Gestão eletrônica de documentos: o que você precisa saber?

À medida em que uma empresa cresce, seus processos se tornam mais complexos e há uma produção maior de dados e documentos. Esse cenário conduz a uma necessidade importante nos dias atuais, que é a gestão eletrônica de documentos. Com tantas informações, contratos, dados e documentos para monitorar e organizar, apostar em recursos tecnológicos tem sido a opção de milhares de gestores. Porém, ainda existem dúvidas sobre o tema e este post pretende esclarecê-las. A seguir, reunimos tudo o que você precisa saber sobre a GED. Falaremos sobre a importância dessa estratégia, suas vantagens, os aspectos a serem analisados na escolha da empresa responsável e, claro, o ajudaremos a identificar o momento ideal para fazer esse investimento. Se você está em busca de melhores resultados para o seu negócio e precisa otimizar seu gerenciamento de documentos, não pode deixar de acompanhar este post até o final! Faça uma boa leitura!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) nada mais é que a gestão de arquivos por meio de um software projetado para simplificar e agilizar a organização e acesso às informações essenciais dentro de uma empresa. Como é de seu conhecimento, o desenvolvimento empresarial traz consigo uma complexidade maior à gestão empresarial — quanto maior é a empresa, mais organizada ela deve ser. Nesse contexto, o planejamento e o gerenciamento correto de tantos documentos é uma das premissas para o sucesso de um negócio. Assim, o GED é uma maneira eficiente e segura de manter tudo em ordem. Além da terceirização da gestão das informações, há uma integração dos dados existentes em diversos sistemas, o que otimiza todo o funcionamento do negócio. Cabe ressaltar que essa estratégia é muito mais do que guardar e organizar documentos, já que os dados são uma ferramenta poderosa e as empresas que aproveitam todo o seu potencial alcançam um importante diferencial competitivo.

Qual a importância do GED na atualidade?

Você já perdeu alguma oportunidade porque demorou para encontrar um documento importante? Descartou um contrato ou informação que, mais tarde, se tornou importante para a empresa? Sempre gasta tempo procurando papéis em seus arquivos físicos? Essas são apenas algumas situações corriqueiras em negócios que não adotam a gestão eletrônica de documentos. Em um mercado altamente competitivo e com clientes exigentes, a agilidade na tomada de decisões é vital. Atrasar esse processo devido a falhas em atividades manuais é um erro que pode custar caro às empresas. Quando falamos em decisões acertadas, logo nos vem à mente a necessidade de fazer escolhas embasadas em dados e documentos e é aí que muitos gestores começam a enfrentar problemas. Uma empresa média, por exemplo, trabalha com informações de diversos setores. Existem documentos trabalhistas, do setor financeiro, do RH, do marketing, do estoque, da logística, das vendas e, ainda, aqueles confidenciais — relacionados às suas estratégias de negócio. A dúvida que paira é: como manter tudo isso organizado e seguro? A resposta está na tecnologia, em especial, nos softwares desenvolvidos para essa finalidade. A gestão eletrônica de documentos pode ser apontada como uma aliada dos gestores que precisam de mais controle e agilidade nos arquivos da empresa. A digitalização de todos esses documentos e o armazenamento em um ambiente virtual é algo que favorece sua produtividade e traz mais rapidez à tomada de decisões. Portanto, o que se pode concluir é que a GED é essencial ao cotidiano corporativo. As empresas contemporâneas não podem abrir mão dessa estratégia, principalmente porque é ela que garantirá uma gestão organizada e eficiente.

Quais os benefícios da gestão eletrônica de documentos?

Não é raro encontrarmos gestores que se sentem inseguros ao descartar ou não um documento, mesmo com gavetas e armários lotados de papéis. Esse tipo de situação demonstra que a gestão eletrônica desses arquivos é fundamental para o funcionamento do negócio. Ainda tem dúvidas de que terceirizar a guarda e gestão documental é uma opção interessante? Confira, a seguir, os benefícios que isso pode proporcionar à sua empresa!

