O que é digitalização certificada e quais seus benefícios?
Legislação
Digitalização certificada é uma metodologia usada para digitalizar os documentos dentro de todas as legalidades, para que tenham valor em qualquer instituição, ao serem enviados de forma virtual. Ao obter documentos certificados, as empresas podem realizar procedimentos judiciais em qualquer entidade governamental.
A segurança dos documentos certificados são garantidos por meio de criptografia. Isso significa que é utilizado um algoritmo para fazer a codificação, em seguida, decodificar as informações no contexto virtual. Pois, os documentos certificados se tornam invioláveis.
Quer conhecer as vantagens de fazer uma digitalização certificada? Continue a leitura para descobrir!
Garante a autenticidade do documento
A certificação digital, que é inserida nos documentos digitalizados, é emitida por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) Brasil. É um recurso capaz de dar ao documento total autenticidade, que o torna como a sua via original. Esse novo formato, faz com que o documento possa chegar em qualquer lugar com todo o seu valor.
Podemos dizer que a digitalização certificada é substituta das cópias dos documentos que eram levados até o cartório para serem autenticados. Outra diferença é que a certificação dos documentos “nasce” no momento em que o documento é digitalizado.
Facilidade
Ao ter os seus documentos digitalizados e certificados, todo o processo de trabalho da organização fica facilitado. A digitalização certificada é feita por uma empresa especialista em gerenciamento de documentos, que torna as atividades mais fáceis de serem executadas por ser totalmente digital. Os processos burocráticos são eliminados de forma segura e dão espaço a arquivos digitais que ficam disponíveis em uma plataforma segura na web.
A plataforma é constituída de ferramentas de ponta, que tem como foco principal a agilidade na localização dos documentos. Por ser moderna e intuitiva o software dispõe de facilidades, como:
- uso de inteligência artificial para extração de informações;
- as buscas acontecem em milésimos de segundo;
- facilita a prática de download de informações a qualquer instante;
- realiza gerenciamento de documentos e caixas em uma única plataforma.
Otimização de processos
Os documentos digitalizados que contêm certificação digital têm sua validade ampliada, e torna o trâmite dos registros mais ágeis e seguros. Empresas que adotam esse formato de ferramenta têm os seus processos solucionados de maneira mais rápida, porque já não há necessidade de um colaborador se deslocar ao cartório e órgãos públicos, por exemplo, ou a qualquer outro local para a entrega de documentos.
Tem validade jurídica
Um dos maiores avanços no que se refere a documentos certificados é que a proteção das informações socializadas por meios virtuais, são resguardadas por meio de tecnologias criptográficas. Dessa forma, as pessoas e as empresas têm os seus arquivos protegidos, pois a certificação digital é similar a uma assinatura virtual, e isso determina que os documentos enviados virtualmente tenham validade jurídica.
Como vimos no decorrer do artigo, a digitalização certificada tem inúmeros benefícios para os processos de uma empresa. Para que a digitalização seja certificada é necessário atender a todas as normas do Decreto Federal nº 10.278/2020. O processo de digitalização acontece da seguinte forma: preparação, higienização, indexação, digitalização e qualidade.
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