Plataforma de assinatura eletrônica: segurança e agilidade para seus contratos
Transformação Digital
Plataforma de assinatura eletrônica é hoje uma das ferramentas mais estratégicas para empresas que buscam agilidade, segurança e redução de custos na formalização de contratos e documentos.
Em um cenário cada vez mais digital, onde tempo significa competitividade, eliminar a burocracia do papel tornou-se essencial. Ao permitir que acordos sejam assinados de forma remota, em poucos cliques, essas plataformas oferecem praticidade sem abdicar da validade jurídica e da conformidade com a legislação brasileira.
Mais do que uma tendência, a assinatura eletrônica representa uma mudança definitiva na forma como negócios são conduzidos, trazendo eficiência operacional e confiabilidade para organizações de todos os portes.
O que é uma plataforma de assinatura eletrônica?
Uma plataforma de assinatura eletrônica é um software online que permite assinar documentos digitalmente, substituindo a necessidade de papel e caneta. Em vez de imprimir contratos e reconhecer firma em cartório, você pode enviar e coletar assinaturas de forma 100% digital, com validade jurídica e segurança.
Essas plataformas usam métodos eletrônicos para confirmar a identidade de quem assina e garantir que o documento não seja adulterado após a assinatura. Assim, significa que, ao assinar um contrato online, você tem proteções similares às de uma assinatura em papel, desde que a plataforma siga os critérios legais de autenticidade e integridade.
É importante entender que assinatura eletrônica é um termo amplo. Engloba desde um clique em “Aceito” até métodos mais robustos, como senhas, tokens ou biometria. Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital (como e-CPF) para criptografar e validar o documento.
Nem toda assinatura eletrônica exige certificado digital, de fato, uma boa plataforma permite que você assine documentos de forma simples, sem precisar de e-CPF, embora também possa comportar assinaturas com certificado quando necessário. O foco é tornar o processo de assinatura fácil, rápido e confiável, garantindo que quem assinou é realmente quem deveria assinar e que o documento permaneça inviolado.
Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica?
Essas plataformas normalmente seguem um fluxo de trabalho padronizado para colher assinaturas online. Veja os passos principais de como funciona:
Envio do documento
Você faz o upload do arquivo (por exemplo, um PDF ou DOC) na plataforma. Alguns sistemas também permitem criar modelos de documentos no próprio software para agilizar ainda mais o processo.
Identificação dos signatários
Em seguida, você informa quem precisa assinar e o sistema os identifica. Cada signatário pode ser autenticado de maneiras variadas, por exemplo, confirmação do e-mail, envio de um código via SMS, login em conta segura ou até autenticação biométrica, dependendo da plataforma. É possível adicionar vários assinantes, testemunhas e até definir a ordem das assinaturas.
Notificação e acesso
A plataforma envia um link único para cada signatário, geralmente por e-mail. Plataformas mais avançadas oferecem múltiplos canais de envio, como SMS e até WhatsApp.
Essa abordagem multicanal atende os usuários onde eles estão e acelera as respostas, a DocuSign, por exemplo, descobriu que acordos enviados via WhatsApp são assinados quase 7 vezes mais rápido do que via e-mail.
Revisão e assinatura eletrônica
Os signatários clicam no link e acessam o documento em um ambiente seguro. Eles podem revisar todo o conteúdo e então aplicar sua assinatura eletrônica. A assinatura pode ser digitada, desenhada na tela ou inserida via imagem da assinatura escaneada, conforme a opção disponível.
Muitas plataformas permitem que o usuário simplesmente clique em um botão “Assinar” após confirmar sua identidade, tornando o processo muito simples. Nesse momento, a plataforma registra a assinatura e associa ao documento os dados do assinante (nome, e-mail, IP, data e hora, etc.).
Tecnologias de ponta aplicam algoritmos de hash criptográfico para garantir a integridade, qualquer alteração no arquivo após a assinatura é detectada. Além disso, métodos de autenticação adicionais podem ser solicitados conforme o nível de segurança desejado (por exemplo, um código OTP via SMS antes de concluir a assinatura).
