Por que usar aplicativos para uma boa gestão de documentos? Entenda aqui!

Independentemente do porte ou segmento de atuação, a gestão de documentos é uma tarefa indispensável para o bom funcionamento de uma empresa. Para que esse gerenciamento seja feito de forma cada vez mais eficiente, o mercado tem desenvolvido aplicativos específicos que, além de otimizar os processos, são rápidos e fáceis de usar. Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Não se preocupe! Listamos os principais motivos para você usar os aplicativos na gestão de documentos da sua empresa. Confira o artigo e descubra alguns dos benefícios que essa tecnologia pode oferecer.

Captura eficiente de documentos

Com o uso de aplicativos de gestão de documentos como o eBox Mobile, é possível capturar informação nos seus locais de origem. Isso possibilita o descarte responsável e garante que todos os dados foram coletados e armazenados corretamente. A captura facilitada dos documentos permite que qualquer colaborador, previamente autorizado, registre informações diretamente no seu celular ou tablet. Tudo feito de forma rápida e segura.

Assinatura digital

Outro importante recurso oferecido pelos aplicativos de gestão de documentos é a tecnologia de assinatura digital. Por meio dela, é possível enviar e validar documentos rapidamente pelo celular, tablet ou computador, sem que haja necessidade de gastos de tempo e de dinheiro com logística de entrega e atualização. Graças a essa ferramenta, o processo de assinar documentos é automatizado de forma eficiente, segura e flexível. As assinaturas podem ser inseridas nos arquivos utilizando dispositivos móveis e, tudo é verificado de forma a garantir a inviolabilidade e a legitimidade das informações.

Gerenciamento otimizado

Uma das grandes facilidades do uso de aplicativos é o gerenciamento otimizado dos dados da empresa. Isso porque esses softwares oferecem a possibilidade de buscar, editar e salvar arquivos na nuvem rapidamente. Para que as informações sejam acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento, basta uma autorização. Além disso, todos os processos realizados na plataforma passam por um sistema seguro que visa garantir a integridade e a proteção das informações armazenadas, principalmente quando falamos em dados sigilosos.

Digitalização remota

Às vezes, o processo de digitalização de documentos pode ser muito demorado e trabalhoso. Mas, ao contar com o aplicativo adequado e específico paras as necessidades do seu negócio, é possível realizar essa tarefa de forma remota e muito mais eficiente. Ao acessar o aplicativo de gestão de documentos no seu smartphone ou tablet e escolher o recurso disponibilizado, você pode digitalizar, organizar e gerir as informações da sua empresa com apenas alguns cliques, sem que seja necessário nenhum processo dispendioso para isso. Muito legal, não é mesmo? Como você já deve saber, uma gestão documental eficiente é essencial para a manutenção e o crescimento saudável do seu negócio. Nesse sentido, os aplicativos foram desenvolvidos para tornar esse processo ainda mais rápido e fácil. Assim, enquanto o software oferece todas as soluções necessárias para o armazenamento e a organização dos seus arquivos, você pode focar em atividades estratégicas. Quer saber mais sobre o uso de aplicativos na gestão de documentos? Entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas com um dos nossos especialistas!