Otimização de processos empresariais: 5 erros que você não pode cometer!

Eficiência é a palavra de ordem para qualquer negócio. Na prática, ela significa o mesmo que otimizar processos, ou seja, empenhar-se na redução de desperdícios ao longo da produção, gerando mais lucro à empresa. Para isso, são necessárias algumas ações.Mas como garantir o sucesso delas? Listamos abaixo 5 erros que você não pode cometer na otimização de processos empresariais. Confira!

1. Não envolver todos os funcionários nos processos

Muitos gestores pensam que não devem permitir o acesso de seus funcionários aos dados estratégicos da empresa. Mas os resultados mostram o contrário: organizações que envolvem seus colaboradores em todos os processos contam com mais motivação no desempenho de suas funções, além de menos chances de erros.Isso ocorre porque valores como ética e transparência são fundamentais na relação entre empresa e empregado e devem estar presentes em todas as escalas hierárquicas da empresa.

2. Não definir metas e responsabilidades

Cada funcionário deve estar ciente do seu papel dentro da empresa e, mais ainda, perceber o grau de importância. Isso pode ser demonstrado na prática, por meio da definição clara de suas responsabilidades, com prazos de entrega, discussão de ideias e feedback.Mas é importante ressaltar: tome cuidado com o excesso de rigor, que pode limitar a criatividade dos colaboradores. Preze pela organização, para que cada etapa de trabalho possa ser acompanhada e concluída dentro do tempo previsto. Uma dica é desenvolver um sistema de fluxo de trabalho por meio da criação de uma planilha ou mesmo do uso de softwares de gestão.

3. Desconsiderar a guarda de documentos

Quanto tempo é desperdiçado, diariamente, apenas na busca de documentos, que não estão arquivados ou estão fora do lugar devido? Quando isso acontece, além de a empresa ficar sujeita a riscos jurídicos, torna-se mais burocrática, atrasando os processos diários. Evite isso e aposte em soluções de gestão documental. Como?Estabeleça um local específico para guardá-los, de forma que sejam separados por categorias e ordenados em um índice para consulta sempre que necessário. Não confie apenas nos arquivos físicos e procure digitalizá-los também.Caso não disponha de tempo nem equipe para cuidar disso, considere terceirizar a gestão documental de sua empresa. Esse investimento certamente favorece a otimização de processos empresariais.

4. Não deixar a linha de frente tomar decisões

É muito comum haver desmotivação nos níveis mais baixos da empresa, que geralmente são aqueles em que há contato direto com o cliente. Percebeu o tamanho do problema? A razão dessa desmotivação geralmente está relacionada à falta de autonomia nas decisões, que, por consequência, atrasa inúmeros processos e gera insatisfação nos clientes.A solução? Criar uma dinâmica de solução de problemas, na qual os funcionários da linha de frente tenham mais liberdade para decidir ou participar das decisões.

5. Não investir o suficiente em automação

Diversas dificuldades de gestão que uma empresa enfrenta poderiam ser minimizadas utilizando recursos tecnológicos. Mas, antes de investir em um modelo de automação de processos, procure fazer um mapeamento de todos eles, a fim de encontrar onde estão os gargalos.Geralmente, há necessidade de melhorias nos processos comunicativos, financeiros, de prestação de contas, divisão de tarefas, entre outros. Avalie um por um e encontre a melhor plataforma de otimização. O que a princípio parece um alto custo, em pouco tempo pode proporcionar mais produtividade, inovação e eficiência.Além disso, o levantamento e a análise dos dados acumulados no período podem trazer mais assertividade para o gerenciamento do negócio — aposte!Esses foram os 5 erros mais comuns na otimização de processos empresariais. Acompanhe os próximos conteúdos assinando nossa newsletter. Até a próxima!