Validação e fechamento
Após todos os participantes assinarem, o sistema valida que todas as assinaturas requeridas foram coletadas e considera o documento finalizado. Muitas plataformas, como a da Assinatura Eletrônica da eBox, geram automaticamente um log de auditoria anexo ao documento final, contendo todo o histórico do processo: quem assinou, quando, qual método de autenticação foi usado, endereços de IP, etc.
Esse log funciona como uma “trilha de auditoria” que comprova a validade de cada assinatura e serve de evidência em caso de questionamentos legais.
Armazenamento seguro e distribuição
O documento assinado é armazenado com segurança na plataforma, geralmente em uma área restrita só acessível a você e às partes autorizadas. Você pode fazer download do documento assinado a qualquer momento. Algumas soluções permitem integrar com um sistema de GED (gestão eletrônica de documentos) para arquivar automaticamente esses arquivos no repositório da empresa, facilitando a organização e a busca futura.
Vale notar que, após a assinatura, o documento possui um “envelope” de segurança, por exemplo, a eBox carimba cada documento finalizado com um certificado digital ICP-Brasil próprio, atestando a procedência do arquivo e garantindo sua validade jurídica mesmo fora da plataforma. Ou seja, você não fica “preso” ao sistema: o PDF assinado contém em si todas as evidências necessárias da assinatura e pode ser verificado de forma independente.
Em resumo, a plataforma cuida de todo o fluxo: da preparação do contrato até o armazenamento final. Você ganha tempo e eficiência, eliminando tarefas manuais como imprimir, escanear ou enviar papéis. Os signatários, por sua vez, recebem uma experiência conveniente, podem assinar pelo computador ou celular, de qualquer lugar e a qualquer hora, sem precisar instalar nada.
Validade jurídica: assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada
Uma dúvida comum é se a assinatura eletrônica vale de verdade, isto é, se tem amparo legal no Brasil. A resposta é sim, as assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica no país, quando cumprirem os requisitos legais. Existem três níveis de assinatura eletrônica reconhecidos na legislação brasileira:
Assinatura eletrônica simples
Permite identificar quem está assinando e vincular essa identificação ao documento assinado. Geralmente envolve métodos básicos, como e-mail e CPF, ou um clique em “aceito” com cadastro simples. É indicada para situações de baixo risco, em que não há exigência legal de maior rigor. Por exemplo, pode ser usada em assinaturas internas da empresa ou em termos de uso de um site, onde apenas identificar a parte já é suficiente.
Assinatura eletrônica avançada
Oferece um nível maior de segurança. Utiliza meios de comprovação da autoria e integridade do documento que não envolvem certificado da ICP-Brasil, mas que são aceitos pelas partes como válidos. Assim, inclui assinaturas coletadas em plataformas que aplicam métodos robustos de autenticação (biometria, token de segurança, verificações de identidade) e mantêm trilhas de auditoria.
Um exemplo é a assinatura via conta gov.br (nível prata ou ouro) oferecida pelo governo, ela verifica a identidade do cidadão por meios oficiais e gera uma assinatura avançada. Em negócios, assinaturas avançadas são recomendadas para contratos comerciais, acordos trabalhistas e outros documentos importantes, pois oferecem garantias de integridade e autoria, sem exigir um certificado digital de cada usuário.
Assinatura eletrônica qualificada
É a assinatura eletrônica feita com um certificado digital ICP-Brasil válido, aquele emitido por Autoridades Certificadoras oficiais (como Serasa, Certisign, etc.). Equivale, para todos os fins, à assinatura de próprio punho com firma reconhecida. A assinatura qualificada atende ao padrão máximo de segurança jurídica previsto na Medida Provisória 2.200-2/2001 (art. 10, §1º) e na legislação europeia (eIDAS) também.
