Por que ter controle dos documentos corporativos é importante?
Segurança
O controle dos documentos corporativos é um dos fatores mais importantes na administração de uma empresa. Desde a sua fundação, são gerados diversos documentos vindos de todos os setores — alguns mais importantes, outros nem tanto.É essencial atentar para o fato de que sem um controle efetivo dessa documentação, muitos problemas podem surgir e isso pode acarretar, inclusive, situações mais drásticas, trazendo prejuízos.Para esclarecer melhor a importância desse controle, vamos mostrar neste post os principais motivos para manter os documentos da empresa sempre organizados e controlados. Confira!
A importância de manter os documentos organizados
A documentação de uma empresa é como a de uma pessoa. Existem diversos tipos de documentos que são necessários para determinados momentos da vida. E cada um tem características distintas de validade, conservação e utilidade.Por exemplo, a carteira de motorista (CNH) e o título de eleitor exercem funções diferentes. No momento em que são necessários, eles precisam ser encontrados facilmente e estar regularizados e dentro do período de validade. Uma CNH vencida pode gerar multa e um título de eleitor com pendências pode impedir a pessoa de tirar passaporte.Assim também acontece com a empresa. Se não há um controle documental, ela corre riscos que vão desde impedimentos em transações comerciais até o recebimento de multas depois de uma auditoria.
Os principais motivos para ter o controle dos documentos corporativos
Garantia da regularização constante dos documentos
Cada tipo de atividade econômica exige uma série específica de documentos. São alvarás, licenças, contratos e diversos outros tipos de documentação que têm prazo de validade e renovação imprescindíveis a serem cumpridos.O controle documental garante que a empresa saiba exatamente qual é a real situação de cada um dos documentos, sejam eles para cumprimento de leis, normas e regulamentos, ou sejam os documentos de tramitações administrativas internas.
Melhoria na produtividade da empresa
Passar uma tarde inteira à procura de um documento é algo que ninguém gosta de fazer. E isso acontece com bastante frequência em empresas que não fazem o controle de seus documentos. Com esse controle, é possível saber exatamente onde cada documento está, evitando desperdício de tempo.
Maior controle de acesso aos dados e informações
Alguns documentos têm caráter confidencial e não podem ser acessados por qualquer pessoa. Outros são corriqueiros e precisam ser acessados por muitas pessoas ao longo do mês.Independentemente da situação, com os documentos devidamente controlados, evita-se o risco de informações confidenciais serem acessadas por pessoas não autorizadas e de que documentos importantes que passam por muitas pessoas sejam perdidos.
Melhoria na conservação dos documentos
Um controle de documentos empresariais bem-feito mantém suas características originais preservadas visando a integridade da informação. Documentos muito importantes, cujos dados precisam ser acessados com bastante frequência, podem ser digitalizados e disponibilizados na rede interna da empresa, enquanto o documento físico fica armazenado em local seguro e apropriado.Depois de entender por que ter o controle dos documentos corporativos é tão importante, recomendamos que leia mais um de nossos posts — Como os documentos de uma empresa devem ser armazenados — e continue aprendendo!
