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Nato digitalizado: o que são em gestão documental?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 08/07/2024
Nato digitalizado: o que são em gestão documental?

Transformação Digital



O nato digitalizado é um conceito cada vez mais relevante com o avanço contínuo da tecnologia digital em diversos setores da sociedade. 

A digitalização de documentos tornou-se uma tendência significativa, impulsionada principalmente pela conveniência no acesso, pela segurança aprimorada e pela redução de custos que oferece. 

Além dessa tendência moderna, surgem técnicas ainda mais avançadas no campo da gestão documental: os documentos nato digitalizados.

Esses documentos são criados e gerenciados diretamente em formato digital, eliminando assim a necessidade de serem convertidos de um formato físico. 

Consequentemente, isso não apenas agiliza significativamente o processo de gestão documental, mas também assegura uma maior integridade e acessibilidade dos dados.

Nato digitalizado: conheça as vantagens

A aplicação do conceito de nato digitalizado oferece diversos benefícios que podem transformar a maneira como indivíduos e organizações gerenciam seus documentos.

Criar e gerenciar documentos diretamente em formato digital proporciona uma série de vantagens que vão desde a economia de tempo até a integração com tecnologias avançadas.

  • Economia de tempo e recursos: a criação e gestão de documentos diretamente em formato digital eliminam a necessidade de conversão de documentos físicos, economizando tempo e recursos;

  • Acessibilidade e segurança ampliadas: informações cruciais estão disponíveis de forma rápida e segura, independentemente da localização geográfica;

  • Automação de processos: facilita fluxos de trabalho mais eficientes e reduz a incidência de erros humanos;

  • Integração com tecnologias emergentes: potencializa a capacidade de inovar e tomar decisões baseadas em dados ao se integrar com tecnologias como inteligência artificial e análise de big data.

Como autenticar documentos nato digitais?

A autenticação de documentos nato digitais é um processo crucial para garantir a integridade e a legitimidade das informações contidas nesses arquivos. 

Diferente de um documento digitalizado, que é convertido de um formato físico para o digital, um documento nato digital é criado e gerido inteiramente em formato digital desde o início.

Métodos de autenticação

Existem várias maneiras de autenticar documentos nato digitais, cada uma oferecendo diferentes níveis de segurança e verificabilidade

Confira conosco as maneiras de autenticar:

  • Certificados digitais: utilizar certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras confiáveis é uma das formas mais seguras de autenticação. 

Esses certificados funcionam como uma identidade digital, associando de forma única a assinatura ao proprietário do documento. 

Eles garantem que o documento não foi alterado e que a identidade do signatário é autêntica, proporcionando uma alta confiança na validade do documento;

  • Assinaturas eletrônicas: as assinaturas eletrônicas permitem que os signatários autentiquem digitalmente um documento. 

Existem diferentes níveis de assinaturas eletrônicas, desde as simples até as qualificadas, que são legalmente vinculativas e oferecem o mais alto nível de segurança;

  • Blockchain: A tecnologia blockchain cria um registro imutável e distribuído que pode ser usado para autenticar documentos nato digitais. 

Cada vez que um documento é criado ou modificado, um registro é adicionado à blockchain, garantindo a rastreabilidade e a integridade do documento. 

Esta tecnologia é particularmente útil para documentos que precisam de uma auditoria rigorosa e verificabilidade, como contratos e registros financeiros;

  • Carimbos de tempo: utilizar carimbos de tempo é um método eficaz para registrar a data e a hora exatas em que um documento foi criado ou modificado. 

Os carimbos de tempo são gerados por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (TSA) e vinculam o conteúdo do documento a um momento específico no tempo, garantindo que o documento não foi alterado desde aquele momento. 

Isso é especialmente importante para documentos legais e financeiros que requerem prova de sua existência em um determinado momento.

Diferença entre digital e digitalizado: saiba quais são as diferenças

Ao discutir sobre documentos, é essencial compreender a distinção entre "digital" e "digitalizado". 

Um documento "digital" é aquele que foi criado e gerido desde o início em formato eletrônico, como os documentos nato digitalizados. 

Esses documentos são nativos do ambiente digital, não requerendo conversão de formatos físicos para eletrônicos.

Por outro lado, um documento "digitalizado" refere-se a uma versão eletrônica de um documento físico que foi convertido através de processos de digitalização. 

Este processo envolve a captura da imagem ou conteúdo do documento físico para criar uma representação eletrônica. 

Apesar de estar em formato digital, documentos digitalizados podem não oferecer as mesmas vantagens de segurança e facilidade de gerenciamento que documentos nato digitalizados, pois podem ainda preservar limitações associadas ao formato físico original, como dificuldades na pesquisa e recuperação de informações.

Portanto, enquanto documentos nato digitalizados são intrinsecamente eletrônicos e não necessitam de conversão, documentos digitalizados são uma representação eletrônica de documentos físicos previamente existentes.

Como Saber se um Documento é Nato Digital?

Para determinar se um documento é nato digital, considere os seguintes aspectos:

  • Origem eletrônica: documentos nato digitais são criados em formato eletrônico desde o início, sem nunca existirem em formato físico. 

Eles são gerados através de softwares e sistemas digitais específicos para gestão documental, onde todas as etapas, desde a criação até o armazenamento e distribuição, ocorrem de maneira digital;

  • Ferramentas digitais: são elaborados utilizando ferramentas tecnológicas como softwares de processamento de texto, planilhas eletrônicas avançadas e sistemas de gestão de documentos eletrônicos (GED). 

Essas ferramentas permitem a criação e a manipulação de documentos de forma completamente digital, sem a necessidade de papel ou de conversões de formatos;

  • Metadados específicos: documentos nato digitais são frequentemente acompanhados por metadados que fornecem informações sobre a origem, a autoria, as datas de criação e modificação, entre outros detalhes relevantes. 

Esses metadados ajudam a garantir a autenticidade e a integridade do documento ao longo do tempo, facilitando sua rastreabilidade e auditabilidade.

Os documentos digitalizados são cópias eletrônicas de documentos físicos que passaram por um processo de digitalização. 

Mesmo após a digitalização, podem manter características do formato físico original, como assinaturas manuscritas ou marcas de impressão, embora estejam disponíveis em formato digital.

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A gestão documental é essencial para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do tamanho ou setor. 

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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