Ela é exigida em alguns casos específicos por lei, por exemplo, em relações com órgãos públicos de maior sigilo ou em atos que a legislação determine expressamente o uso de certificado digital. Para usar uma assinatura qualificada, cada signatário deve possuir seu certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) e geralmente utiliza um dispositivo físico (token ou cartão) para realizar a assinatura.
No contexto empresarial, a maioria das transações podem ser formalizadas com assinaturas simples ou avançadas, se houver consentimento entre as partes. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 deixa claro que documentos eletrônicos assinados com métodos de identificação eletrônica privados, aceitos pelos signatários, têm validade legal sim.
Funcionalidade da assinatura eletrônica qualificada
Em outras palavras, o certificado digital (assinatura qualificada) é uma forma de assegurar autenticidade e integridade, mas não é a única. Um bom exemplo disso, é o trecho da MP 2.200-2 citado na página de assinatura da e-box:
“A utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido, é legalmente aceitável.” Extraído da página de assinatura eletrônica
Na prática, isso significa que plataformas de assinatura eletrônica atuam como autoridades certificadoras privadas, oferecendo meios tecnológicos para garantir a autoria e integridade, com respaldo jurídico.
Quando você e seus clientes utilizam uma plataforma confiável e concordam em assinar por ela, essa assinatura tem força legal. Claro, é importante escolher uma plataforma séria, que siga as melhores práticas de segurança, para que em caso de disputa você tenha todas as evidências a seu favor.
Em resumo: todas as assinaturas eletrônicas visam dar segurança jurídica, mas existem níveis. Certificados digitais ICP-Brasil proporcionam o nível mais alto (qualificado). Já as plataformas fornecem mecanismos avançados (assinatura avançada) que, para a maioria dos negócios, atendem perfeitamente e são muito mais práticas no dia a dia.
O ideal é que a plataforma escolhida suporte diferentes níveis, conforme a necessidade: por exemplo, permitindo integrar o uso de um certificado ICP-Brasil quando for realmente necessário (algumas plataformas possibilitam que um signatário assine com seu e-CPF dentro do fluxo eletrônico), mas não exigindo Assim, em todas as situações. Dessa forma, você mantém flexibilidade e cumpre a lei em qualquer cenário.
Recursos essenciais e como escolher a melhor plataforma
Com várias opções no mercado (nacionais e internacionais), como decidir qual plataforma de assinatura eletrônica é ideal para a sua empresa? É fundamental avaliar alguns critérios e recursos-chave que fazem toda diferença na eficiência e segurança. Abaixo, listamos os principais pontos a considerar ao comparar soluções:
Segurança e conformidade
Priorize plataformas que empregam criptografia de dados e múltiplas camadas de segurança para proteger seus documentos. Verifique se o fornecedor possui certificações de segurança da informação, como a ISO 27001 (gestão de segurança) e ISO 27701 (privacidade de dados, aderente à LGPD). Essas certificações indicam que a empresa segue padrões rígidos de proteção de dados.
Por exemplo, a eBox Digital é certificada em ISO 27001 e ISO 27701, demonstrando compromAssim, máximo com a segurança e privacidade. Além disso, cheque onde ficam armazenados os dados, o ideal é que os servidores sejam em nuvem confiável e, para empresas brasileiras, muitas vezes é desejável que os dados fiquem no Brasil (facilita questões regulatórias da LGPD). Recursos como backup automático e redundância também aumentam a confiabilidade, garantindo que você não perca documentos importantes.
Autenticação multifator
Um dos diferenciais de plataformas robustas é oferecer diversos métodos de autenticação dos signatários. Assim, inclui verificação por e-mail (com código único), SMS ou ligação telefônica com código OTP, confirmações de documento (CPF/CNPJ validado em bases governamentais) e até autenticação por biometria facial ou impressão digital.
