5 dicas para organizar a guarda de documentos na sua empresa

Uma boa gestão de arquivos é muito importante para o desempenho de qualquer empresa. A guarda de documentos permite encontrar informações de forma rápida, evita que pessoas não autorizadas acessem dados sigilosos e ainda previne problemas trabalhistas e fiscais, uma vez que determinados papéis devem ser armazenados por tempo previsto em lei. Mas como realizar uma guarda de documentos eficiente? Confira as 5 dicas que preparamos para você. Boa leitura!

1. Organize os documentos por temas e datas

O primeiro para adotar as melhores práticas de guarda de documentos na sua empresa é investir na organização dos arquivos por temas e datas. A classificação por assuntos pode variar conforme as características do negócio: por clientes, contratos, informações fiscais ou qualquer outro formato que esteja de acordo com a rotina de consultas à documentação. Na classificação por datas, lembre-se de que alguns documentos, como os fiscais e os trabalhistas, possuem prazo de armazenamento previsto por lei. O descumprimento dessa obrigação pode resultar em multas para a empresa.

2. Defina um local adequado para a guarda de documentos

O armazenamento de documentos exige que o local escolhido para abrigo dos papéis esteja protegido de condições climáticas adversas e do manuseio indevido. Umidade, poeira, mofo, sujeira e insetos, por exemplo, danificam os arquivos com o passar do tempo. O local, portanto, deve estar livre dessas ameaças. Além disso, o acesso de pessoas não autorizadas eleva o risco de extravio ou danos a papéis importantes. Por isso, informações sigilosas devem ficar protegidas.

3. Reduza a quantidade de papéis

O acúmulo desenfreado de papéis é o maior inimigo da organização de arquivos. Por isso, ao implementar a guarda de documentos na sua empresa tenha em mente que é preciso conter a tendência de imprimir qualquer tipo de informações. Em outro sentido, também é preciso avaliar se todos os arquivos precisam de uma cópia física. O caminho aqui é digitalizar esses materiais a fim de deixá-los apenas para consulta em ambiente virtual.

4. Conscientize os colaboradores

Um dos principais erros das empresas que tentam incorporar novos processos no seu dia a dia é não envolver os colaboradores na mudança. A inserção da guarda de documentos na rotina corporativa não é diferente. A conscientização deve fazer parte do plano de ação para implementação dessa prática. As equipes devem incorporar totalmente os procedimentos para que a empresa consiga observar na íntegra as melhorias do sistema.

5. Use o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Utilizar a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é também uma excelente alternativa para a empresa que deseja organizar seus arquivos. O sistema permite a organização digital das informações. Entre os benefícios que o negócio usufrui a partir da adoção dessa prática estão:

• redução de despesas;
• aumento da produtividade;
• aumento da segurança dos dados;
• redução do tempo para encontrar documentos.

A guarda de documentos é fundamental para garantir a fluidez dos processos em uma empresa e resguardar informações importantes. Organize a documentação por conteúdo e data, reserve um espaço adequado, reduza o número de impressões e envolva os colaboradores nas novas práticas. Por fim, contar com um sistema GED faz a diferença para otimizar o trabalho e aumentar a produtividade. Interessado em organizar a guarda de documentos da sua empresa? Então entre em contato com a eBox Digital! Temos ampla experiência em sistematização de acervos físicos e digitais e estamos preparados para solucionar os problemas de gestão de arquivos do seu negócio!