Consultoria documental especializada: como funciona e quais os benefícios?

A consultoria documental especializada é um serviço oferecido por profissionais ou empresas especializadas no gerenciamento, organização e análise de documentos de diversos tipos. Essa forma de consultoria visa ajudar organizações e indivíduos a lidar de forma eficiente com sua documentação, seja ela física ou digital, garantindo sua integridade, acessibilidade e conformidade com normas regulatórias. 

Por meio de técnicas e ferramentas específicas, os consultores documentais especializados oferecem soluções personalizadas para as necessidades de cada cliente, otimizando processos e contribuindo para uma gestão mais eficaz da informação. Normalmente acontece quando a empresa percebe a necessidade de uma gestão mais eficaz no uso de seus documentos. 

Leia este artigo e descubra informações essenciais sobre consultoria documental especializada!

Por que contratar uma consultoria documental especializada?

A iniciativa de contratar uma consultoria documental pode promover um upgrade infalível a sua empresa. Na maioria das empresas que não têm um sistema de gestão documental, o tempo levado para encontrar um documento em arquivo físico leva alguns minutos, o que torna uma espera antes de solucionar algum tipo de problema e, como bem sabemos, nos últimos anos, tempo é sinônimo de dinheiro e credibilidade quando se trata de atendimento a clientes e produtividade na empresa.

É importante pensar que, o tempo gasto em procura de documentos poderia ser aplicado no atendimento de dois ou mais clientes, caso a empresa tivesse um sistema modesto e completo de gestão de documentos.

Além da dificuldade em encontrar documentos, também existe o fator perda de documentos físicos, ou, até mesmo, o seu desgaste com o decorrer do tempo. Por mais que os colaboradores sejam capacitados para gerenciar bem os documentos, não se compara a presença de uma plataforma tecnológica de gestão de registros.

É importante dizer que independente do tamanho da empresa, solicitar uma consultoria documental especializada pode ser uma das estratégias que pode fazer grande diferença no desenvolvimento da empresa, afinal, uma gestão de processos rápida leva a um bom reconhecimento da instituição no mercado.

Quais os benefícios desse tipo de consultoria?

Contratar uma consultoria documental especializada oferece uma série de benefícios significativos para as organizações. Aqui estão algumas razões importantes para considerar esse tipo de serviço:

• expertise especializada: consultores documentais especializados possuem conhecimentos e habilidades específicas de conhecimento sobre gerenciamento e organização de documentos, garantindo uma abordagem profissional e eficiente;
• eficiência operacional: a consultoria documental pode ajudar a otimizar os processos relacionados à gestão de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca, recuperação e atualização de informações, o que resulta em maior eficiência operacional;
• conformidade regulatória: consultores especializados podem afirmar que garantem que os documentos podem estar segundo regulamentos e normas específicas do setor;
• preservação da informação: uma consultoria documental especializada pode implementar estratégias para preservar a integridade e a acessibilidade dos documentos ao longo do tempo, protegendo informações valiosas contra perdas, danos ou obsolescência;
• redução de custos: uma gestão eficaz de documentos pode resultar em redução de custos associados à impressão, armazenamento físico e retrabalho causado por processos ineficientes;
• melhoria na tomada de decisão: ao organizar e estruturar adequadamente os documentos, os consultores documentais especializados podem informar sobre a análise de informações relevantes, contribuindo para uma tomada de decisão mais ágil e exata;
• foco no core business: ao terceirizar as atividades relacionadas à gestão documental, as organizações podem concentrar seus recursos e esforços em suas atividades principais, aumentando sua produtividade e competitividade no mercado.

Como a eBox Digital realiza consultoria documental?

A eBox Digital é uma instituição plenamente profissional e especialista em gestão de documentos. Seus consultores detém todos os conhecimentos necessários para realizar consultorias que despertem nos empreendedores a compreensão de tudo que é fundamental para que a gestão de documentos seja verdadeiramente eficiente e contribua com os funcionários, para que os seus clientes sejam bem atendidos. 

Os profissionais especialistas em consultoria, fazem uso de técnicas científicas e consolidadas capazes de orientar os gestores dos negócios a tomarem decisões que ajudem a potenciar os processos da sua gestão documental física e online. Eles afirmam a importância de ter um sistema capaz de gerir, recuperar e fazer uso de documentos de maneira rápida e segura.

Normalmente, durante a visita de um consultor em uma empresa, algumas informações importantes são feitas ao gestor, para despertar o conhecimento da necessidade de decidir por um sistema integrado de gestão de documentos com funcionalidades modernas. As principais informações explanadas pelo consultor sobre os serviços da eBox Digital são:

• a importância do implemento de uma plataforma intuitiva e que faz uso de inteligência artificial para fazer uma gestão eficiente de todos os documentos e arquivos dos vários setores da corporação;
• celeridade com que o sistema encontra os arquivos;
• passo a passo dos cuidados feitos nos documentos antes do armazenamento; 
• informação de que a empresa trabalha com a guarda física e digital de documentos; 
• presença de políticas de segurança da informação;
• controle de acesso dos usuários ao sistema;
• eliminação segura dos documentos em obediência à temporalidade;
• acompanhamento online da fatura dos serviços;
• possibilidade de personalizar novas integrações à plataforma;
• armazenamento seguro por meio do sistema em nuvem da Microsoft Azure;
• etiqueta inteligente com chip RFID nas caixas de arquivo, para facilitar a rastreabilidade;
• banco de dados e tráfego 100% criptografados.

Além dessas inúmeras ofertas de possibilidades de melhorias para o negócio, o consultor pode apresentar, também, ao empreendedor, que a eBox Digital tem uma gama de outros serviços que colaboram com os processos do seu negócio, como admissão digital, assinatura eletrônica, recuperação tributária, crédito consignado e tantos outros tipos de atividades.

Os consultores especializados da eBox Digital oferecem soluções completas e integradas no que se refere à gestão de documentos e dos arquivos. Para que esses serviços sejam feitos de maneira que atenda às necessidades de cada empreendimento. 

Depois de amplo conhecimento sobre as necessidades e expectativas dos gestores sobre o trato de seus documentos, os consultores criam projetos sob medida para atender as expectativas de cada instituição.

É válido compreender que um serviço de consultoria documental especializada é uma iniciativa que precisa ser bem tomada. Isso significa que, a empresa a prestar a consultoria deve ser de referência no mercado. A eBox Digital é a empresa mais indicada para prestar essas informações, por ser certificada em gestão e segurança documental.

Entre em contato conosco para conversarmos e combinarmos uma visita de consultoria para transformarmos todos os processos documentais da sua instituição.