Por exemplo, há soluções no mercado que enviam um código via SMS e também fazem captura de selfie do assinante para comparar com documentos oficiais. Quanto mais sensível for o contrato, mais camadas de autenticação você deve poder empregar. Garantir que apenas a pessoa certa consiga assinar evita fraudes e dá tranquilidade jurídica. Prefira plataformas flexíveis nesse aspecto, que permitam escolher o método de autenticação adequado a cada caso (simples para documentos corriqueiros, reforçado para contratos de alto valor, por exemplo).
Trilha de auditoria e validade legal
Verifique se a plataforma gera um relatório detalhado de auditoria para cada documento assinado, contendo informações como hash do documento, IPs, horários, detalhes de autenticação e identificadores únicos. Essa trilha de auditoria é fundamental para a assinatura ter valor probatório em juízo.
Também é interessante que o provedor siga as referências normativas (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020) e ofereça orientações sobre a validade das assinaturas. Algumas plataformas incluem no PDF final uma espécie de certificado interno ou selo declarando que o documento foi assinado eletronicamente conforme a legislação vigente. Essa conformidade explícita ajuda muito na aceitação, principalmente se seus contratos serão apresentados a terceiros.
Transparência é a chave: você deve conseguir provar a qualquer momento quem assinou e que o documento não foi alterado, e uma boa plataforma facilita Assim, com recursos auditáveis.
Facilidade de uso e acessibilidade
A adoção de uma nova ferramenta só traz benefícios se todos conseguirem usá-la sem dificuldade. Por Assim, a interface da plataforma deve ser intuitiva, com passos simples para enviar e assinar documentos.
Dê preferência a soluções compatíveis com dispositivos móveis, assim, um diretor pode assinar um contrato pelo celular mesmo fora do escritório, por exemplo. Aplicativos ou sites responsivos que permitam assinatura por smartphone e tablet são praticamente obrigatórios hoje. Um design claro, em português, com instruções para o usuário final, também evita confusões e retrabalho.
Lembre-se: nem todos os seus clientes ou parceiros serão experts em tecnologia. Portanto, a plataforma deve tornar o ato de assinar algo simples como “clique no link, leia e assine”. Recursos como templates (modelos de contratos pré-configurados), assinatura em lote (enviar um documento para vários assinarem de uma vez) e lembretes automáticos de assinatura pendente também entram na categoria de usabilidade, eles agilizam seus processos e reduzem atrasos.
Integrações e API
Avalie se a plataforma se integra bem ao seu ecossistema de software. Por exemplo, é muito útil quando há integração com sistemas já usados na empresa, como seu CRM (para enviar contratos de vendas direto pelo CRM), seu software de RH (para contratos de admissão) ou seu ERP/financeiro (para assinaturas em processos de compras). Muitas plataformas de assinatura eletrônica modernas possuem API aberta (REST) que permite que desenvolvedores conectem o sistema a praticamente qualquer outro aplicativo.
Assim, é crucial se você busca automatizar fluxos de trabalho e evitar tarefas duplicadas. Imagine poder iniciar uma solicitação de assinatura dentro do seu sistema interno com um clique, ganho de tempo enorme! Verifique também se há plugins ou integrações nativas com ferramentas populares (Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics, Google Drive, etc.), caso sua empresa use alguma delas. Se você tem equipe de TI, envolva-os na avaliação técnica da API (documentação bem feita, suporte a webhooks de retorno, etc.).
Uma integração bem feita significa que a plataforma de assinatura “conversa” com seus outros sistemas, evitando que seus funcionários tenham que alternar entre várias telas e refazer uploads manualmente.
Personalização e branding
Manter a identidade da sua empresa no processo de assinatura passa mais profissionalismo e confiança aos clientes. Por isso, cheque se a plataforma permite algum grau de personalização. As melhores opções permitem inserir seu logotipo, cores e nome no envio dos e-mails de assinatura e na interface web de assinatura.
Assim, quando o cliente receber o pedido de assinatura, verá a marca da sua empresa (e não um sistema desconhecido). Alguns fornecedores oferecem essa personalização como “plano enterprise” ou adicional, veja se Assim, está disponível e se há custo extra.
