Transformação Digital
Uma empresa sem papel, também conhecida como paperless, já é possível com o uso da tecnologia. Nesse modelo de gestão, o papel é substituído gradativamente por arquivos digitais.
Ainda existem algumas organizações que receiam investir nessa tendência por acharem que os custos são elevados, e por medo de não se adaptar. No entanto, o paperless já é uma realidade nas empresas e, na verdade, o que é necessário fazer é uma adequação de processos suportados por recursos tecnológicos.
Neste post, você vai saber mais sobre o que é paperless e como é possível ter uma empresa sem papel. Se interessou? Acompanhe!
O que é paperless?
O termo inglês paperless significa “sem papel”. Na gestão de uma empresa, isso significa diminuir ao máximo o uso de papel na rotina de trabalho. Assim, o objetivo é substituir uma parte considerável da rotina física por novas tecnologias, ter menos blocos de anotações, imprimir bem menos e até mesmo utilizar assinaturas digitais nos documentos e contratos legalmente mais importantes. Tecnologias como o certificado digital atestam a confiabilidade dos documentos digitalizados, que passam também a ter valor jurídico. Assim, a cultura paperless ganha cada vez mais força, na medida em que traz várias vantagens para a organização. Além da redução do uso do papel, agrega mais agilidade aos processos internos e externos de uma organização.Como uma empresa pode aderir a essa estratégia?
Agora que você já conhece o conceito de paperless, vamos mostrar algumas atitudes que a sua empresa deve ter para aderir a essa estratégia:- digitalize os documentos: um dos principais passos para ter uma excelente estratégia de redução do uso de papel é digitalizar todos os documentos da empresa;
- contrate um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos: para uma gestão eficaz desses arquivos, é importante contratar um software desenvolvido especificamente para esse fim. A partir dele, é possível acessar e fazer o gerenciamento das informações de forma prática e bem simples;
- treine seus colaboradores: a mudança pode gerar aversão e insegurança por parte dos funcionários. Por esse motivo, é fundamental que sejam feitos treinamentos relacionados ao uso das novas ferramentas e às alterações comportamentais envolvidas.
