Voltar para o blog

Novo decreto! A partir de agora documentos digitalizados têm os mesmos efeitos legais dos físicos

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 14/04/2020
Novo decreto! A partir de agora documentos digitalizados têm os mesmos efeitos legais dos físicos

Tendências

O Brasil acaba de dar mais um passo em direção à modernização do uso de documentos digitais. A partir de agora, de acordo com um decreto do governo, os documentos digitalizados passam a produzir os mesmos efeitos legais dos documentos físicos ou originais. O decreto nº 10.278 faz parte do artigo 3º da Lei de Liberdade Econômica e foi publicado no dia 18 de março de 2020. Além de modernizar e agilizar os processos das empresas, o decreto também contribui para evitar a disseminação do coronavírus, uma vez que a prática diminui consideravelmente o contato físico entre as pessoas e o seu deslocamento.

Validade

Mas atenção! Para ter valor jurídico, os documentos digitais, além de assinados eletronicamente, devem ter o certificado digital. “A certificação digital é uma importante ferramenta para assegurar a integridade, autenticidade e segurança de documentos no universo online”, explica Marcelo Araujo, diretor comercial da eBOX DIGITAL.

Como funciona a certificação digital?

Na certificação digital um algoritmo é utilizado para codificar e depois decodificar as informações no ambiente virtual. As chaves aplicadas para esse fim podem ser simétricas ou assimétricas. No primeiro caso, emissor e receptor usam a mesma chave para acessar as informações criptografadas. Já no modelo assimétrico, são usadas duas: uma privada e outra pública. A privada é única e deve ser aplicada para decodificar os dados enviados pela chave pública.

Em que casos pode ser feita a certificação digital em documentos?

Ela pode ser usada em diferentes casos. Veja alguns exemplos:
  • Realização de operações bancárias;
  • Assinatura de documentos pela Internet;
  • Envio de declarações da empresa;
  • Emissão de notas e de outros documentos fiscais;
  • Aval da validade jurídica de arquivos eletrônicos;
  • Assinatura de documentos pela Internet.

O que é necessário fazer para digitalizar documentos com certificado digital?

A melhor opção para realizar a digitalização de documentos com certificado digital é contratar uma empresa especializada em prestar esse serviço. Ela será responsável pelos procedimentos de captura, organização e guarda física dos arquivos, se necessário. Além de certificar todos os arquivos, é possível implementar um sistema de gerenciamento para otimizar processos, reduzir despesas e garantir a segurança dos arquivos contra danos e extravios.

E quais as vantagens da utilização de documentos digitais?

Como já dissemos, além de contribuir para a saúde pública e agilizar os processos, o uso de documentação eletrônica tem ainda muitas outras vantagens. Veja:
  • Maior facilidade de localização de documentos;
  • Economia de tempo dos colaboradores;
  • Facilidade para atualizar o conteúdo dos documentos;
  • Maior proteção dos dados dos documentos;

Por que arquivos físicos são ultrapassados?

Além de ocupar muito espaço, com o tempo é preciso contratar um colaborador apenas para cuidar destes documentos. Isso sem falar nos custos de manutenção e de aluguel de espaço para guardá-los e da preocupação com possíveis perdas, roubos e sinistros. Saiba mais sobre este assunto aqui!   Agora que você já sabe sobre o novo decreto e sobre as vantagens da utilização de documentos eletrônicos, comece a pensar em adotá-los em sua empresa! Se precisar de ajuda, pode contar sempre com a eBox Digital!        

Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

Confira outros artigos

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa

Gestão

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa
Leia mais
Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?

Tendências

Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?
Leia mais