Mesmo elementos simples, como poder customizar o texto do e-mail de solicitação ou redirecionar o signatário para o seu site após assinar, já agregam valor à experiência. A ideia é que a solução seja white-label ao máximo, isto é, que pareça uma extensão natural dos seus processos, não algo separado.
Suporte e confiabilidade
Considere o nível de suporte oferecido. Em uma fase crítica de fechamento de contrato, ter um suporte ágil pode fazer diferença caso ocorra algum contratempo (por exemplo, dúvida de um cliente para assinar, ou uma dificuldade técnica). Veja se o fornecedor disponibiliza suporte em português, via canais rápidos como chat ou telefone, e em quais horários.
A reputação da empresa também importa: procure depoimentos de clientes ou estudos de caso. No site da e-Box, por exemplo, há vários depoimentos de clientes satisfeitos destacando o atendimento ágil e a eficiência da plataforma. Além disso, verifique índices de disponibilidade (uptime) do serviço, muitos prometem 99% ou mais.
Afinal, você não quer ficar sem acesso justamente quando mais precisa. Plataformas confiáveis investem em infraestrutura robusta (nuvem escalável, backups, redundância de servidores) para garantir que o sistema esteja sempre no ar e rápido. Transparência em relação a incidentes e atualizações de sistema também é um bom sinal de maturidade do provedor.
Planos e custo-benefício
Por fim, mas não menos importante, considere o modelo de precificação e se ele se ajusta ao seu volume de documentos. Algumas plataformas cobram por documento assinado ou por envelope; outras funcionam por assinatura mensal com limite de envios (ou até ilimitado).
Há também aquelas que oferecem um número de usuários internos ilimitados, enquanto outras cobram por usuário. Analise o tamanho da sua demanda: quantos contratos você costuma assinar por mês? Quem participará do processo (somente funcionários internos ou também clientes externos)? Se sua necessidade é alta, um plano ilimitado pode sair mais barato e evitar “taxímetro”.
Cuidado com soluções gratuitas ou muito baratas: em geral, elas têm limitações fortes, por exemplo, não incluem certificado de validade jurídica, limitam o número de signatários ou exibem marcas d’água de propaganda.
Para uso empresarial sério, vale a pena investir em uma plataforma profissional que garanta conformidade legal e suporte. Compare os preços, mas sempre considerando o valor entregue: tempo economizado, contratos fechados mais rápido (o que pode significar receita entrando antes), economia com deslocamentos e materiais, etc.
Muitas vezes, o custo da plataforma se paga rapidamente com esses ganhos. Alguns fornecedores oferecem período de teste gratuito ou demonstração, aproveite para testar 2 ou 3 opções antes de decidir. Assim, você sente na prática qual delas atende melhor seu processo.
Em síntese, a melhor plataforma de assinatura eletrônica será aquela que equilibra segurança, facilidade e alinhamento aos seus processos. Não existe solução única para todos, existe a solução adequada para o seu contexto. Leve em conta os fatores acima e também envolva as áreas usuárias (jurídico, vendas, RH) na decisão, pois assim você garante adesão de todos depois.
Principais benefícios da assinatura eletrônica nas empresas
A adoção de uma plataforma de assinatura eletrônica traz diversos benefícios concretos. Listamos a seguir as vantagens que sua empresa provavelmente vai perceber ao migrar dos processos tradicionais em papel para a assinatura digital de documentos:
Agilidade nos processos
Sem precisar imprimir, enviar documentos fisicamente ou agendar reuniões presenciais para coletar firmas, o tempo de conclusão de um contrato cai drasticamente. Você pode assinar remotamente a qualquer hora e de praticamente qualquer lugar do mundo.
Assim, acelera negócios, propostas comerciais são fechadas mais rápido, novos funcionários são contratados em menos tempo, fornecedores iniciam serviços sem demora. A empresa ganha velocidade e eficiência operacional.
