Documentos digitalizados tem validade jurídica? Descubra!
Transformação Digital
Algumas pessoas ainda têm dúvida se documentos digitalizados têm validade jurídica. Durante o processo de digitalização, o documento passa por várias fases, como: preparação, higienização, indexação, digitalização e qualidade.
No que se refere à validade jurídica, a Medida Provisória 2.200-2/2021 determina que a infra-estrutura de Chave Pública Brasileira - ICP - Brasil garante a autenticidade, a integridade e a validação jurídica dos documentos que são digitalizados.
Quer entender mais porque os documentos digitalizados têm validade jurídica? Então, siga lendo este artigo?
Os documentos digitalizados realmente têm validade jurídica?
Sim, essa afirmação é comprovada pelo Decreto 10.278/2020, que tem o objetivo de apontar técnicas e requisitos próprios para realizar a digitalização de documentos públicos e privados. A transformação digital faz com que a digitalização seja feita com certificação digital.
A emissão do certificado digital acontece por meio do ICP-Brasil, que é um círculo hierárquico totalmente confiável e que faz a identificação de pessoas físicas e jurídicas nos contextos digitais.
Fazer a digitalização é realizar a codificação binária das informações dos documentos, para transformar os registros físicos em digitais, para em seguida, serem alocados em um software próprio, para que a gestão seja feita de forma segura.
Um dos grandes avanços é que até mesmo as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica. Isso é definido no artigo 6º do Decreto 10.278/2020, em que aponta que os documentos digitalizados que envolvem instituições particulares, ganham validade jurídica, quando têm assinatura eletrônica, desde que possam comprovar a sua autoria e a integridade dos mesmos.
É necessário, também, que ambos estejam em comum acordo ou, até mesmo, que seja aceito por alguém que manifeste oposição ao documento. Em casos de desacordo, o ideal é fazer uso da certificação digital padrão ICP - Brasil.
Sua validade é a mesma dos documentos físicos?
É sim. O decreto citado acima, precisamente o artigo 5º, afirma que os documentos digitalizados equiparam-se a documentos físicos, no que tange a todos os efeitos legais e servem como comprovação de qualquer ato diante de pessoa jurídica. Portanto, a digitalização de documentos é um método assertivo de fazer a guarda de documentos por ter força e validade legal, quando equiparado ao original.
Quais as regras gerais de digitalização para que tenha validade jurídica?
Para que um documento digitalizado tenha validade jurídica é importante que ele apresente diversos requisitos que somam para que ele alcance esse objetivo. No momento de digitalizar os registros, a empresa responsável pelos procedimentos deve cumprir, na íntegra, todas as imposições que a lei determina. A validade jurídica exige que o documento contenha:
- rastreabilidade;
- assinatura digital eletrônica;
- auditabilidade;
- manutenção;
- preservação;
- padrões técnicos.
Como vimos, os documentos digitalizados têm validade jurídica. A digitação dos registros é uma excelente iniciativa para empresas que se preocupam em estar atualizadas por meio de recursos digitais que potencializam as suas atividades de rotina. A Ebox Digital tem todos os recursos para digitalizar, manter e preservar os documentos. Sendo assim, é importante armazená-los em nuvem, fazer backup, utilizar formatos abertos como PDF e TIFF e outros cuidados.
Ficou curioso para ter documentos digitalizados com validação jurídica na sua empresa? Então, faça contato conosco agora mesmo.
