Entenda agora o que é e como funciona a automação de workflow
Gestão
A automação de workflow é um processo que utiliza tecnologia para gerenciar e otimizar fluxos de trabalho em uma empresa. O objetivo é automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, melhorando a eficiência e a produtividade dos colaboradores e reduzindo erros e retrabalho. Com a automação de workflow, é possível criar um ambiente mais organizado e controlado, o que pode aumentar a qualidade do trabalho e a satisfação dos clientes.
É importante que as empresas busquem pela automação de workflow por trazer uma série de vantagens. Em um mercado cada vez mais competitivo, a automação de workflow é uma forma de se destacar e garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.
Continue a leitura e descubra como funciona o workflow. Acompanhe!
Como a automação de workflow funciona na prática?
Imagine que você é um consumidor que deseja comprar um produto em uma loja virtual. Ao acessar o site da loja, você é direcionado para a página de produtos, onde pode escolher o que deseja comprar. Ao selecionar o item, você adiciona-o ao carrinho de compras e, em seguida, é levado para a página de checkout.
Nessa página, você informa seus dados pessoais, como nome, endereço e forma de pagamento. É nesse momento que a automação de workflow entra em ação. O sistema da loja virtual recebe as informações e automaticamente verifica se todos os dados foram preenchidos corretamente. Caso haja algum erro ou informação faltante, o sistema informa ao cliente para que possa corrigir.
Após a verificação dos dados, o sistema encaminha a informação para o setor responsável pela separação e empacotamento do produto. Os funcionários recebem as informações e, com o auxílio da automação de workflow, verificam a disponibilidade do produto em estoque e iniciam o processo de separação. É gerado um código de rastreabilidade, depois enviado para o cliente para que ele faça o acompanhamento da compra.
Quais os tipos de workflow podem ser automatizados?
Alguns fatores devem ser considerados antes de colocar em execução o workflow na empresa. Alguns fluxos de trabalho têm que ser realizados mesmo de forma manual, mas outros podem ser automatizados, como: arquivar, renomear ou alterar documentos; revisar e aprovar alterações; integração de novos funcionários; controle de contas a pagar; gerenciamento e armazenamento de registros etc.
Quais os seus benefícios?
A automação de workflow traz diversos benefícios para as empresas, dentre eles o aumento da eficiência, que é alcançado por meio da padronização de processos e da redução do tempo necessário para a execução de tarefas.
Além disso, a automação aumenta a segurança dos processos, uma vez que evita a ocorrência de erros humanos, e permite a criação de regras de acesso e permissões de uso, garantindo a confidencialidade das informações. A diminuição das etapas do fluxo também é um benefício, já que reduz a burocracia e os custos envolvidos no processo, resultando em uma otimização dos recursos da empresa.
A automação de workflow está diretamente relacionada com dados, já que as soluções utilizadas permitem a coleta e o armazenamento de informações importantes para o gerenciamento e a análise dos processos. Além disso, a digitalização de documentos é fundamental para a automação de workflow, pois permite a captura, o armazenamento e o compartilhamento de informações de forma mais ágil e segura, reduzindo os riscos de perda ou extravio de documentos físicos.
Nesse sentido, contar com a digitalização de documentos é essencial para otimizar a gestão de processos e garantir a eficiência das operações empresariais.
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