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Como a gestão de documentos contribui para a otimização de processos?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 07/11/2017
Como a gestão de documentos contribui para a otimização de processos?

Produtividade

Ainda que muitas empresas não reconheçam a importância deste elemento, a gestão de documentos é uma peça-chave para o sucesso do negócio. Ela garante diversos benefícios, incluindo a otimização de tempo e de etapas internas.Se for utilizada adequadamente, ela pode até aumentar a competitividade e fortalecer sua empresa. Para tanto, o primeiro passo é conhecer quais são os impactos daquela ação na melhoria empresarial. Veja, no post a seguir, como a gestão de documentos pode ajudar na otimização de processos!

Gestão integrada da informação

Quando esses itens são gerenciados de um jeito adequado, as informações ficam centralizadas, pois há uma visualização completa de dados. Isso vale tanto para os físicos quanto os virtuais.O fato é que isso traz visibilidade para a gestão e o entendimento holístico de vários pontos da organização. Poder analisar todos os documentos de um processo ou de um cliente, por exemplo, amplia a inteligência da empresa e favorece a tomada de decisões.

Agilidade de busca

Quando esses itens estão desorganizados, é muito difícil encontrar um determinado dado. Por isso, um dos aspectos importantes da gestão de documentos é que ela favorece a realização de buscas de informações em diferentes níveis.A organização dos elementos físicos garante uma divisão adequada e com uma sequência lógica. Seja ela por setor, cliente ou data, essa metodologia faz com que seja fácil achar o que se busca.No caso de arquivos digitais, é ainda mais fácil. Em apenas alguns segundos, é possível encontrar o documento desejado, com os dados certos.

Redução de custos

Por trazer agilidade, a gestão de documentos também amplia a produtividade dos times de uma forma geral. A organização contribui para que tudo seja encontrado facilmente e evita erros e retrabalhos.Além disso, uma boa estruturação nesse sentido permite que as melhores decisões sejam tomadas, já que há um embasamento bem maior. Sendo assim, há uma diminuição nos valores gastos, ajudando a tornar os processos mais econômicos.

Otimização dos espaços de arquivamento

Todo espaço dentro de uma empresa precisa ser bem utilizado. Quanto melhor for o aproveitamento, maior tende a ser a capacidade produtiva e os efeitos positivos no negócio, em geral.O papel da gestão de documentos, nesse sentido, é que ela ajuda a manter tudo fisicamente organizado. Aquilo que puder ser digitalizado deixa de ocupar uma área importante. Enquanto isso, o que tiver que ser mantido fica disposto de uma maneira muito estratégica.Assim, o espaço de organização é mais bem aproveitado e evita despesas a mais, como a contratação de galpões ou salas extras somente para isso.

Aumento da segurança

Todo documento de uma empresa é importante e precisa ser acessado apenas pelas pessoas certas. Alguns, como relatórios financeiros e contratos, são especialmente sensíveis e comprometerão a competitividade se caírem em mãos erradas.Além disso, há aqueles que, por lei, devem ser mantidos, como alguns trabalhistas e as notas fiscais. Perdê-los, portanto, significa tornar-se irregular.Com uma gestão robusta, todas essas questões são resolvidas, pois a segurança é extremamente favorecida. Para fazer com que isso seja ainda mais verdadeiro, é conveniente buscar uma empresa para a gestão documental. Essa ação estratégica otimiza a gestão e os processos internos, favorecendo o gerenciamento e ampliando a segurança.A gestão de documentos é capaz de melhorar intensamente as etapas do negócio. Reconhecendo sua importância, vale recorrer a uma empresa especialista no assunto.Para conseguir os efeitos desejados, entre em contato com a eBox Digital e descubra quais soluções oferecemos!

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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