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Assinatura com certificado digital: como funciona e quais as vantagens

Bruno Lacerda
Bruno Lacerda 17/06/2024
Assinatura com certificado digital: como funciona e quais as vantagens

Transformação Digital

Você já parou para pensar em como as assinaturas digitais acabaram mudando a forma como lidamos com documentos e com os contratos? Pois é, a tecnologia avança cada vez mais, e hoje falaremos sobre um aspecto fundamental desse avanço: assinar com certificado digital.

Imagina só poder assinar um documento sem precisar imprimir, assinar à mão e depois escanear de volta para o computador? Parece um sonho bem distante para quem está acostumado com o velho e demorado processo de assinatura convencional, não é mesmo? Mas isso já é possível e está disponível para facilitar a sua vida e a gestão documental da sua empresa.

A assinatura com certificado digital ajuda a economizar tempo e recursos no seu negócio. Mas como funciona essa tecnologia? E quais são as vantagens de adotá-la em sua rotina empresarial? É sobre tudo isso que falaremos agora. Continue acompanhando para ficar por dentro do assunto!

Afinal, como funciona a assinatura com certificado digital?

Imagine que você precisa assinar um contrato importante, mas está longe do escritório e não tem acesso à impressora, scanner ou mesmo papel. Parece bem difícil? Bem, era. Com a assinatura digital, tudo se torna muito mais simples.

A assinatura com certificado digital usa uma tecnologia criptográfica avançada para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos.

Funciona assim: quando você assina um documento digitalmente, o certificado digital ligado ao seu nome é usado para criar uma assinatura eletrônica única, que é inserida no documento. Assim, essa assinatura é gerada a partir de algoritmos matemáticos, tornando virtualmente impossível sua falsificação ou alteração sem ser detectada.

Mas como o receptor do documento pode ter certeza de que a assinatura é válida? É aí que entra a autoridade de certificação, uma entidade confiável que emite e gerencia os certificados digitais.

Quando você assina um documento, o certificado digital é verificado por meio de uma chave pública fornecida pela autoridade de certificação. Se a assinatura for válida, significa que o documento não foi adulterado desde que foi assinado e que você é realmente a pessoa que o assinou.

Quais as vantagens de assinar com certificado digital?

São muitas as vantagens de assinar com o certificado digital! Vamos conhecer algumas? Confira!

Segurança

Uma das maiores vantagens é a segurança. Ao contrário das assinaturas manuais, que podem ser facilmente falsificadas, as assinaturas digitais são protegidas por criptografia.

Além disso, como mencionamos, a validade da assinatura é verificada por uma autoridade de certificação confiável, garantindo a autenticidade e integridade do documento.

Agilidade

Outro grande benefício é a agilidade que a assinatura digital traz para os processos empresariais. Com a eliminação da necessidade de imprimir, por exemplo, o tempo gasto para finalizar transações reduz significativamente.

Isso significa que você pode fechar negócios de forma mais rápida, responder a demandas com maior agilidade e evitar vários atrasos desnecessários.

Redução de custos

Ao optar pela assinatura digital, você corta os custos associados à impressão de documentos. Ou seja, sua empresa tem uma redução significativa nos gastos com papel, tinta de impressão, energia e materiais de escritório.

Além disso, ao reduzir a quantidade de papel acumulado, também se reduz os custos relacionados à manutenção de documentos físicos. Essa economia de recursos pode ser redirecionada para áreas mais estratégicas da empresa, promovendo um uso mais eficiente dos recursos disponíveis.

Facilidade

A facilidade de uso é também um ponto forte que merece ser mencionado. Com ferramentas intuitivas e interfaces amigáveis, é fácil aprender a assinar documentos digitalmente, mesmo para aqueles que não têm experiência com tecnologia.

Além disso, a possibilidade de assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, torna o processo ainda mais acessível.

Sustentabilidade

Não podemos esquecer também do aspecto sustentável da assinatura digital. Quando não há necessidade de usar papel, há uma contribuição para a preservação do meio ambiente, economizando recursos naturais e reduzindo a emissão de resíduos.

É uma maneira simples e eficaz de tornar os processos da sua empresa mais sustentáveis e ecologicamente responsáveis.

Como implementar a assinatura com certificado digital na sua empresa?

Implementar a assinatura com certificado digital é mais simples do que você imagina. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para iniciar esse processo!

Escolha do fornecedor de certificado digital

O primeiro passo é escolher um fornecedor de certificado digital confiável e reconhecido no mercado. Pesquise as opções disponíveis, considere a reputação da empresa, os tipos de certificados oferecidos e os serviços disponíveis, como suporte técnico.

Aquisição do certificado digital

Após selecionar o fornecedor, é hora de adquirir o certificado digital para a sua empresa. Entre em contato com o fornecedor escolhido e siga as instruções para solicitar e validar o certificado. Geralmente, você terá que fornecer documentos que comprovem a identidade da empresa e dos seus representantes legais.

Instalação e configuração do certificado

Assim que o certificado digital for emitido, você precisará instalá-lo nos dispositivos e sistemas utilizados pela sua empresa. Isso pode envolver a instalação de software específico, configurações de segurança e treinamento dos colaboradores para utilização correta do certificado.

Integração com sistemas de gestão documental

Para aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura com certificado digital, é importante integrar essa tecnologia aos sistemas de gestão de documentos utilizados pela sua empresa.

Isso permitirá que você assine, armazene e gerencie documentos de forma automatizada e eficiente, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

Treinamento e conscientização dos colaboradores

Por fim, não se esqueça de oferecer treinamento e conscientização aos colaboradores sobre a importância e o uso correto da assinatura com certificado digital. O ideal é garantir que todos entendam bem os procedimentos e as políticas de segurança relacionadas ao uso do certificado.

Implementar a assinatura com certificado digital na sua empresa pode parecer um desafio no começo, mas os benefícios a longo prazo fazem valer a pena o investimento de tempo e recursos. Tenha sempre em mente que essa tecnologia pode transformar a maneira como sua empresa lida com documentos, tornando os processos muito mais eficientes, seguros e modernos.

Como você viu, assinar com certificado digital é uma solução eficaz para os desafios da gestão documental. Não deixe de implementar essa tecnologia para enfrentar os desafios do mundo digital e se destacar no mercado.

Gostou de saber mais sobre como funciona a assinatura com certificado digital? Aproveite que está no nosso blog e aprenda também sobre o certificado digital ICP-Brasil agora mesmo!

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Bruno Lacerda
Escrito por

Bruno Lacerda

Graduado em análise e desenvolvimento de sistemas, possui MBA em gestão estratégica de TI pela FGV com extensão internacional pela Universidade da Califórnia, Irvine. Lidera o time de tecnologia da eBox. Mais de 18 anos de experiência em tecnologia da informação, gestão documental e terceirização de processos, tendo, inclusive, conquistado certificações relevantes nestas áreas ao longo da carreira.

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