Fluxos de trabalho: 11 melhores práticas de monitoramento
Produtividade
O fluxo de trabalho, também chamado workflow, é uma cadeia sistemática de atividades, documentos e informações que são passadas de pessoa para pessoa ou setores, para que os processos tenham bons resultados.
O implemento dos fluxos de trabalho devem acontecer quando os gestores da empresa observam que as atividades estão descompassadas ou quando a continuidade dos processos estão acontecendo de forma que a comunicação e as tecnologias precisam ser aprimoradas.
Neste artigo, você vai conhecer mais sobre algumas iniciativas fundamentais para potencializar os fluxos de trabalho do seu negócio. Acompanhe!
Entenda porque é importante monitorar os fluxos de trabalho
A princípio é válido compreender que os diversos setores da empresa têm atividades específicas, mas que precisam somar com o todo organizacional. Devido a isso, inspecionar é um fator de exigência.
Monitorar fluxos de trabalho é crucial para garantir eficiência operacional, identificar gargalos, melhorar a qualidade e cumprir prazos etc. Isso permite ajustes em tempo real, otimiza a alocação de recursos e promove a adaptação a mudanças. Além disso, fornece insights para tomada de decisões controladas, aumenta a transparência, impulsiona a colaboração da equipe e ajuda a alcançar metas organizacionais com maior precisão.
Veja as melhores práticas para executar essa estratégia
Para que o monitoramento do fluxo de trabalho do seu negócio realmente alcance o propósito desejado é necessário saber como executá-lo. Esse tipo de estratégia é feito por meio de um caminho que deve ser percorrido sem atropelos e com o mínimo de erros. Antes, é fundamental que você conheça profundamente qual a realidade da sua empresa.
É importante que o início parta de uma reunião de setores para compreender a realidade do dia a dia, para em seguida, analisar o que precisa ser melhorado. Se atentar para o ponto de vista dos colaboradores, também é uma medida essencial, afinal, são eles quem estão à frente de todas as realidades vividas diariamente na corporação. Sendo assim, conheça algumas técnicas que ajudam nessa jornada:
- defina indicadores-chave de desempenho (KPIs);
- identifique métricas relevantes que ajudarão a medir o progresso e a eficácia;
- utilize ferramentas de monitoramento (softwares);
- automatize quando possível;
- estabeleça prazos e metas;
- acompanhe o progresso;
- faça relatórios;
- ofereça dashboard;
- crie alertas e notificações;
- peça feedback da equipe;
- analise dados.
Observe quais as vantagens de usufruir do monitoramento dos fluxos de trabalho
Ao decidir aderir ao implemento do monitoramento dos fluxos de trabalho e realizá-los em formato automatizado, a empresa pode receber benefícios capazes de transformar os resultados do negócio. Conheça algumas vantagens que podem ser percebidas ao longo do tempo:
- elevação da qualidade dos produtos ou serviços;
- redução de burocracias;
- diminuição de custos;
- comunicação e feedbacks rápidos;
- melhor aproveitamento dos recursos;
- crescimento significativo das atividades dos talentos;
- melhor gestão do tempo;
- menor índice de erros.
Enfim, para que os fluxos de trabalho, como capacitação profissional, captação de talentos e outros tipos de trabalho que a empresa realiza no dia a dia, precisam ser executados a partir desse princípio, é necessário, também, monitorá-los com eficácia. Sem um um monitoramento efetivo, os resultados podem não sair segundo o que foi planejado e levar a resultados prejudiciais ao negócio.
Agora que você conhece um pouco mais sobre o assunto, deixe seu comentário para somar conosco.
