5 boas práticas para uma gestão de documentos contábeis eficiente

Uma ótima organização dos arquivos virtuais e físicos de um negócio pode contribuir para o seu sucesso, principalmente em um mundo onde cada vez mais se produz conteúdo. De acordo com uma pesquisa da EMC, o universo digital vai atingir 40 trilhões de gigabytes. Nos escritórios de contabilidade, esse crescimento extremamente rápido exige uma boa gestão de documentos contábeis. Tal gerenciamento é um dos processos mais essenciais em uma empresa, já que dele dependem muitas outras atividades, como a tomada de decisões com base em relatórios e documentos, a confirmação de dados diante dos órgãos governamentais, o planejamento orçamentário que depende de comprovantes e de registros etc. A boa gestão, sem dúvida, impacta de maneira positiva ao ocorrer uma fiscalização no escritório. Se você quer saber quais são as boas práticas para uma gestão de documentos contábeis eficiente, continue acompanhando e confira. Boa leitura!

1. Estabelecer políticas sobre o uso e o acesso aos documentos

É importante ter processos bem definidos quanto à utilização e acesso de documentos. Ou seja, o acesso a determinados documentos precisa estar diretamente ligado à hierarquia determinada na empresa de contabilidade. Lembrando que no meio digital isso é ainda mais fácil de ser controlado, pois é possível criar níveis de acesso desde um funcionário comum até o líder do negócio. Isso certamente vai garantir segurança em termos de deteriorações ou de desaparecimentos de arquivos.

2. Investir em segurança

Jamais se esqueça de investir em sistemas de segurança para que os seus documentos contábeis sejam protegidos, sobretudo os dados de clientes e de funcionários. Dessa maneira, você aumenta a proteção dos arquivos, evitando possíveis riscos de vazamentos que podem prejudicar seriamente a reputação da marca. Se não investir em segurança, a sua empresa vai ter chances bem grandes de ter problemas como os que a Sony teve em 2014, quando hackers invadiram os seus sistemas e divulgaram informações sigilosas de colaboradores, como números de passaporte e identidades. Isso provocou sérios contratempos para a empresa, que recebeu vários processos de funcionários.

3. Criar padrões de nomeação

Para que as buscas de documentos sejam facilitadas é fundamental desenvolver um padrão de identificação para todos. Quando a quantidade de materiais aumenta, é preciso ir além da estruturação por ordem alfabética. Uma dica é criar siglas para identificar os setores aos quais os documentos pertencem, usar sistemas de abreviação, incluir datas, números etc.

4. Analisar o que pode ser descartado

Uma ótima gestão de documentos também deve incluir o processo de descarte dos arquivos para que se evite ao máximo o acúmulo desnecessário, tanto no meio virtual quando no físico. É imprescindível que se mantenha apenas os documentos necessários e úteis para o negócio. Mas deve-se ter muito cuidado no momento de excluir materiais, pois é preciso analisar os prazos mínimos de armazenagem, sobretudo para os documentos fiscais.

5. Investir em digitalização

É preciso digitalizar o máximo possível. Quanto mais documentos virtuais você tiver no seu escritório, menos espaço físico vai ser necessário. Além disso, o compartilhamento de documentos e arquivos passa a ser mais eficiente e rápido. Hoje em dia, comprovantes, notas, recibos e demais itens fiscais já contam com versões eletrônicas, assinadas de forma digital, que podem substituir os documentos físicos. A virtualização acaba gerando também benefícios ambientais, afinal, os papéis têm as árvores como matéria-prima. Também se reduz significativamente o lixo produzido, amenizando o impacto no meio ambiente. A gestão de documentos traz diversas vantagens para uma empresa, uma vez que é capaz de melhorar muito os processos de manuseio, o acesso aos documentos e arquivos e a proteção de recibos, notas, comprovantes, entre outros materiais. Além disso, a gestão de documentos contábeis é indispensável para a boa execução de várias atividades nos diversos departamentos que compõem o negócio, incluindo a diretoria. Até porque quando se otimiza o acesso aos documentos, torna-se mais fácil conseguir informações úteis para definir estratégias e a tomada de decisões. E aí, ficou interessado e quer garantir uma gestão de documentos contábeis eficiente na sua empresa? Então não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo para conhecer os nossos serviços!