9 dicas de gestão documental para ter um departamento eficiente

A organização do espaço é uma das práticas empresariais mais importantes para uma boa gestão documental. Afinal, não ter controle de arquivos pode deixar a empresa mais burocrática, à mercê de riscos jurídicos e com menos lucratividade. Os documentos abrangem, dentre outros, contratos firmados com fornecedores, guias de tributos, contratos de trabalho e contas a pagar, o que leva a uma imensidão de papéis ou arquivos digitais. Por isso, é preciso pensar na melhor forma de gerir todas essas informações, assim como criar métodos e ferramentas para uma boa gestão documental. Vejamos 9 dicas para ter um departamento mais eficiente. Acompanhe!

1. Estabeleça um local específico para a guarda dos documentos

A gestão documental prevê uma série de métodos e ferramentas que possibilitam o arquivamento correto de qualquer tipo de arquivo, levando em conta sua natureza e a prioridade de manuseio. Pode parecer simples, mas a tarefa de organizar os documentos demanda muito mais do que um grande gaveteiro para alocar toda a papelada. É preciso criar estratégias, e um dos primeiros passos para uma gestão documental eficiente é estabelecer um local específico para a guarda dos arquivos, sejam eles físicos ou digitais. Por isso, separe aqueles documentos que geralmente são mais acessados e devem ser guardados em um local de fácil acesso e de arquivamento rápido. Os demais documentos também devem ser armazenados em um local adequado, de acordo com as suas características.

2. Crie um índice para os documentos armazenados

Muitas empresas ainda têm dificuldade na organização dos documentos, o que acaba levando a um armazenamento sem qualquer tipo de indexação, com arquivos espalhados por diversos locais. Algumas empresas até contam com um espaço para o armazenamento de documentos que mais se assemelha a um depósito, com caixas e armários sem ordenação. Além da boa organização do espaço para o arquivamento de documentos, é preciso criar um índice de catalogação para facilitar a localização dos arquivos. Uma boa alternativa é criar um índice alfanumérico, com uma legenda para cada letra ou categoria. Assim, é possível aumentar a eficiência nas consultas e no acesso aos documentos, e ainda otimizar o espaço e reduzir os riscos de perda dos arquivos.

3. Separe os documentos por categoria

Existem várias maneiras de separar os documentos: por data, por cliente, por assunto, dentre outras. Essa separação tornará a rotina mais ágil e produtiva. Por exemplo, é possível destinar um local apenas para os contratos, outro para os documentos internos da organização, e pastas para as notas fiscais e guias de recolhimento. O importante é que os documentos sejam agrupados por categoria, de forma a facilitar a procura e o armazenamento.

4. Utilize caixas e pastas com identificação

Para facilitar ainda mais a organização documental, podem ser utilizadas etiquetas ou códigos de barras nas pastas e fichários. Recomenda-se usar códigos numéricos, de modo que cada número se refira a um determinado tipo de documento ou assunto. Assim, pastas com contratos receberiam um código de identificação, pastas com notas, outro número, e assim por diante. O mesmo vale para documentos salvos no computador, que podem ser separados em pastas específicas, sendo possível realizar o backup automático e manter os arquivos em nuvem.

5. Digitalize os documentos

É preciso pensar nos documentos que ainda não contam com uma versão digitalizada. Tais documentos podem ser a última versão do contrato social, o RG dos sócios ou até mesmo o alvará de funcionamento do seu negócio. Não se esqueça de que quanto mais documentos relevantes e úteis estiverem digitalizados, mais prática se tornará sua rotina diária. Se você quer ter um departamento totalmente digital, estar alinhado à tecnologia é imprescindível. Manter os documentos digitais sempre bem organizados é um processo contínuo, mas que certamente vai ajudar o departamento da sua empresa a ter muito mais agilidade e segurança na hora de analisar os dados.

6. Crie estruturas de pastas no computador

Outra maneira bastante eficiente de aumentar a organização dos documentos digitais da sua empresa é por meio de estruturas de pastas. A ideia aqui é criar níveis de organização em função do conteúdo do arquivo. Dessa forma, a pasta “cliente” seria utilizada para armazenar todos os dados de clientes. Dentro dela, poderia haver, por exemplo, uma pasta “clientes A”, contendo os documentos referentes aos consumidores cujo nome inicia com “A”.

7. Faça cópias de segurança

Depois que todos os arquivos estiverem estruturados e organizados em pastas, é importante fazer cópias de segurança. O processo também é conhecido como backup. Hoje, você pode salvar os seus documentos em nuvem, o que gera mais segurança e economia para a empresa. As soluções atuais de armazenamento em nuvem oferecem criptografia avançada e uma rede de servidores que entrega velocidade e confiabilidade elevadas. Trata-se de uma plataforma indiscutivelmente mais segura do que um HD externo, ou que o próprio disco rígido do computador. Afinal, os dados não são armazenados somente em um local no servidor.

8. Estabeleça protocolos

Vários documentos circulam entre os setores da empresa. Por isso, é imprescindível criar protocolos para manter o devido controle sobre as movimentações dos documentos, sejam eles físicos ou digitais. Esse cuidado é ainda mais importante no caso de dados sigilosos. A tecnologia já disponibiliza softwares aprimorados de gestão documental, como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). A ferramenta permite que os profissionais acompanhem o cumprimento dos protocolos e o acesso aos documentos. Além disso, quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e os colaboradores não perdem tempo procurando os arquivos. Após implantar esses processos, é possível obter uma melhora na produtividade das diversas equipes.

9. Terceirize o armazenamento dos arquivos

Na correria do dia a dia, nem sempre é possível estabelecer estratégias eficientes para uma gestão documental certeira. Com equipes cada vez mais enxutas e com o tempo limitado para as tarefas diárias, é fundamental procurar alternativas para a organização de documentos; a solução é a terceirização de armazenamento dos arquivos. Por meio da terceirização, é possível assegurar que os documentos estarão seguros sem qualquer risco de perda. Empresas que conseguem uma boa organização têm mais qualidade nos serviços prestados, alcançam uma maior produtividade e, por consequência, melhor lucratividade. Então coloque todas essas dicas em prática agora mesmo! Agora que você já conhece práticas simples do dia a dia para uma organização de arquivos digitais eficiente, não deixe de entrar em contato conosco para conhecer o trabalho da eBox Digital, que facilita essa gestão e organização com muita eficiência e comprometimento!