Confira 4 dicas de gestão de documentos trabalhistas e previdenciários

Você sabe como deve ser feita a guarda e gestão dos documentos trabalhistas e previdenciários do seu negócio? Ter um bom controle sobre as informações, conhecendo os prazos e a maneira adequada de armazenamento é essencial para evitar problemas jurídicos no futuro. Por isso, é preciso estar atento! Quer saber mais sobre o assunto? Para te ajudar com essa missão, a seguir listamos 4 dicas de gestão de documentos que você precisa conhecer. Confira!

1. Estabeleça um padrão organizacional

Fazer uma gestão adequada de documentos em uma empresa é uma tarefa que exige alguns cuidados e práticas específicas. E o primeiro passo necessário é criar um padrão organizacional claro e objetivo. Crie listas ou tabelas que facilitem a organização das informações de uma forma geral. Você pode separar a documentação em diferentes níveis e de acordo com o tipo de informação que ela contém. Ainda é possível separar os dados por importância, validade, horário de armazenamento, entre outros.

2. Contrate um serviço de digitalização

A digitalização de documentos é uma das principais formas de otimizar o processo de gestão e conquistar um armazenamento ainda mais eficiente das suas informações. Mas para que tudo seja feito de forma adequada é essencial contar com uma empresa especializada no assunto. Diferente do que alguns profissionais acreditam, o processo de digitalização não pode ser feito de qualquer jeito. É preciso contar com as ferramentas adequadas, além de conhecer o tratamento ideal para cada documento. Uma digitalização bem feita, orientada por uma equipe capacitada, vai garantir que os seus documentos trabalhistas e previdenciários sejam organizados dentro de um padrão específico, facilitando a busca por informações e garantindo mais segurança para os dados dos seus colaboradores.

3. Envolva a sua equipe na gestão documental

Você sabia que diferentes setores da sua empresa podem estar envolvidos e colaborar ativamente para uma gestão de documentos mais eficiente? Além de agilizar o processo de armazenamento, as equipes podem melhorar a comunicação entre si e ainda se tornar mais produtivas com essa prática. É possível pensar em diferentes maneiras de envolver os seus colaboradores na organização de documentos. O importante é manter todos conscientizados sobre a importância dessa gestão otimizada e contar com um supervisor capacitado para acompanhar o processo.

4. Fique atento aos prazos

O armazenamento adequado de documentos é uma obrigação de todas as empresas. E para evitar problemas futuros, é super importante estar atento à temporalidade desses documentos. Isso significa saber até quando eles devem ser guardados e de que forma podem ser descartados. Quando falamos em documentos trabalhistas e previdenciários, existem algumas leis bem específicas sobre a guarda de informações, que podem variar de 5 a 30 anos. Você deve conhecer cada uma dessas exigências e, sempre que necessário, manter os arquivos mais relevantes em um local acessível. Como você pôde perceber, existem diversas boas práticas que podem contribuir para uma gestão mais eficiente dos documentos do seu negócio. Lembre-se de manter os dados sempre organizados e contar com o suporte de uma empresa especializada nesse tipo de armazenamento. Ainda tem dúvidas ou quer saber mais sobre a gestão de documentos trabalhistas e previdenciários? Confira o nosso próximo artigo e descubra qual é a prazo exato para a guarda de arquivos trabalhistas.