Afinal, como os documentos de uma empresa devem ser armazenados?

Saber como armazenar documentos da empresa é um desafio que, se não for bem administrado, pode causar confusão, retrabalho e perdas de informações relevantes. Inclusive, o tempo que colaboradores gastam para procurar arquivos poderia ser mais bem empregado em atividades lucrativas para o negócio. Assim, desenvolver um método de guarda, consulta e organização deve ser prioridade, sobretudo para as empresas que estão crescendo. Quanto mais cedo a gestão documental for feita corretamente, menos serão os desperdícios observados com o aumento do volume de informações. Neste post, vamos indicar como fazer uma correta armazenagem dos documentos da sua empresa. Confira!

Compreenda a importância de armazenar documentos da empresa

Papéis são materiais frágeis e, quando expostos a ambientes com poeira, mofo, umidade ou com a existência de insetos, tendem a ser danificados ao ponto de se tornarem inutilizados. O manuseio e o transporte de arquivos também podem diminuir ou atrapalhar as condições de uso. Como as empresas necessitam de documentos em bom estado — seja para o cumprimento de regras trabalhistas e tributárias, seja para a gestão de relatórios e da memória da companhia — é preciso que se dê uma atenção especial ao processo de armazenamento desses materiais. Dessa forma, a empresa precisa de instalações adequadas para depósito dos arquivos. Gavetas, armários, salas e prédios que abrigam documentos devem estar protegidos de ameaças, como clima quente ou úmido, alimentos, pragas e materiais inflamáveis. Quando mantidos de forma sistemática, esses cuidados permitem a manutenção em um bom estado de toda papelada.

Realize a separação e a classificação

Conseguir realizar uma separação e classificação organizada dos documentos utilizados no dia a dia da empresa é fundamental para o bom andamento de processos e atividades. Tudo que vai para o arquivo deve ser analisado minuciosamente. O objetivo da verificação deve ser destinar o documento para o agrupamento correto. O ideal é que a divisão ocorra por departamento ou por assunto. Dentro de cada divisão, é importante que a ordem mantida seja a cronológica. A partir do crescimento do volume de material, será preciso criar um índice para nortear as pesquisas. Quando forem utilizadas cores, abreviaturas, códigos e nomenclaturas para dividir temas e setores, é indicado criar um miniguia para ajudar o colaborador a localizar o arquivo de que ele precisa. Essa organização também facilita o descarte de material que extrapolou o tempo de armazenagem estipulado por lei ou norma da empresa.

Digitalize os arquivos

Para setores que lidam com uma quantidade muito grande de documentos, será importante a guarda desses arquivos em um ambiente digital e a aplicação de um software para auxiliar na administração do material. A adoção desses processos é altamente recomendada para evitar a perda de arquivos importantes e retrabalho, assim como para agilizar tarefas de consulta à papelada. Nesses casos, contratar uma empresa especializada na guarda, digitalização e gestão de documentos é a melhor alternativa. O conhecimento de uma prestadora de serviços que tem como foco essas soluções possibilita a rápida organização da empresa e ainda oferece quesitos de segurança como backup das informações e a hierarquização dos níveis de acesso conforme a importância do documento. Agora que você já sabe como armazenar documentos da empresa, tenha em mente que esse trabalho deve ser realizado de forma sistemática para que não haja acúmulo nem desordem. Para isso, o caminho da digitalização é o mais seguro, ágil e moderno. E na sua empresa, como é feita essa organização? Deixe seu comentário ou dúvida sobre o assunto aqui no post!