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Docs&Box - EPI 4 - Guarda De Documentos - Soundcloud
Quais documentos preciso guardar? Por quanto tempo?
Se você já se fez essas perguntas, precisa ouvir nosso podcast de hoje.
Vamos começar falando da Tabela de Temporalidade Documental, que é um documento normativo institucional, no qual são registrados todos os ciclos de vida dos documentos de uma organização.
Ela deve ser atualizada com frequência e determina:
os prazos de permanência dos arquivos de cada setor;
o período em que eles devem ser direcionados ao arquivo intermediário, conhecido como estoque;
e o tempo em que os documentos devem permanecer no arquivo intermediário para, em seguida, serem descartados.
O tempo de guarda de documentos é diferente em cada setor. Nas áreas de Recursos Humanos, contábil e fiscal, por exemplo, o tempo de arquivamento é mais elevado.
Por isso, fique atento a Tabela de Temporalidade Documental.
Outra dúvida frequente é sobre como segmentar e classificar os documentos
A segmentação dos documentos é um dos passos mais importantes para um arquivamento rápido e eficiente. Ela pode ser feita por meio de datas, numeração dos documentos ou outros critérios.
Já a classificação tem o assunto ou conteúdo do documento como sinalizador. Ela permite separar os documentos por classe, por exemplo: memorandos, ofícios, relatórios, entre outros.
A prática de classificar os documentos deve ser realizada por um profissional que compreenda como funciona o arquivamento e que conheça a estrutura e o funcionamento da empresa.
O processo de classificação dos documentos também pode ser feito de forma mais genérica, como por meio de categorias, entre elas: gênero; espécie; tipologia; e formato.
Como deve ser feita a guarda dos documentos?
A guarda dos documentos deve ser realizada seguindo normas e critérios que facilitem a sua localização nos momentos em que for solicitado.
Fique atento para os passos a seguir:
observar o motivo do arquivamento;
atribuir um código de classificação ao documento, caso não tenha;
ao arquivar o documento na pasta setorial, observar se há outros documentos do setor e agrupar os que tiverem o mesmo código;
arquivar as pastas suspensas de acordo com cada código;
evitar a classificação como "diversos";
e, para os documentos que não têm antecedentes, seguir a ordem cronológica, alfabética, geográfica e, caso existam cópias, eliminá-las.
E por quanto tempo um documento deve permanecer guardado?
Bom, aí depende:
Os documentos intermediários como atestados de saúde ocupacional têm frequência média de uso e devem ser arquivados por vinte anos. A partir disso, podem ser descartados.
Documentos correntes, como os cartões de ponto, têm alta frequência de uso e podem permanecer no arquivo por cinco anos e depois serem eliminados.
Já os documentos permanentes, como livro de inspeção do trabalho, devem ser guardados permanentemente, não podendo ser eliminados.
Fique atento: as novas tecnologias oferecem recursos atualizados que podem aprimorar a forma de armazenar os documentos da sua empresa.
