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Fluxos de trabalho: 11 melhores práticas de monitoramento

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 21/08/2023
Fluxos de trabalho: 11 melhores práticas de monitoramento

Produtividade

O fluxo de trabalho, também chamado workflow, é uma cadeia sistemática de atividades, documentos e informações que são passadas de pessoa para pessoa ou setores, para que os processos tenham bons resultados.

O implemento dos fluxos de trabalho devem acontecer quando os gestores da empresa observam que as atividades estão descompassadas ou quando a continuidade dos processos estão acontecendo de forma que a comunicação e as tecnologias precisam ser aprimoradas.

Neste artigo, você vai conhecer mais sobre algumas iniciativas fundamentais para potencializar os fluxos de trabalho do seu negócio. Acompanhe!

Entenda porque é importante monitorar os fluxos de trabalho

A princípio é válido compreender que os diversos setores da empresa têm atividades específicas, mas que precisam somar com o todo organizacional. Devido a isso, inspecionar é um fator de exigência.

Monitorar fluxos de trabalho é crucial para garantir eficiência operacional, identificar gargalos, melhorar a qualidade e cumprir prazos etc. Isso permite ajustes em tempo real, otimiza a alocação de recursos e promove a adaptação a mudanças. Além disso, fornece insights para tomada de decisões controladas, aumenta a transparência, impulsiona a colaboração da equipe e ajuda a alcançar metas organizacionais com maior precisão.

Veja as melhores práticas para executar essa estratégia

Para que o monitoramento do fluxo de trabalho do seu negócio realmente alcance o propósito desejado é necessário saber como executá-lo. Esse tipo de estratégia é feito por meio de um caminho que deve ser percorrido sem atropelos e com o mínimo de erros. Antes, é fundamental que você conheça profundamente qual a realidade da sua empresa

É importante que o início parta de uma reunião de setores para compreender a realidade do dia a dia, para em seguida, analisar o que precisa ser melhorado. Se atentar para o ponto de vista dos colaboradores, também é uma medida essencial, afinal, são eles quem estão à frente de todas as realidades vividas diariamente na corporação. Sendo assim, conheça algumas técnicas que ajudam nessa jornada:

  1. defina indicadores-chave de desempenho (KPIs);
  2. identifique métricas relevantes que ajudarão a medir o progresso e a eficácia;
  3. utilize ferramentas de monitoramento (softwares);
  4. automatize quando possível;
  5. estabeleça prazos e metas;
  6. acompanhe o progresso;
  7. faça relatórios;
  8. ofereça dashboard;
  9. crie alertas e notificações;
  10.  peça feedback da equipe;
  11. analise dados.

Observe quais as vantagens de usufruir do monitoramento dos fluxos de trabalho

Ao decidir aderir ao implemento do monitoramento dos fluxos de trabalho e realizá-los em formato automatizado, a empresa pode receber benefícios capazes de transformar os resultados do negócio. Conheça algumas vantagens que podem ser percebidas ao longo do tempo: 

  • elevação da qualidade dos produtos ou serviços;
  • redução de burocracias;
  • diminuição de custos;
  • comunicação e feedbacks rápidos;
  • melhor aproveitamento dos recursos;
  • crescimento significativo das atividades dos talentos;
  • melhor gestão do tempo;
  • menor índice de erros.

Enfim, para que os fluxos de trabalho, como capacitação profissional, captação de talentos e outros tipos de trabalho que a empresa realiza no dia a dia, precisam ser executados a partir desse princípio, é necessário, também, monitorá-los com eficácia. Sem um um monitoramento efetivo, os resultados podem não sair segundo o que foi planejado e levar a resultados prejudiciais ao negócio.

Agora que você conhece um pouco mais sobre o assunto, deixe seu comentário para somar conosco.

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética. Vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor.

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