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3 dicas para uma gestão de documentos administrativos correta

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 24/04/2023
3 dicas para uma gestão de documentos administrativos correta

Organização

Todos os processos dentro da empresa são importantes, por isso, a gestão de documentos administrativos precisa ser levada a sério, uma vez que informações importantes constam nesses documentos e podem ajudar a empresa a solucionar problemas de maneira mais eficiente.

Dada essa relevância, neste artigo vamos ajudar você a fazer uma gestão eficiente dos documentos da empresa para ter as informações à mão sempre que precisar. Confira!

1. Defina padrões de nomeação

Definir um padrão de nomeação para guarda de documentos é uma prática importante para garantir que a informação possa ser facilmente encontrada e acessada quando necessário. Veja como definir um padrão de nomeação para guarda de documentos:

  • considere o tipo de documento: o primeiro passo é identificar o tipo de documento que será armazenado. Por exemplo, documentos financeiros, documentos de RH, documentos jurídicos, entre outros;
  • use um formato consistente: é importante definir um formato consistente para a nomeação de arquivos. Por exemplo, pode-se optar por uma estrutura que inclua o tipo de documento, data, nome do documento e outras informações relevantes;
  • use abreviações: para agilizar o processo de nomeação de arquivos, é recomendável utilizar abreviações para palavras comuns, como "contrato" ou "recibo".
  • seja descritivo: a nomeação dos arquivos deve ser descritiva o suficiente para que possa ser facilmente identificada. Utilize nomes que descrevam o conteúdo do documento de forma clara e objetiva;
  • utilize datas: inclua a data em que o documento foi criado ou recebido, bem como a data de validade, se aplicável;
  • documente o padrão: por fim, documente o padrão de nomeação em um manual ou guia de referência, para que todos os membros da equipe possam consultá-lo quando necessário.

Lembre-se de que o objetivo é garantir que a informação possa ser facilmente encontrada e acessada quando preciso para que a equipe possa trabalhar de forma mais eficiente e produtiva.

2. Leve em consideração a temporalidade

Quando falamos sobre temporalidade, nos referimos à validade dos documentos, que é extremamente importante para as empresas em diversos aspectos. 

Primeiro por causa da legalidade. Muitos documentos têm uma validade legal definida por lei, e essa validade é importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações e legislações em vigor. Por exemplo, um contrato que expirou pode não ter mais validade jurídica e não poderá ser usado em caso de disputas legais.

Além disso, a validade dos documentos ajuda a manter um registro claro e organizado de informações importantes. Saber a data em que um documento foi criado ou expirou pode ajudar a empresa ou indivíduo a rastrear informações importantes quando necessário.

Documentos com validade vencida podem ser um risco de segurança, pois podem ser mal utilizados ou copiados sem autorização. A validade ajuda a garantir que os documentos sejam usados ​​apenas para os fins pretendidos e não sejam acessados ​​por pessoas não autorizadas.

3. Faça a digitalização dos documentos

A digitalização de documentos é um processo importante para empresas e indivíduos, e pode trazer uma série de benefícios, tais como:

  • economia de espaço físico: a digitalização de documentos ajuda a eliminar a necessidade de arquivamento em papel, o que resulta em economia de espaço de armazenamento e redução dos custos com aluguel de ambientes destinados a arquivos;
  • maior segurança: cópias digitais podem ser armazenadas em locais seguros e acessíveis somente por pessoas autorizadas. Além disso, o backup das informações digitais pode ser feito de forma regular e automatizada, garantindo a recuperação de dados em caso de perda ou dano;
  • maior eficiência: os documentos podem ser facilmente pesquisados e encontrados em segundos, sem a necessidade de procurar fisicamente em pastas e arquivos;
  • facilidade de compartilhamento: os documentos podem ser facilmente compartilhados com outras pessoas dentro e fora da empresa, independentemente da localização geográfica. Isso ajuda a melhorar a colaboração e a produtividade da equipe;
  • sustentabilidade: a digitalização de documentos auxilia na redução do uso de papel, tinta e energia elétrica, tornando as operações mais sustentáveis e ambientalmente amigáveis.

Gestão de documentos administrativos é coisa séria! Por isso, contar com uma equipe especializada no assunto fará toda a diferença para o seu negócio.

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética. Vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor.

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