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6 técnicas de arquivamento de documentos que você precisa conhecer!

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 07/06/2019
6 técnicas de arquivamento de documentos que você precisa conhecer!

Organização

Realizar a gestão de documentos é um dos maiores desafios das pequenas ou grandes empresas. Afinal, muitas vezes, o fluxo de informações resultante dos departamentos é intenso, sendo necessário desenvolver técnicas de arquivamento de documentos para lidar com o grande volume gerado.

Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do arquivamento eficiente e conhecer algumas das técnicas mais utilizadas para gerir esses documentos e as vantagens oferecidas por elas. A seguir, selecionamos informações sobre a importância do arquivamento eficiente de documentos e apresentamos algumas técnicas que você pode utilizar em sua empresa.

Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Entenda a importância do arquivamento eficiente de documentos

Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. De modo geral, os arquivos apresentam dados sobre todas as questões da empresa, que crescem em número e dimensão à medida que mais documentos são acumulados e arquivados.

Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a necessidade de verificar uma informação ou mesmo de consultar um documento arquivado surge durante as operações do negócio e de forma urgente, sendo importante mantê-los organizados de maneira eficiente.

Conheça algumas técnicas eficientes para o arquivamento de documentos

Embora a gestão de documentos ainda seja subestimada por muitas empresas, sobretudo porque os impactos da sua ineficiência tendem a ser dificilmente percebidos, a ausência de métodos estruturados para arquivar documentos pode causar um caos organizacional elevado, sendo difícil manter a empresa funcionando por muito tempo.

Por isso, os métodos de arquivamento são extremamente eficazes nesse processo. Trata-se de diferentes maneiras usadas para dispor documentos em ordem em um arquivo, facilitando a sua localização futura. Antes de abordar algumas técnicas de arquivamento, é importante saber que os métodos são divididos em duas grandes categorias:

  • métodos básicos — ideográfico, alfabético, geográfico, numérico;
  • métodos padronizados — variadex, automático.

De modo mais abrangente, essas categorias pertencem a dois grandes sistemas para o arquivamento e posterior consulta: direto e indireto. O sistema direto é aquele no qual a busca é feita diretamente no local onde estão guardados os documentos. Já o sistema indireto é aquele no qual, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro é necessário consultar um índice ou código.

Explicaremos, aqui, algumas das técnicas de arquivamento que você pode aplicar na organização de documentos da sua empresa, com o objetivo de facilitar a consulta e o gerenciamento das informações. Acompanhe!

1. Método ideográfico

Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Também conhecido como método temático ou arquivamento por assunto, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles.

Isso permite agrupar documentos que tratem de assuntos correlatos e permite encontrar informações completas sobre determinada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente interessante para empresas que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema. Assim, a classificação é elaborada pelos assuntos e temas básicos, que podem admitir diversas composições.

Na organização por assunto, os documentos podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica; que também se dividem em determinados eixos:

  • enciclopédico: prevalece a classificação pelos assuntos básicos ou temas que possibilitam mais decomposições;
  • método dicionário: considera apenas a ordem alfabética;
  • método duplex: estabelece um código numérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e correlatos;
  • unitermo ou indexação coordenada: consiste em atribuir a cada documento um número de registro em ordem crescente, de acordo com seu arquivamento.

2. Método alfabético

Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome.

Esse é um método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples. No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns erros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do funcionário. Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar esse método com a escolha de cores.

Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada. Esse método é conhecido como variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização e a recuperação dos documentos. Vale lembrar de que essa é somente uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar esse método ao de arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para subdividir a organização.

3. Método numérico

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado. Como o próprio nome indica, esse método é aquele usado quando os documentos são ordenados por números. É possível escolher três formas distintas de utilizá-lo:

Método numérico simples

Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou do documento no qual ele foi arquivado. É muito utilizado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários.

Método numérico cronológico

Um método usado para fazer a organização dos documentos por data. É extremamente utilizado para organizar documentos financeiros, fotos e outros arquivos nos quais a data é o elemento essencial para buscar a informação.

Método numérico dígito-terminal

A partir do momento no qual se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o método simples não é eficiente. Isso ocorre porque ele se torna trabalhoso e lento. Por isso, nesse caso, o mais indicado é utilizar o método dígito-terminal. Nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba por tornar o arquivamento mais ágil e eficiente.

4. Método eletrônico

Com a transformação digital, diversos processos burocráticos na gestão documental podem ser otimizados ou, até mesmo, eliminados. Nesse contexto, o método eletrônico é uma alternativa eficaz para quem quer automatizar os processos da empresa.

O método consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização — o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas, de acordo com o método que mais se encaixa na organização e nas necessidades da empresa, mas fazer sua gestão online e até mesmo remota.

Um bom exemplo é o armazenamento em nuvem de plataformas onlines, que muitas empresas passaram a introduzir no ambiente digital. Ao adotar a prática, é possível garantir, sobretudo, maior segurança das informações, já que o acesso ocorre por meio de registro dos colaboradores e o histórico de ações pode ser verificado.

5. Método geográfico

Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o método geográfico seja utilizado de forma adequada. São elas:

Norma do método geográfico 1

Quando os documentos são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.

Norma do método geográfico 2

Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao fim de cada cidade, o estado ao qual ela corresponde precisa aparecer na identificação.

6. Método automático

Nesse método, os documentos são arquivados com guias e pastas que indicam as divisões das letras do alfabeto. Em geral, é utilizado para arquivar nomes, evitando o acúmulo de pastas com sobrenomes semelhantes. Além de cores, combina letras, números e pronúncia. Por serem menos usuais, algumas técnicas também podem se enquadrar no método automático, são elas:

Soundex

Método baseado no som das palavras, reunindo os nomes de acordo com a semelhança da pronúncia e da letra inicial, embora a grafia seja diferente. São ordenadas por código, em vez de seguir a sequência alfabética.

Mnemônico

Usa-se para codificar os assuntos por meio da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, visto que é um método auxiliar para a memória do arquivista, com o objetivo de permitir, rapidamente, a recuperação da informação.

Rôneo

Conhecido como um método híbrido, o seu mecanismo consiste na combinação de letras, números e cores, mas atualmente encontra-se em desuso.

Saiba a importância do auxílio especializado para o arquivamento de documentos

arquivamento de documentos, devido à sua importância, exige comprometimento e técnica para ser realizado de forma correta, afinal, o descarte indevido de informações importantes pode acarretar prejuízos significativos ao negócio. Por isso, é interessante para as empresas contar com um suporte especializado nesse tipo de processo, facilitando a gestão eficiente dos documentos arquivados.

Além de orientarem a respeito da melhor maneira de organizar, separar e identificar os documentos armazenados e arquivados, empresas especializadas oferecem sistemas de identificação e gestão mais eficientes, que reduzem custos para o seu negócio.

Por fim, utilizando todas essas técnicas, é possível fazer a gestão de documentos organizacionais de forma eficiente, a fim de otimizar os processos administrativos e melhorar a gestão como um todo.

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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