Documento digitalizado pode substituir o original? Entenda o que diz a lei

Digitalizar documentos é uma estratégia importante para empresas que buscam reduzir o volume de papel, agilizar consultas e melhorar a organização das informações. Mas, antes de eliminar arquivos físicos, é necessário entender uma questão fundamental: um documento digitalizado tem o mesmo valor legal que o original em papel?

A resposta é: depende do tipo de documento e do cumprimento dos requisitos legais aplicáveis.

No Brasil, a Lei nº 12.682/2012, atualizada pela Lei nº 13.874/2019, e o Decreto nº 10.278/2020 estabelecem regras para a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados. Quando os requisitos são atendidos, os documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais dos originais, inclusive para fins de comprovação.

Isso não significa, porém, que qualquer documento escaneado possa substituir automaticamente sua versão física. É preciso considerar os procedimentos de digitalização, a integridade dos arquivos, as exigências específicas de cada categoria documental e os prazos de guarda.

Pensando isso, preparamos um artigo para você entender o que diz a legislação, quais cuidados sua empresa deve adotar e como estruturar uma gestão documental segura, do acervo físico ao digital.

O que diz a lei sobre documentos digitalizados?

O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta os requisitos técnicos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais. Entre os critérios previstos estão a integridade e a confiabilidade dos arquivos, a rastreabilidade dos procedimentos, a legibilidade, a confidencialidade quando aplicável e a interoperabilidade entre sistemas.

A norma também diferencia os requisitos conforme o contexto em que o documento será utilizado.

Quando a digitalização envolve comprovação perante órgãos públicos, por exemplo, o artigo 5º prevê assinatura digital com certificação no padrão ICP-Brasil, atendimento aos padrões técnicos mínimos e inclusão dos metadados exigidos.

Já nas relações entre particulares, o artigo 6º admite meios de comprovação de autoria, integridade e, quando necessário, confidencialidade escolhidos de comum acordo entre as partes ou aceitos por quem receberá o documento. Na ausência de acordo prévio, aplica-se o disposto no artigo 5º.

Portanto, digitalizar não significa apenas converter uma folha de papel em PDF. O processo precisa assegurar a confiabilidade do arquivo e permitir a verificação de sua origem e integridade.

Quais documentos podem ser substituídos pela versão digital?

A legislação permite, em determinadas condições, que documentos físicos sejam descartados depois da digitalização. A Lei nº 12.682/2012 prevê essa possibilidade quando a integridade do documento digital é constatada conforme a regulamentação, ressalvados os documentos de valor histórico e as demais exigências legais aplicáveis.

Entretanto, o Decreto nº 10.278/2020 exclui de seu âmbito de aplicação algumas categorias, como documentos de identificação, documentos de porte obrigatório, documentos em microfilme, audiovisuais e documentos relacionados a operações e transações do sistema financeiro nacional, entre outros.

Além disso, registros públicos originais devem ser preservados conforme a legislação pertinente.

Na prática, antes de eliminar um documento físico, a empresa precisa verificar:

• A natureza do documento: existem categorias submetidas a regras específicas ou que exigem a preservação do original.
• Os requisitos de digitalização: o arquivo precisa atender aos critérios técnicos e de integridade aplicáveis.
• Os prazos de guarda: obrigações legais, regulatórias e contratuais podem determinar por quanto tempo o documento deve ser mantido.
• A destinação documental: é necessário identificar se o documento pode ser eliminado ou se deve permanecer sob guarda física ou digital.

A decisão não deve ser tomada apenas com base na disponibilidade de uma cópia digital. É a combinação entre legislação, classificação documental e gestão adequada que orienta o procedimento.

Como garantir a conformidade na digitalização de documentos?

Para que a digitalização seja confiável, a empresa precisa estruturar um processo que contemple desde a preparação do acervo até o armazenamento e a consulta dos arquivos.

1. Organize e classifique o acervo documental

Antes de iniciar a digitalização em larga escala, é importante conhecer os documentos existentes, identificar suas categorias, avaliar sua relevância e estabelecer critérios de organização.

A classificação documental facilita a localização das informações, reduz duplicidades e ajuda a identificar documentos que já podem estar aptos ao descarte, conforme as regras aplicáveis.

Esse trabalho também permite estabelecer prioridades para a digitalização, considerando o volume do acervo, a frequência de consulta, os riscos operacionais e as necessidades de cada área.

2. Defina os prazos com uma Tabela de Temporalidade Documental

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) estabelece os prazos de guarda e a destinação prevista para cada categoria de documento. Ela ajuda a determinar quais registros precisam ser mantidos, por quanto tempo e em quais condições poderão ser eliminados ou destinados à guarda permanente.

Sua elaboração deve considerar a legislação aplicável, as obrigações do negócio e as características de cada documento.

Sem esse planejamento, a empresa corre dois riscos: manter documentos além do necessário, aumentando os custos de armazenamento, ou eliminar registros antes do prazo adequado.

A eBox apoia a organização de acervos e a estruturação da Tabela de Temporalidade, contribuindo para uma gestão documental orientada por critérios claros de classificação, retenção e destinação.

3. Realize a digitalização conforme os requisitos técnicos

A digitalização deve preservar a legibilidade e a integridade das informações, além de permitir a identificação e a rastreabilidade dos arquivos.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece padrões técnicos mínimos e requisitos de metadados para os documentos abrangidos pela norma. Dependendo do contexto, também são necessárias medidas específicas para comprovar autoria e integridade.

