Como digitalizar documentos com segurança? Aprenda agora!

Como digitalizar um documento com segurança? Atualmente, cada vez mais empresas optam por armazenar seus arquivos no ambiente digital. O processo para a guarda eletrônica é complexo, sobretudo se existe um grande volume de dados para ser manipulado. A solução encontrada para que a atividade seja feita com rapidez e eficácia é contratar uma empresa especializada. Assim, os riscos de extravio de arquivos ou de danos por imperícia são diminuídos. Neste post, reunimos algumas dicas para que a sua empresa realize a digitalização dos documentos com total segurança. Confira!

Escolha uma empresa especializada em digitalizar documentos

O melhor caminho para realizar a digitalização dos documentos com segurança é escolher uma empresa especializada nessa atividade. A execução do processo de captura e organização exige técnica e experiência para que nenhuma informação seja perdida e, depois de finalizada, apresente a sistematização necessária para dar fluidez ao fluxo de trabalho. A terceirizada escolhida deve entregar um conjunto completo para a administração dos arquivos, a partir de controles gerenciais que compartilhem os dados com segurança e agilidade. Ela precisa também oferecer a guarda física dos papéis em um depósito confiável, a fim de liberar o espaço físico da sua empresa.

Introduza tecnologia de ponta para a gestão documental

Outra vantagem em contratar uma empresa especializada é introduzir para o seu negócio tecnologia de ponta para a gestão documental. Atualmente, diversas ferramentas tornam a guarda, a localização e a consulta de arquivos muito mais seguras e rápidas. Um exemplo é o serviço de proteção RFID. Ela consiste em inserir um chip na etiqueta de cada caixa é possível rastrear os documentos ali armazenados e conhecer qualquer movimentação realizada. Assim, o extravio de dados importantes é reduzido ou até mesmo extinguido. Também é possível implementar um sistema de notificações para controlar o envio de caixas ou o tempo de permanência que os documentos precisam ficar armazenados. Essas condições permitem que a empresa realize de forma eficaz a gestão dos arquivos. Ela evita também que papéis importantes sejam destruídos antes do prazo.

Introduza a certificação digital

A certificação digital dos arquivos oportuniza um ganho importante para a empresa. Ela torna o arquivo digital invulnerável. Assim, a troca de dados acontece de forma totalmente segura. Os certificados digitais atuam como um verificador da identidade do usuário ou da empresa. Dessa forma, é possível estabelecer uma via segura para transmissão de informações, para assinar papéis digitalmente ou emitir notas fiscais, por exemplo.

Estabeleça níveis de acesso às informações

A partir da digitalização dos documentos é possível estabelecer níveis de acesso às informações por cargos ou áreas. Essa medida é importante para garantir a segurança dos dados, uma vez que só pode ser consultados por colaboradores com autorização para tal. Essa hierarquização protege documentos confidenciais e dá controle total ao administrador sobre quem e quando determinada informação foi consultada. O controle documental garante a boa execução dos processos e permite que a empresa funcione sem sobressaltos. Como podemos observar, a resposta para como digitalizar um documento com segurança está na escolha de uma empresa especializada nessa área. Assim, é possível trazer para o negócio tecnologia e experiência para organizar as informações e hierarquizá-las. O controle total permite que a empresa não perca dados importantes e mantenha o andamento dos processos de forma cada vez mais eficiente. Gostou do conteúdo? Receba posts atualizados sobre gestão gratuitamente no seu e-mail: assine a nossa newsletter!