5 dicas de como realizar o manuseio e transporte de documentos
Segurança
Embora estejamos vivendo em um momento em que o universo digital tem sido muito utilizado, existem alguns documentos que precisam ser assinados e enviados para outras pessoas ou empresas. Para que o transporte de documentações seja realizado de maneira segura, é preciso verificar quais são as opções de envio existentes.
Sem contar que se não forem enviados pelos Correios, o ideal é encaminhar os contratos e outros papéis por meio de uma empresa de transporte especializada. Dessa forma, os documentos serão entregues com segurança ao seu destino. Outra possibilidade é acompanhar a entrega com o código de rastreamento.
Quer saber mais sobre o transporte de documentos? Confira o nosso artigo!
O que significa realizar o manuseio e transporte de documentos e por que é tão importante que seja feito com máxima eficiência?
O manuseio de documentos consiste na organização dos papéis que precisam ser enviados para um endereço, seja ele na mesma cidade ou para um estado diferente. O transporte desses arquivos precisa ser feito de maneira rápida e segura por que os gestores e empresários não podem correr o risco de que algum dado importante seja extraviado.
Na maioria das vezes, os papéis são colocados em um malote especial para o transporte de documentos. Eles ficam mantidos protegidos da água e de outros elementos que poderiam danificá-los. Na sequência eles seguem para o seu destino, seja de moto, carro ou algum outro veículo usado para este fim.
Quais são as melhores dicas de como realizar o manuseio e o transporte de documentos?
Para fazer o manuseio dos documentos e transportar é preciso estar atento a algumas questões. Por essa razão, separamos para você algumas dicas. Confira!
1. Planeje as rotas
Planejar as rotas de entrega é imprescindível para evitar atrasos. Essa ação também reduz custos, pois quanto mais curta for a rota, menos gastos de combustível os entregadores terão. Essa situação pode ser avaliada por meio da tecnologia, que permite a roteirização mais prática e eficiente.
2. Tenha flexibilidade operacional
A flexibilidade operacional é de extrema importância para que as entregas dos documentos aconteçam de forma rápida. Tenha funcionários eficientes na separação dos papéis e conte com a agilidade de cada um deles para despachar de imediato o que for necessário.
3. Padronize os processos
O ideal é ter um fluxograma de processos de emissão e separação dos documentos. Nele você poderá determinar quem é a pessoa ou setor responsável pela emissão, coleta de assinaturas e envio dos papéis. Essa dica é válida para documentos fiscais, contratos e demais documentações relacionadas ao seu negócio.
4. Mantenha uma boa organização
Manter uma boa organização é sempre bom. Ainda que a maioria dos documentos sejam emitidos por meio eletrônico, deixe-os organizados. Oriente seus funcionários para que deixem tudo em ordem e assim vai ser mais fácil separá-los e enviá-los.
5. Adote um sistema especializado
Um sistema de gestão que contenha os documentos a serem enviados, informações sobre os arquivos e nome de transportadora ou motoboy que ficou responsável pela entrega dos papéis lhe manterá bem-informado sobre os documentos enviados.
Então, agora que você teve acesso as nossas dicas de como realizar o manuseio e transporte de documentos, vai ser mais fácil e seguro enviar os papéis para outras empresas. Não deixe de contratar um sistema especializado em GED e com certeza você não terá nenhum problema com as entregas.
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