Saiba o que é a digitalização de documentos com certificação digital

Garantir a autenticidade das informações e aumentar a segurança para o envio de arquivos virtuais: a partir desses dois benefícios, incorporar o processo de certificação digital oportuniza à empresa eliminar processos burocráticos do seu dia a dia. A tecnologia permite que diversas questões sejam resolvidas pela Internet, sem que seja necessário deslocar um funcionário para realizar tarefas em cartórios ou em órgãos públicos. Essa vantagem, no entanto, ainda é desconhecida por boa parte das organizações. Após a leitura deste post, você vai saber o que é, para que serve, como funciona e como realizar a digitalização de documentos com certificado digital. Preparado? Vamos lá!

O que é a digitalização de documentos com certificação digital?

Certificados digitais são assinaturas que conferem validade a documentos eletrônicos. Assim, essa tecnologia garante que arquivos sejam digitalizados e tenham autenticidade, serventia legal e estejam protegidos da ação maliciosa de terceiros. A certificação digital pode ser utilizada por qualquer pessoa física ou jurídica que queira legitimar uma transação eletrônica. Contudo, o procedimento é exigido para organizações que optaram pelas modalidades de lucro presumido e de lucro real.

Para que serve a certificação digital em documentos?

A certificação digital estabelece um canal de transmissão seguro para as informações, o que lhe confere serventia em diferentes casos. Confira:

• realização de operações bancárias;
• assinatura de documentos pela Internet;
• envio de declarações da empresa;
• emissão de notas e de outros documentos fiscais;
• aval da validade jurídica de arquivos eletrônicos;
• assinatura de documentos pela Internet.

Como funciona a certificação digital?

A segurança do certificado digital é garantida pela criptografia. Ou seja, um algoritmo é utilizado para codificar e depois decodificar as informações no ambiente virtual. As chaves aplicadas para esse fim podem ser simétricas ou assimétricas. No primeiro caso, emissor e receptor usam a mesma chave para acessar as informações criptografadas. Já no modelo assimétrico, são usadas duas: uma privada e outra pública. A privada é única e deve ser aplicada para decodificar os dados enviados pela chave pública.

O que é necessário fazer para digitalizar documentos com certificado digital?

A melhor opção para realizar a digitalização de documentos com certificado digital é contratar uma empresa especializada em prestar esse serviço. A terceirizada será responsável pelos procedimentos de captura, organização e guarda física dos arquivos. Além de certificar todos os arquivos, será possível implementar um sistema de gerenciamento que permitirá otimizar processos, reduzir despesas e garantir a segurança dos arquivos contra danos e extravios. A certificação digital, portanto, é um processo que protege as informações trocadas em ambiente virtual a partir de uma avançada tecnologia de criptografia. Assim, indivíduos e empresas têm um garantia da autenticidade e da proteção dos arquivos. Além disso, a ferramenta funciona como uma assinatura virtual. Essa vantagem dá validade jurídica ao material enviado. Por fim, para realizar a digitalização de documentos com certificado digital é recomendado o apoio de uma empresa experiente nesse ramo. Essa parceira será a responsável por comandar os procedimentos de virtualização e guarda dos arquivos, que ficarão disponibilizados para consulta por meio do sistema eletrônico contratado. Entendeu como funciona e qual é a importância da certificação digital de arquivos? Então confira agora mesmo o post “Organização de documentos: Quais devem ser descartados e mantidos” e se aprofunde ainda mais no assunto!