Passo a passo: aprenda agora como criar um workflow

Todo gestor sonha em ter os seus processos otimizados, uma equipe produtiva e com potencial para apresentar bons resultados, não é mesmo? Atualmente, existem fluxos específicos para esse tipo de necessidade, mas antes de qualquer ação, é preciso saber como criar um workflow na prática. Quer saber mais? Neste artigo, explicamos o que é e para que serve um workflow, além de mostrar como tornar a sua atuação mais estratégia e apresentar um passo a passo para fazer um sistema eficiente. Confira e inspire-se!

O que é workflow?

Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow é um sistema de gestão capaz de aumentar a eficiência de processos cotidianos das empresas e proporcionar uma melhora contínua na execução de tarefas, sejam elas simples ou complexas. Ao dividir as tarefas em etapas que precisam ser executadas sequencialmente, o workflow ajuda na sistematização do fluxo de trabalho e torna a sua atuação mais estratégica dentro do trabalho.

Como criar um workflow?

Tão importante quanto saber o que é workflow é entender como ele funciona na prática. Ou seja, de que forma ele pode ser implementado no dia a dia de um negócio. Pensando nisso, a seguir apresentamos o passo a passo para otimizar o seu fluxo de trabalho.

Escolha os símbolos

O primeiro passo para criar um workflow é escolher os símbolos que serão usados para marcar cada etapa. Existem alguns símbolos básicos que são frequentemente selecionados e indicam desde o inicio do processo, até um ponto importante de tomada de decisão.

Faça reuniões de alinhamento

O sucesso de qualquer ação empresarial depende do envolvimento dos colaboradores. É preciso que toda a sua equipe esteja alinhada com a otimização dos fluxos de trabalho. Para isso, é importante fazer reuniões regularmente para apresentar resultados, solucionar dúvidas, entre outras coisas.

Registre as ações

Registre todos os procedimentos realizados no seu fluxo de trabalho, sempre considerando os símbolos escolhidos. Isso vai ajudar a orientar a equipe e manter um bom andamento de todos os projetos e evitar que alguma etapa seja duplicada ou até mesmo esquecida.

Aprenda a customizar o projeto

Embora o workflow se apresente como um modelo de sistema pronto, é muito importante estar aberto para personalizar cada um dos seus projetos. Afinal, cada setor da sua empresa tem objetivos e demandas diferentes e, consequentemente, uma gestão eficiente deve ser customizada.

Quando o worflow deve ser usado?

Embora a maioria das pessoas ainda acredite que esse tipo de ferramenta de gestão só pode ser usado por grandes corporações ou em processos complexos, o workflow é ideal para qualquer tipo de negócio, demanda ou estrutura corporativa. É possível usar o workflow em estratégias de marketing de conteúdo, e-mail marketing, na contratação de funcionários e muito mais! O único ponto de partida necessária é o desejo de manter a instituição organizada, com um padrão de trabalho bem estruturado e onde todos os colaboradores executam suas tarefas com qualidade e produtividade. Bem bacana, não é mesmo? E agora que você já sabe como criar um workflow, que tal conferir 4 dicas incríveis para alcançar a padronização de processos na sua empresa?