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Novo decreto! A partir de agora documentos digitalizados têm os mesmos efeitos legais dos físicos
Tendências
O Brasil acaba de dar mais um passo em direção à modernização do uso de documentos digitais.
A partir de agora, de acordo com um decreto do governo, os documentos digitalizados passam a produzir os mesmos efeitos legais dos documentos físicos ou originais.
O decreto nº 10.278 faz parte do artigo 3º da Lei de Liberdade Econômica e foi publicado no dia 18 de março de 2020.
Além de modernizar e agilizar os processos das empresas, o decreto também contribui para evitar a disseminação do coronavírus, uma vez que a prática diminui consideravelmente o contato físico entre as pessoas e o seu deslocamento.
Validade
Mas atenção! Para ter valor jurídico, os documentos digitais, além de assinados eletronicamente, devem ter o certificado digital. “A certificação digital é uma importante ferramenta para assegurar a integridade, autenticidade e segurança de documentos no universo online”, explica Marcelo Araujo, diretor comercial da eBOX DIGITAL.Como funciona a certificação digital?
Na certificação digital um algoritmo é utilizado para codificar e depois decodificar as informações no ambiente virtual. As chaves aplicadas para esse fim podem ser simétricas ou assimétricas. No primeiro caso, emissor e receptor usam a mesma chave para acessar as informações criptografadas. Já no modelo assimétrico, são usadas duas: uma privada e outra pública. A privada é única e deve ser aplicada para decodificar os dados enviados pela chave pública.Em que casos pode ser feita a certificação digital em documentos?
Ela pode ser usada em diferentes casos. Veja alguns exemplos:- Realização de operações bancárias;
- Assinatura de documentos pela Internet;
- Envio de declarações da empresa;
- Emissão de notas e de outros documentos fiscais;
- Aval da validade jurídica de arquivos eletrônicos;
- Assinatura de documentos pela Internet.
O que é necessário fazer para digitalizar documentos com certificado digital?
A melhor opção para realizar a digitalização de documentos com certificado digital é contratar uma empresa especializada em prestar esse serviço. Ela será responsável pelos procedimentos de captura, organização e guarda física dos arquivos, se necessário. Além de certificar todos os arquivos, é possível implementar um sistema de gerenciamento para otimizar processos, reduzir despesas e garantir a segurança dos arquivos contra danos e extravios.E quais as vantagens da utilização de documentos digitais?
Como já dissemos, além de contribuir para a saúde pública e agilizar os processos, o uso de documentação eletrônica tem ainda muitas outras vantagens. Veja:- Maior facilidade de localização de documentos;
- Economia de tempo dos colaboradores;
- Facilidade para atualizar o conteúdo dos documentos;
- Maior proteção dos dados dos documentos;
