eBox mostram que tecnologia e sustentabilidade podem andar juntas: os galpões da empresa possuem certificação ambiental LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), garantindo eficiência energética, redução do consumo de água e outras práticas ecologicamente corretas em suas unidades. Esses exemplos reforçam que a gestão documental sustentável não é apenas teoria, já é realidade e diferencial competitivo para quem a adota.
Hora de transformar papel em eficiência (e verde!)
A sustentabilidade na gestão documental deixou de ser tendência para se tornar uma necessidade nas empresas modernas. Reduzir o uso de papel por meio da digitalização e de sistemas inteligentes traz ganhos ambientais significativos, ao mesmo tempo em que melhora processos internos, corta custos e agrega valor à marca. Em um mundo orientado por critérios ESG, até mesmo a forma como você lida com contratos, arquivos e relatórios pode demonstrar compromisso com o futuro do planeta.
Se a sua empresa ainda depende de pilhas de documentos físicos, este é o momento de repensar. Comece com passos simples: escolha um setor piloto, digitalize arquivos antigos, implemente um software de gestão documental e incentive a cultura paperless. Cada impressão evitada conta, para o seu balanço e para a natureza.
Faça a diferença agora: adote práticas de gestão documental sustentável e colha resultados em produtividade e reputação. Caso precise de apoio nessa jornada, entre em contato com a eBox Digital.
Nossa equipe especializada pode ajudar sua organização a eliminar o excesso de papel de forma segura e eficiente, abrindo caminho para um futuro mais verde e organizado. Menos papel, mais sustentabilidade, sua empresa e o meio ambiente agradecem!