Redução de custos
A economia financeira é significativa. Ao eliminar papel, correios/motoboy, autenticações cartoriais e armazenamento físico de arquivos, os gastos operacionais despencam. Custos “invisíveis” como tempo do funcionário indo ao cartório ou organizando arquivos também são reduzidos. Com assinatura eletrônica, empresas relatam poupar em impressão e logística, além de evitar multas ou perdas de negócio por atrasos burocráticos.
Maior segurança e compliance
Documentos eletrônicos assinados estão protegidos por criptografia e controles de acesso. Assim, dificulta fraudes, adulterações e acessos não autorizados. Além disso, a trilha de auditoria e a possibilidade de usar autenticação reforçada aumentam a segurança jurídica, é muito mais fácil provar quem assinou e quando, comparado a uma assinatura em papel que poderia ser contestada por perícia.
Do ponto de vista de compliance, usar uma plataforma ajuda a conformidade com a LGPD, pois é possível restringir quem vê cada documento e há registro de atividades. Também facilita auditorias internas e externas, já que todos os passos ficam catalogados.
Experiência aprimorada para clientes e colaboradores
Imagine solicitar a um cliente para imprimir um contrato de 20 páginas, assinar, escanear e enviar de volta, é uma experiência trabalhosa e sujeita a erros. Com a assinatura eletrônica, você oferece uma experiência fluida e moderna. Seus clientes podem assinar pelo celular deles em poucos cliques, os novos funcionários podem assinar documentos de admissão sem sair de casa, etc.
Assim, aumenta a satisfação e passa uma imagem inovadora da empresa. Internamente, elimina tarefas repetitivas da equipe (como administrar pilhas de papel), liberando tempo para atividades mais estratégicas. No fim das contas, menos burocracia significa mais foco no que importa, fechar negócio, atender bem o cliente e tocar projetos.
Sustentabilidade e organização digital
Não podemos esquecer do impacto ambiental positivo. Adotar assinaturas eletrônicas reduz drasticamente o consumo de papel, de energia (relativa a impressoras, transporte) e a geração de resíduos.
É uma iniciativa eco-friendly que muitas empresas vêm priorizando em seus programas de sustentabilidade. Além disso, seus documentos passam a ficar organizados digitalmente.
Com um bom sistema GED integrado, localizar um contrato específico torna-se questão de segundos, em vez de vasculhar arquivos físicos, você digita palavras-chave e o documento aparece. Essa organização eletrônica melhora a governança de informações e evita problemas como extravio de contratos ou dificuldade em encontrar versões assinadas.
Em resumo, a assinatura eletrônica traz uma combinação de ganhos financeiros, operacionais e estratégicos. Empresas que já adotaram essa prática reportam ciclos de venda mais curtos, redução de até 80% no tempo de contratação de funcionários e eliminação de erros ligados a documentos faltantes ou assinados incorretamente. Tudo, isso, se traduz em vantagem competitiva: você negocia mais rápido, responde primeiro e com mais profissionalismo que concorrentes presos no papel.
Casos de uso: onde aplicar a assinatura eletrônica
A versatilidade da assinatura eletrônica faz com que diversas áreas na empresa se beneficiem da tecnologia. Confira alguns casos de uso práticos em diferentes departamentos:
Vendas e contratos comerciais
Equipes comerciais podem enviar propostas, orçamentos e contratos de venda para clientes assinarem eletronicamente em minutos. Assim, acelera o ciclo de vendas, o cliente não desanima com burocracia e sua empresa fecha negócio mais rápido.
Além disso, contratos assinados digitalmente com clientes em outras cidades ou países evitam custos de envio e tornam possível conquistar clientes à distância com facilidade. Para documentos como NDAs, ordens de serviço e renovações contratuais, a assinatura eletrônica também agiliza e registra tudo com validade legal.
