Descubra 4 vantagens do BPO para agilizar a gestão de processos

BPO, sigla para Business Process Outsourcing, é uma prática de negócios na qual uma organização terceiriza para outra empresa a execução de determinadas atividades de um processo que faz parte de sua rotina. Esse tipo de negócio tem ganhado cada vez mais espaço, especialmente quando falamos de atividades-meio — que são aquelas que não estão diretamente ligadas ao core business. Neste artigo, entenda melhor o que é BPO e confira também 4 vantagens que ele oferece para tornar a gestão de processos mais ágil e eficiente!

O que é o BPO?

O BPO tem suas raízes na indústria de manufatura, com os fabricantes contratando outras empresas para lidar com processos específicos, como partes de suas cadeias de suprimentos que não tinham relação com as principais competências necessárias para fabricar seus produtos finais. Ocorre, por exemplo, quando uma montadora de automóveis contrata parceiros para fazer os bancos, as rodas, os vidros e, até mesmo, os motores de seus carros. Ao longo dos anos, empresas de outros segmentos também passaram a adotar a prática. Atualmente, seu uso expandiu-se tanto que companhias de todos os tipos — como prestadores de serviços, organizações sem fins lucrativos e até escritórios e agências governamentais — passaram a contratar empresas de BPO para executar várias operações, especialmente relacionadas às funções administrativas. Certamente, uma maior possibilidade de automatização dos processos tem influenciado essa situação.

Como o BPO agiliza a gestão de processos?

1. Diminuição de processamentos manuais

Os consumidores estão cada vez mais exigentes, tornando o mercado instável e complexo. Nesse contexto, buscar situações em que a empresa utiliza poucos procedimentos manuais e com formulários físicos (por exemplo, em papel) é algo absolutamente necessário para permanecer relevante no mercado. Quando se opta pelo BPO, toda essa gestão passa a ser responsabilidade do parceiro, que atua visando simplificar e automatizar processos, pois a empresa contratada tem toda a expertise para executar as rotinas do melhor modo possível.

2. Melhora da operação

Uma empresa pode aprimorar sua operação contratando um trabalho de BPO. As etapas de backoffice podem ser integradas de forma transparente, permitindo que o contratante supervisione todo o processo. Dessa forma, é possível que a equipe interna se dedique apenas a poucas atividades correlacionadas, enquanto pode concentrar a maior parte de sua atenção em um trabalho de valor agregado, tornando-o mais otimizado.

3. Acesso às tecnologias mais recentes

Da mesma forma que o BPO fornece trabalhos especializados, ele também pode garantir que as tecnologias mais avançadas sejam incorporadas aos processos de seus clientes, os quais, muitas vezes, não poderiam fazer isso internamente. A tecnologia pode ser um investimento caro. Por não estarem relacionados ao seu core business, muitas empresas resistem à compra de softwares que podem trazer benefícios significativos, por exemplo. As empresas de BPO podem oferecer esse acesso por determinado período, dependendo da forma da contratação. Isso dá maior flexibilidade aos clientes e permite que eles recebam o benefício da tecnologia sem ter que comprá-la.

4. Trabalho mais rápido e preciso

Como os BPOs concentram seus esforços em atividades nas quais são experts, eles podem dedicar tempo e energia para concluir tarefas com muita eficiência. Eles têm a capacidade de lidar com muitos clientes simultaneamente, portanto refinam seus processos em torno do trabalho que precisa ser feito. Usando tecnologia e equipes enxutas, os BPOs podem lidar com grandes volumes de operações sem a necessidade de perder tempo.

Quais atividades podem ser terceirizadas?

Como vimos, as empresas podem contratar BPOs que executam processos em toda a sua operação. Falando de atividades-meio, uma das que se enquadram muito bem é a guarda de documentos. As empresas perdem muito tempo e dinheiro com essa atividade, seja por não encontrar os documentos quando precisam, seja por ter que fazer altos investimentos em espaços físicos destinados ao arquivamento. Isso sem falar nas perdas por falta de cuidado ou, até mesmo, pela ação do tempo. Ao contar com uma empresa especializada, como é a eBox Digital, sua organização ganha em custos e eficiência nessa gestão de processos correlacionados. Visite nosso site para saber mais a respeito!