Melhor organização dos documentos

Alcançar o sucesso no mundo dos negócios tem uma íntima relação com os investimentos que se faz em gestão, planejamento e organização. Afinal, não há dúvidas de que uma empresa organizada opera de maneira mais eficiente. Quando se aposta em tecnologia aplicada e em uma parceira séria, as chances de alcançar uma gestão eficiente são bem maiores. O sistema faz uma separação inteligente dos dados e documentos, mantendo-os organizados e disponíveis para consultas. Em geral, eles são classificados por setor, relevância ou data de modificação. Enfim, existem inúmeras possibilidades para organizá-los, basta você escolher aquele que melhor atende a você e sua equipe.

Otimização dos espaços físicos da empresa

Uma realidade nas empresas que não fazem a gestão eletrônica da documentação é o desperdício de espaços físicos. Como há uma produção intensa de documentos, é necessário adquirir e reservar locais, gavetas e armários para o armazenamento — o que também demanda alguns cuidados com segurança. A questão principal é que com o GED você troca metros quadrados por gigabytes. Dessa forma, há a liberação de espaços físicos para serem melhor aproveitados na empresa. Uma sala de arquivos pode, por exemplo, virar um ambiente de descanso para funcionários, uma sala para um novo gestor ou servir para ampliar a sua recepção. Concluindo, o gerenciamento eletrônico economiza espaço na empresa sem afetar a segurança e a qualidade com que seus dados são armazenados.

Maior rapidez para encontrar documentos

Caso o seu negócio ainda não tenha investido em um sistema de gestão de documentos, é provável que, sempre que precise visualizar um arquivo tenha que se levantar da mesa e ir até a sala onde ele está armazenado. Chegando lá, é preciso encontrar o arquivo correto, depois a pasta e, finalmente, o documento. Ainda que você seja ágil e produtivo, esse processo demanda tempo e disposição. Mas há casos em que o documento simplesmente não é localizado, o que atrasa todo o seu trabalho. Por outro lado, ao adotar essa tecnologia, todo esse esforço e problema é eliminado. Por meio de qualquer dispositivo — computador, tablet e smartphone — é possível acessar o arquivo. Ou seja, ainda que você não esteja na empresa, poderá conferir o que precisa para tomar suas decisões. Além disso, é claro, é preciso enfatizar o quanto essa tarefa é mais rápida. Com alguns cliques, o documento é facilmente encontrado e o trabalho finalizado.

Maior segurança para os dados empresariais

A segurança dos dados é uma preocupação recorrente entre as empresas contemporâneas. Afinal, diariamente o negócio lida com informações sigilosas referente a ela e a seus clientes. Nesse cenário, é possível observar que guardar documentos em espaços físicos não é a ação mais segura. É difícil restringir o acesso desses locais — isso exige investimentos em monitoramento constante — e a há sempre a possibilidade de que algum papel seja extraviado ou danificado. De outro modo, com a digitalização e armazenamento digital dessa documentação os problemas com segurança são minimizados. O acesso pode ser restringido apenas ao pessoal autorizado (por meio de senhas), assim como a modificação (que fica registrada no sistema).

Mais tempo para produzir

Quanto menos tempo o gestor perder com questões burocráticas, mais ele produz e trabalha em prol do crescimento empresarial. Portanto, é essencial que uma empresa contemporânea se preocupe em reduzir atividades que geram perda de produtividade. Não há nada de inteligente e produtivo em perder tempo procurando por arquivos. Levando-se em consideração a máxima do capitalismo de que “tempo é dinheiro”, seu negócio está perdendo grandes oportunidades de aumentar sua rentabilidade.

Diminuição considerável dos custos

Por último, mas igualmente relevante, cita-se a redução de custos expressiva alcançada por meio da GED. De maneira direta, já no primeiro dia de implementação do sistema, é possível reduzir gastos com insumos necessários para a realização de cópias e armazenamento dos documentos — como, papel, tinta, impressora, pastas e arquivos. Pode parecer pouco, mas essa é uma economia expressiva, principalmente se considerarmos que se tratavam de gastos constantes.

Como escolher uma boa empresa para realizar a GED do seu negócio?

