Arquivo inativo: entenda o que é e qual a sua importância

Um dos desafios das empresas que lidam com um grande fluxo de documentos é realizar seu armazenamento de forma correta, especialmente quando se trata dos documentos que fazem parte do chamado arquivo inativo. É bastante comum que os departamentos não contem com uma estrutura organizada e acessível dos dados de atividades da empresa, especialmente no caso das informações que não são exigidas por obrigações legais. Explicamos aqui o que é arquivo inativo e qual é sua importância. Neste artigo também apresentamos algumas dicas para organizar esses documentos e tê-los sempre acessíveis. Acompanhe!

Entenda o que é arquivo inativo e sua importância

Nas operações de uma empresa, existem dois tipos principais de grupos de documentos: os documentos do arquivo ativo, que são necessários para execução de tarefas do cotidiano da empresa — como tabelas de preços, fichas de profissionais ativos, detalhamento de equipamentos, entre outros. E o arquivo inativo, que é composto por documentos que apresentam importância para o negócio, como rescisões de contrato, mas que não são consultados ativamente ou que não têm um papel primário na operação da empresa. Apesar do uso menos frequente, os documentos do arquivo inativo também são de grande importância, já que servem para a comprovação do cumprimento de obrigações e processos. Veja alguns dos casos em que ele é importante:

• comprovação de situações ocorridas;
• defesa em processos judiciais;
• auditoria interna ou externa.

Além dessas situações, os documentos presentes no arquivo inativo também podem servir como base para análise de inteligência comercial e para compreensão do desenvolvimento do negócio ao longo do tempo.

Conheça algumas dicas para manter o arquivo inativo organizado

Agora que você entendeu a importância do arquivo inativo, é interessante também conhecer algumas dicas que permitem mantê-lo organizado e acessível sempre que necessário. Veja algumas das nossas sugestões logo abaixo.

Digitalização de documentos

Documentos em papel ainda são uma realidade em pequenas ou grandes empresas. No entanto, eles estão sujeitos a uma série de riscos por conta de sua natureza física. Uma maneira de manter o arquivo inativo organizado e seguro é digitalizar os documentos. No caso de empresas com um grande fluxo de documentos a serem digitalizados, é recomendado contar com suporte terceirizado para a realização dessa tarefa.

Realização de backups dos documentos digitalizados

Também é importante fazer backups dos documentos digitalizados para garantir que as informações estejam sempre acessíveis.

Gestão de documentos importantes na nuvem

Outro ponto importante e que permite ter mais controle das informações e dos documentos do arquivo inativo é realizar a gestão desses na nuvem, fazendo o arquivamento online.

Análise programada dos documentos do arquivo inativo

Por último, é interessante desenvolver uma rotina de análise e validação dos documentos do arquivo inativo, a fim de entender quais são os dados, o que está armazenado, o que é importante manter e se todas as informações estão seguras. Como é possível perceber, o arquivo inativo é muito mais importante do que pode parecer a princípio. Ele é necessário para uma série de questões importantes para a empresa, e é fundamental ter atenção ao realizar seu armazenamento e também sua gestão ao longo do tempo. Além disso, vale destacar que essas informações podem ser necessárias a qualquer momento, o que faz com que seja recomendado contar com uma solução que facilite o acesso aos dados e permita uma consulta mais eficiente e ágil. O que você achou de entender melhor a importância do arquivo inativo e das nossas dicas para mantê-lo organizado? Se você deseja conhecer uma ferramenta que permita realizar esse processo com agilidade, acesse nosso site!