Entenda o que é gestão de contratos e como fazer da forma correta

Ter conhecimento e cumprir as regras de um acordo assinado são requisitos básicos para o sucesso de qualquer empresa. Responsável por definir direitos e deveres em uma parceria, o pacto firmado deve ser seguido à risca para evitar punições e garantir a execução dos processos do negócio. No entanto, como acompanhar e guardar o conteúdo de tantos documentos? Investir na gestão de contratos é a solução. Neste post, vamos explicar a importância de administrar esses papéis e quais as boas práticas a serem adotadas. Preparado? Boa leitura!

O que é um contrato de serviços?

Um contrato de serviços é um documento que regra o relacionamento entre as partes. Por meio dele, o prestador é obrigado a exercer alguma atividade ao cliente em troca de uma remuneração. Para ter validade, esse tipo de acordo deve ser firmado em consenso. Ele pode ser utilizado em qualquer atividade, seja ela manual ou intelectual. Após entrar em vigor, o documento endossa os direitos e os deveres dos lados e é uma garantia em caso de desobediência.

Como fazer a gestão de contratos efetiva?

Uma gestão de contratos efetiva exige organização e conhecimento profundo do conteúdo dos documentos. Confira a seguir algumas dicas para realizar uma correta administração da papelada.

Adote tecnologias

Em pequenas empresas, que tendem a possuir uma quantidade pequena de contratos, pode ser fácil acompanhá-los sem que seja preciso introduzir uma ferramenta específica para isso. No entanto, conforme mais parceiros forem incluídos nas atividades do negócio, será preciso guardar os arquivos de maneira segura e ordenada. Uma boa opção é digitalizar os arquivos e introduzir a Gestão Eletrônica de Documentos. Além de aumentar a organização, ela é importante para agilizar processos internos da empresa.

Faça revisões

Muitas situações podem ocorrer durante a validade de um contrato, sobretudo nos mais longos. Por essa razão, é muito importante revisitar o documento todas as vezes que circunstâncias incomuns acontecerem. Para que a revisão ocorra sem problemas, é importante que o contrato seja encontrado facilmente e esteja em perfeita condição de manuseio. Assim, é fundamental mantê-lo armazenado em local apropriado.

Gerencie os níveis do acordo

Periodicamente, é fundamental avaliar se os níveis de serviços estabelecidos em contratos estão sendo cumpridos pelas prestadoras. Assim, avalie os indicadores de desempenho e acione a empresa que não estiver atingindo os resultados esperados.

Não perca os prazos

A maioria dos contratos estabelece prazos para execução das atividades que, quando descumpridos, podem vir a motivar uma rescisão. Por essa razão, é preciso conhecer detalhadamente as cláusulas que envolvem limites para realizar entregas e procedimentos.

Qual a importância de fazer a gestão de contratos?

A gestão de contratos permite que a empresa aproveite todo potencial dos acordos realizados e evita que ela sofra punições por descumprimento de cláusulas. A boa administração mantém o negócio organizado e dá fluidez aos processos. Dessa forma, realizar o acompanhamento dos direitos e deveres das partes que assinaram o acordo se torna uma tarefa mais fácil e a empresa pode colher os frutos das parcerias que firmou. A organização possibilita ainda prever quais acertos estão próximos de ultrapassar o prazo e, a partir dessas informações, o negócio pode se preparar para renová-lo. A gestão de contratos exige, portanto, organização da empresa. Conforme o volume de documentos guardados, é preciso considerar administração eletrônica dos arquivos. Dessa forma, o negócio consegue visualizar prazos, agilizar consultas e guardar de forma segura informações importantes. Gostou das nossas dicas? Compartilhe este post nas suas redes sociais e divida as informações com seus amigos!