Por isso, é importante contar com processos padronizados, controle de qualidade e mecanismos que permitam verificar a regularidade da digitalização.

A eBox realiza a digitalização de documentos seguindo os padrões aplicáveis do Decreto nº 10.278/2020 e disponibiliza os arquivos em plataforma segura, facilitando o acesso e a gestão das informações.

4. Garanta a guarda e a segurança dos documentos físicos e digitais

Mesmo com a digitalização, parte do acervo pode precisar permanecer em papel. Isso pode ocorrer por exigência legal, valor histórico ou necessidade de preservação.

Nesses casos, a guarda física deve assegurar organização, controle e rastreabilidade. A localização dos documentos precisa ser conhecida, e as movimentações devem ser registradas para reduzir o risco de extravios e atrasos nas consultas.

A eBox oferece guarda física de documentos com rastreamento por RFID, localização e controle do acervo.

Já os arquivos digitais precisam de armazenamento que proteja contra alterações, destruição e acessos não autorizados, além de recursos para localizar e gerenciar os documentos. Esses cuidados estão alinhados aos requisitos previstos no artigo 10 do Decreto nº 10.278/2020.

5. Utilize uma plataforma ECM/GED para gerenciar o ciclo documental

Digitalizar documentos sem organizar seu armazenamento pode apenas transferir o problema do arquivo físico para o ambiente digital.

Uma plataforma de Enterprise Content Management (ECM) ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ajuda a centralizar informações, organizar arquivos, controlar permissões de acesso e facilitar consultas.

Também permite acompanhar o ciclo documental e aplicar critérios de retenção e destinação de forma estruturada.

Com a plataforma ECM/GED da eBox, a empresa pode gerenciar documentos físicos e digitais de maneira integrada, favorecendo o controle das informações e a eficiência das rotinas documentais.

6. Faça o descarte somente quando for permitido

A eliminação de documentos exige atenção. Mesmo depois da digitalização, o original físico não deve ser destruído automaticamente sem a avaliação dos requisitos legais e dos prazos de retenção.

É necessário confirmar se o documento pode ser descartado, se não possui valor histórico e se não está sujeito a obrigações específicas de preservação.

Quando o descarte estiver autorizado, a destruição segura ajuda a evitar a exposição de informações confidenciais e reduz o risco de recuperação indevida dos dados.

A eBox oferece serviços de destruição segura de documentos, com aprovação pela plataforma e emissão de laudo com registro fotográfico, conforme o processo contratado.

Dessa forma, a empresa consegue documentar a destinação do acervo e manter maior controle sobre uma etapa importante do ciclo de vida documental.

Quais são os riscos de eliminar documentos físicos sem os devidos cuidados?

O descarte inadequado pode gerar consequências operacionais, jurídicas e financeiras. Entre os principais riscos estão:

• Perda de evidências: documentos necessários para comprovar operações, contratos ou decisões podem deixar de estar disponíveis.
• Descumprimento de obrigações legais: a eliminação antecipada pode comprometer o atendimento a exigências de retenção.
• Dificuldade de auditoria: arquivos sem organização, rastreabilidade ou comprovação adequada de integridade podem dificultar a verificação das informações.
• Exposição de dados confidenciais: documentos descartados sem segurança podem revelar informações estratégicas, pessoais ou financeiras.
• Aumento de custos: a falta de critérios de retenção pode levar tanto ao armazenamento desnecessário quanto à necessidade de reconstruir informações perdidas.

Uma política de gestão documental ajuda a reduzir esses riscos ao definir responsabilidades, procedimentos e critérios para cada etapa, da produção do documento à sua destinação final.

Como a eBox pode apoiar a gestão documental da sua empresa?

A substituição do papel pelo digital exige mais do que equipamentos de digitalização. É necessário estruturar um processo que integre organização, prazos de guarda, segurança, acesso e destinação documental.

A eBox oferece soluções para apoiar essa jornada, incluindo:

• Organização de acervos e Tabela de Temporalidade: classificação documental e definição de critérios de retenção e destinação.
• Guarda física: armazenamento com rastreamento por RFID, localização e controle do acervo.
• Digitalização de documentos: conversão do acervo físico em arquivos digitais conforme os padrões técnicos aplicáveis.
• Plataforma ECM/GED: gestão integrada de documentos físicos e digitais, com organização, controle de acesso e consulta.
• Destruição segura: descarte de documentos autorizados, com registro do processo conforme o serviço contratado.

Com uma gestão integrada, a empresa ganha mais controle sobre suas informações, facilita o acesso aos registros e melhora a previsibilidade das rotinas documentais.

Conheça a eBox

Um documento digitalizado pode substituir o original físico, mas essa decisão depende do tipo de documento, dos requisitos legais aplicáveis e da conformidade do processo de digitalização.

A segurança jurídica não está apenas em ter uma cópia digital: ela depende da integridade dos arquivos, da organização do acervo, do cumprimento dos prazos de guarda e da destinação correta de cada registro.

Por isso, antes de eliminar documentos físicos, avalie as regras aplicáveis e estruture uma política de gestão documental que contemple todo o ciclo de vida da informação.

Conheça as soluções da eBox e descubra como integrar organização de acervos, digitalização, guarda física, gestão eletrônica e destruição segura para ter mais controle sobre as informações críticas da sua empresa.

Escrito por:

Roberto Gonçalves

Especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética, vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor. Na eBox, atua conectando pessoas, estratégias e tecnologia para impulsionar inovação e crescimento.