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Paperless: é possível ter uma empresa sem papel?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 24/07/2019
Paperless: é possível ter uma empresa sem papel?

Transformação Digital

Uma empresa sem papel, também conhecida como paperless, já é possível com o uso da tecnologia. Nesse modelo de gestão, o papel é substituído gradativamente por arquivos digitais. Ainda existem algumas organizações que receiam investir nessa tendência por acharem que os custos são elevados, e por medo de não se adaptar. No entanto, o paperless já é uma realidade nas empresas e, na verdade, o que é necessário fazer é uma adequação de processos suportados por recursos tecnológicos. Neste post, você vai saber mais sobre o que é paperless e como é possível ter uma empresa sem papel. Se interessou? Acompanhe!

O que é paperless?

O termo inglês paperless significa “sem papel”. Na gestão de uma empresa, isso significa diminuir ao máximo o uso de papel na rotina de trabalho. Assim, o objetivo é substituir uma parte considerável da rotina física por novas tecnologias, ter menos blocos de anotações, imprimir bem menos e até mesmo utilizar assinaturas digitais nos documentos e contratos legalmente mais importantes. Tecnologias como o certificado digital atestam a confiabilidade dos documentos digitalizados, que passam também a ter valor jurídico. Assim, a cultura paperless ganha cada vez mais força, na medida em que traz várias vantagens para a organização. Além da redução do uso do papel, agrega mais agilidade aos processos internos e externos de uma organização.

Como uma empresa pode aderir a essa estratégia?

Agora que você já conhece o conceito de paperless, vamos mostrar algumas atitudes que a sua empresa deve ter para aderir a essa estratégia:
  • digitalize os documentos: um dos principais passos para ter uma excelente estratégia de redução do uso de papel é digitalizar todos os documentos da empresa;
  • contrate um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos: para uma gestão eficaz desses arquivos, é importante contratar um software desenvolvido especificamente para esse fim. A partir dele, é possível acessar e fazer o gerenciamento das informações de forma prática e bem simples;
  • treine seus colaboradores: a mudança pode gerar aversão e insegurança por parte dos funcionários. Por esse motivo, é fundamental que sejam feitos treinamentos relacionados ao uso das novas ferramentas e às alterações comportamentais envolvidas.

Custa caro ser uma empresa paperless?

A adesão a essa estratégia deve ser vista como um investimento e não como um custo. Existe um aporte inicial com a aquisição de equipamentos, softwares e treinamento de pessoal. Contudo, o retorno do investimento é rápido, trazendo vários benefícios, como a otimização dos espaços, do tempo empregado em tarefas operacionais, e da segurança.

Quais ferramentas são utilizadas nas empresas sem papel?

As ferramentas abaixo são as principais responsáveis pelo paperless nas empresas. Acompanhe!

Digitalização

Esse recurso leva mais agilidade para os processos e permite que os documentos sejam encontrados com facilidade. Também assegura a eliminação do risco de os documentos serem extraviados ou danificados. O acesso ao documento se faz por um clique, na tela do computador ou dispositivo móvel.

Computação nas nuvens

O armazenamento de informação na nuvem leva mais mobilidade para os processos e facilita a cultura paperless.

Big data

Trata-se de um aglomerado de dados vindos de dentro e fora da organização. Essas dados são uma fonte de informação para análises contínuas. Nesse sentido, o uso de softwares ajuda na consulta de dados, onde quer que eles estejam.

Plataformas digitais

As plataformas digitais são grandes aliadas para a redução do papel. Elas podem ser usadas para realizar downloads da base de dados dos projetos cadastrados, sempre respeitando os perfis de acesso.

Quais os benefícios de adotar essa ideia?

Muitas empresas ainda utilizam o modo antigo de gestão, principalmente por não conhecerem as vantagens que o paperless oferece. Confira, então, os principais benefícios de adotar essa ideia para que você não tenha mais dúvidas!

Rastrear documentos

A rastreabilidade e a segurança de documentos físicos são uma questão bem difícil de garantir, pois não é possível assegurar que uma sala não tenha sido acessada por pessoas que não têm permissão. Já na gestão virtual, os documentos ficam protegidos por criptografia e por senha. Qualquer software do mercado é feito com controle de acesso, no qual as permissões são concedidas de acordo com as configurações determinadas pelos gestores da empresa. Além disso, há a garantia da rastreabilidade, o que significa que todas as movimentações ficam bem registradas, com informações sobre quem acessou, o que fez com o arquivo (abriu, alterou, moveu de lugar etc.). O software também mostra em que dia e horário o acesso foi feito.

Ajudar a preservar o meio ambiente

Segundo o Instituto Akatu, 12 árvores são derrubadas e 540 litros de água são usados para fabricar uma tonelada de papel virgem. Logo, investir em uma empresa sem papel também é uma contribuição significativa para o meio ambiente, o que posiciona a empresa como uma organização ambientalmente responsável. Essa ação certamente gera muito valor para a marca.

Posicionar-se como uma empresa inovadora

A imagem das empresas está ligada à inovação. Portanto, os negócios de sucesso são os que melhor aproveitam as oportunidades. Por esse motivo, é importante atentar às novas tecnologias que estão surgindo no mercado e adotá-las em primeira mão. Se você quer ser visto assim, deve aderir à tecnologia paperless.

Otimizar processos

Você está percebendo que os seus processos estão desorganizados, e que não tem tempo para deixar tudo em ordem? Você acaba deixando essa tarefa para outro momento já que deve direcionar todos os esforços para outro objetivo, como aumentar as vendas? Há um modo de conciliar ambos os objetivos. Utilize a tecnologia como sua aliada, pois ela foi feita para facilitar o seu dia a dia. Com um bom software de gestão de documentos, você terá processos otimizados e muito mais tempo para resolver as pendências que realmente precisam do seu empenho. A eBox Digital pode ser uma grande parceira para essa evolução, pois é uma empresa que oferece serviços e produtos para guarda de documentos físicos e digitais. Também cuida da organização, digitalização e indexação de acervos físicos. Além de economizar espaço físico, você não demorará mais do que um minuto para encontrar os arquivos. Como vimos ao longo deste conteúdo, uma empresa sem papel traz uma série de benefícios, como mais agilidade nos processos, otimização de espaço e uma efetiva contribuição para o meio ambiente ao disseminar a cultura paperless. Se você gostou deste post sobre paperless e deseja saber mais sobre o assunto, confira nossa solução de plataforma digital.

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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