Como encontrar documentos com rapidez: 4 vantagens de usar o GED!

A otimização de processos e a gestão eficiente de informações é uma realidade cada vez mais presente no cotidiano das empresas. Mas para os profissionais que ainda não investiram nesse tipo de tecnologia, as dúvidas sobre como encontrar documentos com rapidez podem ser verdadeiros empecilhos para as atividades do dia a dia. Pensando nisso, listamos 4 vantagens de usar um sistema GED, destacando como ele pode ajudar a encontrar seus documentos com ainda mais rapidez. Confira!

1. Organização de informações

Sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, um sistema GED tem como principal objetivo organizar e otimizar os processos de armazenamento e gestão de informações. Os dados são separados e classificados de acordo com sua natureza, o que facilita a consulta. Ao apostar nessa tecnologia, sua empresa dará o primeiro passo em direção ao sucesso. Afinal, uma empresa que mantém seus dados organizados funciona de maneira muito mais eficiente, garantindo uma rapidez significativa em suas atividades diárias.

2. Busca otimizada

Já pensou em acessar todos os documentos que precisar com apenas alguns cliques? Com a busca otimizada do sistema GED isso é possível! Todas as informações ficam armazenadas na nuvem e podem ser rapidamente acessadas pelas pessoas autorizadas, a qualquer momento que seja necessário. Diferente do sistema convencional, onde os funcionários precisam se deslocar até a sala de arquivo e perder um tempo precioso de trabalho para finalmente encontrar um documento específico, com a gestão eletrônica é possível localizar e acessar os arquivos em qualquer dispositivo com acesso ao sistema.

3. Centralização das informações

Imagine a situação: um colaborador precisa montar uma prestação de contas, mas os documentos necessários estão guardados em diferentes setores da empresa. Com certeza essa vai ser uma tarefa trabalhosa e que exigirá um tempo significativo para ser executada, certo? Não precisa ser assim! Ao investir na tecnologia GED, todos os seus arquivos ficam centralizados em um sistema único que pode ser facilmente acessado e, consequentemente, permite que os documentos sejam encontrados com rapidez e eficiência.

4. Diminuição de custos

As vantagens da gestão eletrônica de documentos não terminam por aí. Além de otimizar o armazenamento e a localização de dados, o GED pode contribuir para uma redução de custos expressivas em sua empresa. A implementação do sistema gera uma diminuição considerável nos gastos com cópias, manutenções e armazenamento de documentos físicos. Além disso, a redução no tempo de procura por informações em arquivos pode ser investido em atividades realmente importantes e lucrativas para seu negócio, aumentando a produtividade de seus colaboradores. Legal, não é? Como você percebeu, com o uso adequado das ferramentas de GED, fica muito mais fácil ter acesso às informações. E, para ter resultados ainda mais satisfatórios, é muito importante contar com uma empresa especializada que ofereça a melhor solução de gestão para seus documentos. Ainda tem dúvidas sobre o sistema GED ou a respeito de como encontrar documentos com rapidez? Entre em contato com a gente e descubra como a eBox Digital pode ajudar você a otimizar os processos de seu negócio.