Gestão de Prontuários Digitais

Organização, segurança e governança para os documentos do RH

Temos a solução completa para digitalização, organização e gestão de prontuários digitais, permitindo que empresas centralizem todos os documentos do RH em uma plataforma segura, estruturada e de fácil acesso.

Por meio da nossa Plataforma ECM (GED corporativo), os documentos de colaboradores passam a ser gerenciados de forma inteligente, com controle de acesso, rastreabilidade e busca rápida. Isso elimina a dependência de arquivos físicos dispersos e garante que o RH tenha acesso imediato às informações sempre que necessário.

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Clientes que confiam

Do arquivo físico ao prontuário digital

Muitas empresas ainda possuem históricos de colaboradores armazenados em arquivos físicos. A eBox realiza todo o processo de digitalização e organização do acervo documental do RH, convertendo documentos em arquivos digitais estruturados, conforme as boas práticas de gestão da informação.

Após o processamento, os documentos passam a compor o prontuário digital do colaborador, reunindo contratos, documentos admissionais, registros trabalhistas, exames e demais arquivos relevantes em um único ambiente seguro.

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Plataforma ECM para gestão completa do prontuário

A plataforma ECM da eBox permite estruturar a gestão dos prontuários de colaboradores com recursos avançados de controle e organização documental.

Entre as principais funcionalidades:

Centralização do prontuário do colaborador em um único ambiente digital
Busca rápida por documentos e informações
Controle de acesso por perfil e área
Versionamento e histórico de alterações
Indexação e classificação de documentos
Rastreabilidade completa de acessos e movimentações

Com isso, o RH ganha mais agilidade para localizar informações, responder auditorias e manter a gestão documental sempre organizada.

Conformidade, segurança e LGPD

A gestão de prontuários envolve informações sensíveis dos colaboradores, exigindo controles rigorosos de segurança e privacidade. A eBox opera com processos alinhados às melhores práticas de governança de dados, garantindo proteção e controle no tratamento dessas informações.

Nossa operação segue padrões reconhecidos internacionalmente de segurança da informação e privacidade, incluindo certificações ISO 27001 e ISO 27701, além de processos estruturados para atender às exigências da LGPD.

Benefícios da gestão de prontuários digitais

A digitalização e gestão estruturada dos prontuários traz diversos ganhos para o RH e para a empresa:

Redução de tempo na busca por documentos

Maior organização e padronização das informações

Segurança e controle sobre dados sensíveis

Facilidade para auditorias e fiscalizações

Eliminação de arquivos físicos dispersos

Maior eficiência operacional para o RH

Transforme o prontuário do colaborador em um ativo digital

Com a solução de Gestão de Prontuários Digitais da eBox, sua empresa moderniza a gestão documental do RH,
centralizando informações, reduzindo riscos e garantindo acesso rápido e seguro aos documentos dos colaboradores.

Experiência comprovada na gestão de prontuários

A eBox já apoia empresas de diferentes setores na organização e digitalização de prontuários de colaboradores, estruturando bases documentais completas para áreas de Recursos Humanos.

Ao longo dos últimos anos, nossos projetos envolveram:

Milhões de páginas digitalizadas de documentos trabalhistas e admissionais
Milhares de prontuários organizados e estruturados em plataformas digitais
Projetos de organização e padronização documental para áreas de RH
Implantação de prontuários digitais integrados à gestão documental corporativa

Essas iniciativas permitem que nossos clientes tenham acesso rápido às informações dos colaboradores, maior controle sobre documentos sensíveis e processos mais eficientes para auditorias, fiscalizações e rotinas administrativas do RH.

A confiança dos clientes é o nosso diferencial

A confiança nasce da segurança. Por isso, investimos continuamente em tecnologia e atendimento para garantir a tranquilidade e o sucesso de cada cliente.

Protege

“A equipe de atendimento eBox está sempre disposta a nos auxiliar, seja demanda da sua área ou não. Há um filtro e intermediação com os responsáveis, facilitando o contato focal e atuando com mais agilidade nos processos”.

Interplayers

“Armazenar nossos prontuários antigos com a eBox nos ajudou a diminuir a ocupação do espaço físico na empresa e também proporciona mais segurança e praticidade para nós. Contamos também com o serviço de digitalização pontual, assim não precisamos digitalizar todos os documentos inativos e quando precisamos de um em específico, solicitamos a sua digitalização e temos acesso rapidamente pelo portal eBox!”

Farmácias São João

“Quando conhecemos a eBox, nosso sentimento foi de segurança e confiança. Acredito que o principal diferencial é o atendimento humano, entenderam nossas necessidades, nos ouviram e estão sempre presentes no nosso dia a dia”

Dexco

“Nossa relação com a eBox já é de longa data, desde 2018 temos nossa parceria, com muita confiança, e que tem trazido muitos benefícios para os processos da Dexco”

Mackenzie

Desde 2020 temos uma parceria super bacana, sempre fomos muito bem atendidos por toda a equipe, que é sempre muito ágil e atenciosa. É muito bom podermos contar com empresas como a eBox, inovadora e que oferece qualidade em seus serviços e que preza um bom atendimento.

Tegma

“Nossa parceria com a eBox dura mais de 2 anos na parte de gestão de arquivos eletrônicos. Hoje eu posso dizer que toda a parte de arquivos da Tegma é 100% digital graças à eBox.”

Interessado em mais informações?

Descubra como a eBox pode ajudar a otimizar o arquivamento e armazenamento de seus documentos.

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