Após conhecer tantos benefícios, é possível compreender como a empresa pode crescer e se tornar mais rentável com a simples decisão de implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos. No entanto, esse é apenas o primeiro passo. Antes de assinar contrato, você precisa se certificar que a empresa escolhida é a melhor e mais indicada para seu negócio. Para ajudá-lo, selecionamos algumas dicas. Acompanhe!

Avalie o custo-benefício da tecnologia ofertada

Fique muito atento durante as suas pesquisas com relação ao custo-benefício dos softwares, pois existem empresas que fornecem sistemas baratos ou muito caros, porém pouco eficientes. O ideal é que o sistema escolhido tenha um preço justo e compatível com as funções e vantagens que proporciona. Escolher apenas pelo preço é um erro fatal e poderá trazer prejuízos ao seu negócio.

Encontre um fornecedor com objetivos semelhantes

Sempre que se busca terceirizar serviços, é preciso ter em mente que o fornecedor será um aliado da empresa e, portanto, precisa possuir objetivos alinhados aos seus. Fechar contrato com uma empresa que não compreende as necessidades do seu setor e ignora suas demandas de urgência não é nada produtivo. Nesse caso, antes de fechar negócio, observe se os objetivos, metas e missão das partes estão em harmonia.

Procure por um sistema de qualidade reconhecida

Se a empresa diz que o seu sistema é capaz de desempenhar diversas funções, é preciso que isso seja verdade. Por isso, é importante que você vá em busca de opções de qualidade e que ouça as opiniões de outros usuários. Conhecer a reputação desse negócio evitará inúmeros transtornos e garantirá que a empresa receba exatamente o que contratou e pagou.

Como identificar o momento certo para implementar o gerenciamento eletrônico de documentos?

Se depois de todas as informações apresentadas, você gostou a ideia de implementar a gestão eletrônica de documentos em sua empresa, mas não sabe identificar se esse é (ou não) o momento ideal para fazer esse investimento, podemos te ajudar. Para finalizar este material, selecionamos algumas situações que indicam essa necessidade. Continue com a leitura e veja se o seu negócio se encaixa nesses casos!

O negócio precisa de uma sala para arquivos

Quando uma empresa demanda uma sala exclusiva para o acervo, é sinal de que há documentos demais para serem armazenados. Mais do que isso, essa é uma situação que tende a aumentar, o que ficará insustentável pelo meio físico em pouco tempo.

A equipe perde tempo para encontrar documentos

Quando os funcionários começam a perceber que estão perdendo tempo para buscar e encontrar arquivos, temos mais um indicador da necessidade de se investir em um sistema automatizado. Afinal, qualquer tempo desperdiçado prejudica sua produtividade.

Há muitos documentos duplicados

Quando você busca por um arquivo, encontra diversas cópias dele? Mais um motivo para pensar em contratar um software de gestão de documentos. Além de gastar mais espaço, isso gera desperdício de recursos e prejudica seus lucros.

Situações de perda e extravios começam a ocorrer

Nos últimos tempos, você teve de lidar com problemas relacionados à perda e extravio de documentos? Esse tipo de problema é extremamente ruim para o desenvolvimento e empresarial e revela que o gestor precisa tomar decisões mais estratégicas para garantir a segurança de seus arquivos.

Os documentos não estão centralizados

Quando a empresa não consegue organizar os documentos de maneira que possam ser encontrados com rapidez, é necessário avaliar com atenção a necessidade de um sistema de apoio. A centralização facilita a busca e o cruzamento de dados, sendo fundamental para a tomada de decisões. Diante de tudo o que foi exposto ao longo deste post, é possível concluir que a gestão eletrônica de documentos é uma estratégia muito útil para empresas que se preocupam em manter sua produtividade, organização e segurança em dia. Apostar em recursos tecnológicos é uma sábia decisão, assim como contar com parceiros competentes e responsáveis. Por isso, caso você esteja sentindo a necessidade de apostar em automatização desse gerenciamento, pesquise e avalie as propostas para, então, ter acesso a um sistema de qualidade e que atenda às suas demandas. Quer aprender um pouco mais sobre o assunto? Descubra até quando você deve guardar guias de impostos!