Recursos Humanos (RH)
O RH se beneficia enormemente com a eliminação de papel em processos de admissão e gestão de pessoas. Com uma plataforma de assinatura eletrônica (ou uma solução de Admissão Digital), é possível assinar contratos de trabalho, termos de confidencialidade, formulários de benefícios e políticas internas de forma totalmente online. O novo colaborador não precisa ir até a empresa somente para assinar papelada, ele recebe um kit digital de documentos e assina de casa, até pelo celular.
Assim, reduz o tempo médio de contratação de dias para horas e melhora a experiência do candidato que está ingressando na empresa. Além disso, no dia a dia do RH, podem ser coletadas assinaturas em avaliações de desempenho, aditivos contratuais, recibos de entrega de equipamentos, tudo por meio eletrônico. O resultado é um RH mais ágil, com registros completos e fácil compliance trabalhista (por exemplo, documentos de admissão assinados eletronicamente já atendem exigências de auditorias e do eSocial).
Departamento Jurídico
O setor jurídico, tradicional guardião dos contratos e documentos corporativos, também colhe vantagens. Advogados internos podem revisar e assinar contratos, procurações, notificações e acordos diretamente na plataforma, mantendo controle de versão e trilha de auditoria para cada alteração. A validade jurídica das assinaturas eletrônicas, incluindo para contratos entre empresas privadas, permite ao jurídico aprovar o uso dessa ferramenta geralmente, inclusive em contratos complexos, desde que a plataforma forneça as evidências técnicas (hash, IP, timestamp) necessárias.
Além disso, o departamento jurídico pode usar um repositório em GED para armazenar os contratos assinados digitalmente, facilitando consultas futuras ou preparação de defesas e documentações em processos. Em disputas judiciais, apresentar um contrato eletrônico assinado com certificado ou log de auditoria robusto pode dar mais confiança ao juiz quanto à autenticidade do documento do que uma assinatura física (que poderia ser alegada como falsificada, por exemplo). Ou seja, a ferramenta dá ao jurídico segurança e, ao mesmo tempo, agilidade, elimina o vai-e-vem de motoboy com contratos entre filiais, ou o tempo esperando diretores voltarem de viagem para assinar algo urgente.
Outras áreas também se beneficiam: Financeiro e Compras podem assinar eletronicamente solicitados de compra, contratos com fornecedores e aprovações de crédito; o setor de TI pode formalizar políticas e termos de uso com usuários; áreas de Atendimento podem colher aceite de contratos de prestação de serviço de clientes remotamente, e assim por diante. Em empresas que lidam com volume alto de documentos, como imobiliárias (contratos de locação e venda), seguradoras (apólices, propostas) e hospitais (consentimentos, fichas), a assinatura eletrônica está revolucionando a forma de operar, trazendo rapidez sem comprometer a conformidade.
Transformando a gestão de contratos com assinatura eletrônica
Adotar uma plataforma de assinatura eletrônica é um passo estratégico para empresas que desejam unir velocidade de negócios com segurança jurídica. Como vimos, essa ferramenta elimina entraves da burocracia tradicional, permitindo que contratos sejam fechados em minutos, não dias, tudo com proteção de dados e validade legal assegurada. Seus clientes e colaboradores certamente vão agradecer pela facilidade, e seu departamento jurídico ficará tranquilo sabendo que há conformidade com as leis vigentes.
Lembre-se de avaliar cuidadosamente as opções e selecionar a plataforma que melhor se ajuste às suas necessidades específicas. Considere os recursos de segurança, autenticação, integrações e suporte, pois eles farão diferença na prática. Depois de implementar, invista em comunicar e treinar sua equipe para extrair o máximo da solução. Logo você verá propostas sendo fechadas mais rápido, menos papéis na sua mesa e um processo muito mais eficiente e sustentável.
Assine contratos em minutos, com rastreabilidade e segurança jurídica. Teste a plataforma agora!
Leve a transformação digital para o coração do seu negócio e dê adeus à morosidade dos fluxos em papel. A era da assinatura eletrônica já começou, e sua empresa não vai querer ficar para trás.
