Qual é o prazo de guarda de documentos trabalhistas? Descubra aqui!

Contratos, acordos, atestados, pagamentos: o prazo de guarda de documentos trabalhistas pode gerar muita confusão para uma empresa. Saber o que determina a lei é fundamental para não perder disputas judiciais e nem ser multado pelo governo. Mas, afinal, por quanto tempo esses papéis precisam ser armazenados? Após a leitura deste texto, você vai conhecer os limites exigidos pela legislação e de que forma a digitalização e a gestão eletrônica dessa papelada vão aumentar a produtividade da sua equipe de RH. Boa leitura!

O que são regras de prescrição e decadência?

Antes de conhecer o prazo de guarda para documentos trabalhistas, é preciso entender a diferença entre as regras de prescrição e de decadência. Ambas estão relacionadas ao tempo pelo qual os arquivos devem ser armazenados pela empresa. Quando o indivíduo tem uma garantia assegurada por lei, precisa exercer esse direito até determinado prazo. Caso esse período seja ultrapassado, podem acontecer a prescrição ou a decadência.

Prescrição

Está relacionada ao direito subjetivo, quando uma das partes é obrigada a um dever. Caso a outra parte não cumpra o compromisso, aquele que se sente prejudicado tem um prazo para ajuizar uma ação. Caso esse período seja ultrapassado, a prescrição ocorre.

Decadência

Está relacionada ao direito potestativo, quando uma parte tem um poder assegurado, mas o outro lado não é obrigado a fazer nenhuma prestação a favor da parte contrária. Caso o possível reclamante não exerça o direito no prazo estipulado pela lei, acontece a decadência.

Quais são os prazos de prescrição dos documentos trabalhistas?

As regras trabalhistas preveem que o limite de prescrição é de cinco anos para funcionários urbanos e rurais, com o prazo de dois anos para que a reclamatória trabalhista seja formalizada. Ou seja, o colaborador tem até dois anos para ingressar com uma reclamatória sobre os últimos cinco anos trabalhados. Já na área previdenciária, o período de prescrição para a Previdência Social averiguar documentos é de dez anos. Contudo, há casos específicos em que esse período pode chegar a 30 anos. Confira os principais prazos prescricionais:

2 anos:

• pedido de demissão;
• aviso prévio;
• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.

5 anos:

• atestado médico;
• compensação de horas;
• prorrogação de horas;
• controle de ponto;
• comunicação de dispensa.

10 anos:

• folha de pagamento;
• guias de recolhimento do INSS, salário educação, PIS/PASEP;
• atestado médico.

20 anos:

• exames médicos para qualquer finalidade.

30 anos:

• documentação relacionada ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Por que é importante digitalizar toda a documentação trabalhista?

A guarda digital da documentação trabalhista prolonga o tempo de conservação da papelada, uma vez que reduz a necessidade de manuseio. Outra vantagem é a agilidade nos processos internos do setor de Recursos Humanos. Ao introduzir um sistema de gestão eletrônica, possível a partir da digitalização dos arquivos, a empresa verifica o aumento da produtividade das equipes que precisam lidar diariamente com a consulta dessas informações. Além disso, o software permite:

• melhorar a comunicação entre setores;
• simplificar as pesquisas por arquivos;
• monitorar as versões de um documento.

Como você pôde conferir, o prazo de guarda de documentos trabalhistas é extenso e a empresa que não o observar pode ser seriamente prejudicada. A dica para assegurar a conservação dessas informações é investir na digitalização e na gestão eletrônica. Essas tecnologias possibilitam o aumento da produtividade, a melhoria da comunicação e a simplificação da consulta dos arquivos. Gostou do post? Que tal se aprofundar mais no assunto? Confira agora mesmo o texto “Organização de documentos: quais devem ser descartados e mantidos?” e domine ainda mais esse tema! Vamos lá!